Vad tycker du: Ska vi alla underskatta betydelsen av e-post? Kanske för att det går vilse i spam, eller på grund av alternativa kanaler i Twitter, LinkedIn och Facebook? En smart person påminde mig nyligen att e-post är ryggraden i sociala medier.
Och i ett nyligen inlägg på affärsetikett i American Express OPEN Forum skrev småföretagare Steve Strauss:
"Email är nu den dominerande formen av affärskommunikation och bör behandlas som sådan. Några enhetliga policies hjälper alla att hålla sig på rätt spår. "
$config[code] not found
Jag säger att även med "e" framför den är det fortfarande mail. Det är din affärskommunikation. Det är inte bara försäljningen. Och vår fördjupning i snabb och slarvig textkommunikation betyder inte att vi inte bör uppmärksamma våra egna e-postmeddelanden. Och om du ska göra det - och möta det, är du - gör det rätt. Jag tror att min lista här är inget vi inte alla vet redan, men vi kan behöva påminnelserna. Jag hoppas det här hjälper:
1. Håll det kort. Vi är alla upptagna. De flesta av oss skumrar våra e-postmeddelanden, letar efter de viktigaste punkterna och försöker komma in och ut ur dem snabbt. Jag har aldrig skrivit någonting som inte var mer användbart när det klippades till halva längden.
2. Gör ämnesraden en sammanfattning. Det här verkar självklart, men skanna dina egna e-postmeddelanden, och du hittar det mesta av ämnesraderna som är slumpmässiga i bästa fall. Vi har trådar som växer som snöbollar kopplade till föremålet för det första meddelandet, ett ämne som sedan länge har ändrats. Vi har kommit på ämnen som rubriker och försöker lura oss på att läsa vidare. Låter inte som en spammare. Beskriv ditt meddelande i din ämnesrad.
3. Börja och avsluta med "du". Detta är en av grunden för affärsbrev skrivning: Adressera din läsares eget intresse. Starta din första stycke med ordet "Du" och inkludera något som "du frågade mig …" eller "du ville ha …" eller "du nämnde" eller "du behöver". Starta din sista stycke med "du" igen och betona vad din läsaren kommer att komma ur att göra vad det är som du frågar.
4. Endast ett ämne per meddelande. Du hittar dina faktiska resultat av e-postmeddelanden gå långt när du bryter dina e-postmeddelanden till ett enda meddelande för varje ämne. De ytterligare meddelanden som du vill inkludera är mycket mer benägna att gå vilse. Bryta upp meddelandena.
5. Använd lämplig ton. Var försiktig och var korrekt med tonen. Sarkasm, parodi och ironi är svåra att lägga i kall hård svartvit text. Toner är mycket lätt missförstådda. Skriv aldrig ett mail som kan tolkas och vidarebefordras till någon utanför sammanhanget. Skriv aldrig ett mail som skulle vara pinsamt om du citerade det.
6. Skicka inte extra kopior. Det är ett meddelande, inte ett arkiv eller ett valv. Vi hatar alla de extra kopiorna som täcker hela din e-post till någon som kanske vagt någon dag anklagar dig för att inte ha skickat något, eller hanterat något eller följt upp. Skicka din e-post till de personer den är avsedd för, och ingen annan.
7. Respektera stavning och grammatik. Använd en stavningskontroll åtminstone, men känner igen som du gör, att stavningskontrollerna inte får mycket otroligt dåliga fel. Att använda "där" för "deras", till exempel, eller apostrofernas och pluralernas alldeles vanliga förvirring, som om varje flertalsord behövde en apostrof. Prova denna google-sökning eller min personliga favorit, 10 vanliga stavfel på oatmeal.com. Dessa fel gör för din kommunikation vad en stor bit spenat som fångas i dina tänder gör till ditt leende.
8. Kom ihåg att det inte är privat. Ditt företags e-post tillhör företaget, och din personliga e-post kan hämtas i domstol. Människor som vill veta hur man kan snarka i e-post. Skriv aldrig i e-post någonting som är pinsamt för dig eller din mottagare, olämpligt, bigoted, illegal eller dumt.
9. E-post är inte för argument. Angre ord är inte biologiskt nedbrytbara. Argumentera aldrig i e-post. Gå ner i hallen eller ta telefonen. Jag har lärt mig det här på det svåra sättet, och jag tror att min briljanta användning av det engelska språket kan göra en punkt bättre än jag kunde med gammaldags prat. Det gör det aldrig. E-post vinner nästan aldrig en punkt eller slutar ett argument. Det gör nästan alltid saker värre, inte bättre.
10. Tänk på dessa trådar. Merparten av vår e-postprogramvara bygger långa e-postmeddelanden som barn bygga snöbollar som rullar nedförsbacke. Varje ny e-post samlas upp nedan i tråden. Finns det någon där ute som inte minst en gång har insett det i förskräckelse, för sent, att du av misstag har mailat en lång tråd som innehöll för mycket information eller någon pinsamt kommentar om någon under vägen. Hatar du inte det när det händer? Och då, förutom det problemet, finns det bara den vanliga gluten av värdelös information eftersom varje ny email i tråden innehåller alla tidigare e-postmeddelanden. Tänk på hur mycket slam vi skickar genom rörledningen. Behöver alla påminnas i alla e-postmeddelanden om allt som sägs i alla relaterade e-postmeddelanden?
