Klientiska uppgifter, till exempel skrivning, arkivering och telefonsvarare, förvandlades en gång till sekreterare, verkställande assistenter och administrativa medarbetare. Men med fler jobb som kräver tekniska färdigheter är det inte en ovanlig förväntan för proffs (inklusive advokater, läkare, lärare etc.) för att använda klara färdigheter för att utföra sina dagliga uppgifter. Eftersom många arbetstagare använder datorer har kontorarbete blivit en väsentlig del av praktiskt taget alla jobb och yrken. GoodTemps bidragsgivare Carissa Doshi diskuterar varför dessa sex färdigheter är avgörande för kontorsarbetare: skrivning, arkivering, datainmatning, telefonanvändning och kunskaper i Microsoft Word och Excel.
$config[code] not foundTypiska kontorskunskaper
Oavsett om du ansöker om att vara en verkställande assistent eller en personaladvokat, borde du ha vissa färdigheter. Beroende på din roll, kanske du inte hänvisar till dessa färdigheter som strängt skrivande - beskriver dem som kontors färdigheter kan vara mer exakta.Till exempel kommer en administrativ assistent naturligtvis att tillbringa merparten av sin arbetsdag som utför klärda uppgifter. Med det sagt, advokater, sjuksköterskor och andra yrkesverksamma är också beroende av sina skrivande och relaterade tekniska färdigheter i att utarbeta klientbrev, komponera medicinsk kontorsbesöksammanfattning, skriva juridiska brev eller anteckningar på den bärbara datorn under rättegången. Den administrativa assistenten kan hänvisa till sina "färdigheter" när han beskriver sina kvalifikationer, medan personaldirektören helt enkelt kan använda termen "office skills" för att förklara att hon känner sig vägen runt ett tangentbord. Du är skyldig i den utbredda och korsfunktionella användningen av klara och typiska kontorsfärdigheter till datorer, bärbara datorer, surfplattor och smartphones.
Förbättra din förmåga att skriva, Microsoft Word och Excel
Förstå placering av bokstäver på tangentbordet och bokstäverna som du vilar på fingrarna är nyckeln (ingen ordspråk) för snabb och korrekt typing. Innan du skickar in din ansökan om ett jobb som ber om att skriva som en nödvändig kvalifikation, ta ett online typtest som det som erbjuds på LiveChat. Ett online-typtest kommer att mäta din hastighet (ord per minut eller WPM) och noggrannhet. Många arbetsgivare uppskattar noggrannhet över hastighet. Om du till exempel skriver 100 ord per minut och din noggrannhet är bara 60 procent, spenderar du tid på att korrigera dina misstag. Du kan lika väl sträva efter att skriva 50 WPM med 100 procent noggrannhet. Det finns massor av online handledning för att hjälpa dig att förbättra dina skrivande färdigheter.
Klientförmåga nuförtiden är i allmänhet synonymt med förmågan att använda produktivitetsapplikationer - som Microsoft Word, Excel och ofta PowerPoint och Access - på datorn. Din skicklighet med Microsoft Word, Excel och andra program beror delvis på dina skrivande färdigheter. Samma med datainmatning. När du skriver korrespondens, rapporter eller annat skriftligt material i ett berättande format, är det troligt att du kommer att använda Microsoft Word. De kalkylblad du skapar kräver datainmatningsförmåga och kunskaper om Microsoft Excel - som båda kräver noggrannhet och i vissa fall hastighet, beroende på hur snabbt du måste producera ditt arbete. Termen "datainmatning" refererar vanligtvis till tangentbordskunskaper (dvs typing) som innefattar antal, tillsammans med din komfortnivå med tangentbordets högra sida som liknar en 10-nyckel-tilläggsmaskin.
Dagens video
Bragt till dig av Sapling Brought to you by SaplingTelefon och Office Kommunikation
Sekreterare, administrativa assistenter och receptionister är vanligtvis skyldiga att svara på kontortelefoner, vilket kan sträcka sig från en enda telefonlinje till en telefonlinje med flera linjer eller ombord-liknande Voice Over Internet Protocol (VOIP) -system.
Oavsett antal telefonlinjer du måste svara är rätt telefon etikett ett viktigt område för kontorarbete. En kontorsarbetares vanliga telefonuppgifter innefattar att man på ett tydligt och professionellt sätt svarar på dem som ringer, samt att veta hur man direkt och omdirigerar samtal. Även om du inte är receptionisten, borde du veta rätt sätt att svara på ringer i händelse av att du får ett felriktat samtal. Om du ansöker om en icke-administrativ position, lista inte telefonkunskaper på ditt CV - hänvisa bara till dina skriftliga och muntliga kommunikationsförmåga, eftersom det är osannolikt att du kommer att tilldelas telefontjänst. Å andra sidan, om du är intresserad av en icke administrativ position och du är receptionisten, eller om du hanterar den administrativa personalen, ange din kunskap om komplexa telefon- eller växelsystem så att det är klart att du är bekant med utrustningen.
Beskriva dina klara förmågor
Hur du beskriver dina färdigheter och färdigheter kan bero på vilken position du applicerar. Om det i arbetsposten anges specifikt att arbetsuppgifter är en del av jobbet, så måste ditt CV och ansökan i alla fall innehålla en rubrik för "Clerical Skills." I det här avsnittet anger du vilka program som du har kunskaper i; Om du är en avancerad användare, inkludera det i din beskrivning. Om du har utbildning eller certifiering i dessa ansökningar kan du också inkludera det i beskrivningen av dina färdigheter eller i en annan del av ditt CV för utbildning och certifieringar. Dessutom, om du har ett betydande antal års erfarenhet med vissa applikationer, lista det också.
Exempelvis kan ditt CV säga: "Microsoft Word - 10 års erfarenhet, inklusive stark kompetens att skapa komplexa rapporter, komponera korrespondens och utnyttja sammanslagningsfunktioner för effektiv hantering av massutskick. Microsoft Excel - 8 års erfarenhet, inklusive 3 år använda funktioner som att skapa multi-referens formler, pivottabeller och VLOOKUP. "
Om du ansöker om ett jobb där du inte ingår i administratörsgruppen eller om du inte ansöker om ett kontorarbete, bör du överväga att beskriva dina tekniska färdigheter på ett sätt som inte verkar som att du är en revisor som söker sekreterare placera. Om jobbsökningen till exempel är för en revisor med kunskap om programvara och produktivitetsapplikationer, ska du inte lista "Clerical Skills" på ditt CV. Inkludera en kort beskrivning av din kompetens med specifika applikationer, till exempel Microsoft Excel, Access och PowerPoint - det är ofta de applikationer som anställda i professionella roller måste använda sig av. Återigen, om du är en avancerad Excel-användare eller har fått utbildning eller certifiering i en ansökan som revisor använder, inkludera den på ditt CV. Du kan använda rubriken "Produktivitetsprogram" eller något liknande så att det inte ser ut som om du är mer fokuserad på de klara aspekterna av jobbet du vill ha, snarare än de kvalifikationer du tar till bordet för en högre nivå.
Administrativa assistentjobb som kräver klara färdigheter
Administrativa assistentroller kräver kvalifikationer, även om jobbet inte kanske specifikt säger "Här är de färdigheter du behöver för att fungera i den här rollen." Arbetsuppgifterna är exempel på uppgifter som kräver färdigheter. Här är ett exempel på jobbannonsering för en administrativ assistentposition som kräver kontor- och kontorsfärdigheter:
ABC: s folkhälsoinstitut söker en administrativ assistent för att stödja laboratoriet för folkhälsa och bistå med den dagliga verksamheten inom folkhälso laboratorierna. Denna verkställande administrativa assistent kommer att ligga på institutets sjunde våning för att hälsa på besökare, studenter, lärare och personal. Förutom att tillhandahålla den högsta servicenivån, kommer den här personen att tillhandahålla generellt kontorsstöd till laboratoriebaserad fakultet och personal samtidigt som han hjälper till med Hälsa Laboratorieschef och Folkhälsoinstitutets verkställande direktör med en mängd olika administrativa aktiviteter och relaterade uppgifter.
Den verkställande administrativa assistenten kommer att: Välkommen, orientera och hänvisa besökare; direkt telefonsamtal, ta meddelanden och svara på frågor om folkhälsoinstitutet och folkhälso laboratorierna; assistera vid beställning, mottagning, strumpor och distribution av kontor, laboratorier och läromedel; hjälpa till med andra relaterade kontoruppgifter såsom fotokopiering, faxning och arkivering, efter behov övervaka och lagra kontorsmateriel på daglig basis, inklusive leveranser som papper och toner för kopiatorer och skrivare; Övervaka konferensrummen regelbundet för att säkerställa att de är tillräckligt lager med kontorsmaterial och presentationsmaterial. upprätthålla renligheten och säkerheten i arbetsmiljön i den centrala kontorsuiten och andra allmänna utrymmen i hela sjunde våningen följa säkerhetsförfaranden för anställda och kräva att säkerhetsprocedurer för besökare genomförs i hela kontorslokalerna Placera beställningar med hjälp av interoffice-inköpsprocessen och upprätthålla redovisning av order och leveransanvändning under hela sjunde våningen. reservera sjunde våningen konferenslokaler för folkhälsoinstitutet; fungera som huvudkontakt för laboratoriefakultet och personal Skicka underhållsförfrågningar om kontorsutrustning och inredning; koordinatupptagning och leverans av över- och posttjänster (t.ex. FedEx, UPS); och fungera som primär kontaktpunkt för fakultet, besökare och studenter.
Personalrevisor (Non-Administrative) Jobb som kräver klara färdigheter
På samma sätt finns det andra ställen som inte är administrativa assistenttyps roller, men som kräver liknande färdigheter som en personalrevisor. Denna provjobbet för en personalrevisor har flera uppgifter som kräver färdigheter. Men de är inte specifikt listade som kontor eller färdigheter. Till exempel:
Personalrevisoren för XYZ Industries ansvarar för att förbereda journalposter, månads- och årsskift, bankavstämning, underhåll av fasta tillgångar och avstämning av generaldirektör. Dessutom deltar du i överensstämmelse, granskningsplaner för rapporteringsprocesserna och arbetar tillsammans med våra externa revisorer för kvartalsrapporter och årliga revisioner. Huvudansvar - förbereda journalposter och kontonavstämningar inklusive, men inte begränsat till, kontant, förutbetalda kostnader och löneavgifter; genomföra månadsslutet, journalposter, utan tillsyn upprätthålla kapitalbindning, avskrivning och avstämning analysera resultaträkningar och balansräkningar och kommunicera resultat till ledning; delta i avdelningsövergripande initiativ hjälpa till i slutet av kvartalet, kvartals- och bokslutsprocessen, inklusive månatlig finansiell närliggande arbetsbok implementera, underhålla och följa interna kontroller enligt SOX och redovisningsförfaranden som säkerställer att GAAP följs rapportera om finansiella data och kommunicera det på ett användbart och förståeligt sätt hantera kapitalhyra och månatliga betalningsplaner.
Arbetskrav inkluderar: Bevisade analytiska färdigheter, som att identifiera problem, samla relevanta uppgifter, dra giltiga slutsatser och rekommendera förbättringar och korrigerande åtgärder. erfarenhet av fakturering och förtrogenhet med kontoförsoning; Upplevd erfarenhet av kundfordringar, liksom kunskaper i Microsoft Excel; Grundläggande kunskaper i journalposter och leverantörsskulder organisatoriska, skriftliga och muntliga kommunikationsförmåga; och förmåga att arbeta inom kalkylblad och databaser; engagemang och nödvändiga färdigheter för att möta kritiska affärsfrister.
Underskatt aldrig relevansen av den klara erfarenheten
Oavsett om du ansöker om att vara en administrativ assistent eller en tvisterad advokat, underskattar inte betydelsen av administrativa färdigheter eller erfarenhet av lärande. Att veta vägen kring kontor och färdigheter är en användbar kvalifikation i alla jobb. Din förtrogenhet med kontorsprocesser och hur man hanterar dem är självklart viktigt i en administrativ roll. Om du ansöker om en roll där du förväntas övervaka kontorspersonal behöver du ledarskap, men förstå vikten av att kontorsfärdigheter också är värdefulla eftersom det innebär att du kan samordna arbetsbelastningen och hantera arbetsförväntningarna hos andra som rapporterar till dig. Dessutom, i en nonadministrativ eller nonclerical roll, med kontorsfärdigheter, föreslår dessutom att du kan pitching in som en lagmedlem när administrativ assistent eller sekreterare inte är tillgänglig eller arbetar med andra prioriteringar.
