Du måste ha sett dessa videoklipp av monteringslinjer på fabriker. Ett kontinuerligt flöde av perfekt utformade, identiska utseende föremål som strömmar över butiksgolvet nästan som om det är magiskt. Om bara du och jag kunde producera produktion på den nivåen av effektivitet, hastighet och noggrannhet, dag efter dag efter dag.
De främsta orsakerna till låg produktivitet
Tyvärr är det mänskligt som är något som inte utrustar oss för monteringslinjens precision och produktivitet. Det finns dock en massa saker som vi gör på våra arbetsplatser som är produktivitetsavlopp. Här är en titt på några vanliga misstänkta.
$config[code] not foundBrist på planering
Ett återkommande tema i många lag är det oorganiserade sättet att enskilda medlemmar närmar sig ett problem. När det inte finns någon tydlig riktning om vad som måste göras med hänsyn till en uppgift till hands bestämmer varje medlem sig för att ta itu med det på sitt eget unika sätt.
Det kan innebära att mer än en person gör samma arbete, utan tvekan, vilket är en av de stora produktivitetsavloppet. Ibland görs onödiga uppgifter. Vid andra tillfällen allokeras för mycket tid till obetydliga uppgifter. Var och en av dessa scenarier är produktivitetsavlopp och representerar en enorm avlopp på organisationens resurser. Men de är helt undvikbara med viss förskott planering.
Precis som varje film har ett manus så vet du exakt vilken scen som följer vilken, skapa ett manus för ditt lag. Om ditt arbete är projektbaserat, kartlägga en detaljerad åtgärdsplan med tydliga ansvarsområden och tidsplaner för att hålla alla involverade på rätt spår.
Om du inte brukar hantera projekt, och istället hantera processer som är rutinmässiga; klargöra hur du och ditt team kommer att närma sig varje process och se till att det inte finns några oförutsedda flaskhalsar. Använd verktyg som 10.000 Feet eller Resource Guru för att bättre planera dina resurser.
För mycket e-post
Även i denna tid av sociala medier och en miljon apps att starta, hanterar e-post att styra våra dagar på jobbet. Även så länge som för ett år sedan skickade vi kollektivt ut 182,9 miljarder e-postmeddelanden till varandra varje dag. Med cirka 2,92 miljarder Internetanvändare i världen 2014, som gör det över 62 e-postmeddelanden per capita, varje dag. Det är en annan av de stora produktivitetsavloppet på jobbet och tillräckligt med e-post för att hålla dig upptagen hela dagen.
Låt inte email styra din arbetsdag. Planera din dag under de första 10 minuterna på jobbet med en klar uppgiftslista. Gå på din lista och när du tar en paus från ditt jobb, kolla den överflödande e-postinboxen. Anledningen till att du prioriterar din att göra-lista över e-post är enkel. Vad du har lagt på den listan är saker som är prioriterade för du. E-post är vad andra vill att du ska göra och uppfyller sina prioriteringar, inte din.
Att vara lite självisk i detta avseende kommer att göra underverk för din dagliga produktivitet. Om du behöver snabbt kommunicera med någon, gå helt enkelt till skrivbordet för lite ansikte. Har du inte tid för det? Välj istället ditt kontors snabbmeddelandeservice. Slack och HipChat är två exempel på extremt populära och super mångsidiga IM-tjänster för din arbetsplats.
Möte Mania
För många möten och för lite arbete är en annan av produktivitetsavloppet och också ett vanligt slagsmål på arbetsplatser runt om i världen. Besväret att ringa ett möte med olika lagmedlemmar för varje liten uppgift drar dem bort från verkligt produktivt arbete som de kunde ha gjort och bryter arbetsrytmen.
Ännu värre, många möten inkluderar individer som inte har något eller inget att göra med frågan till hands. Det är ett kolossalt slöseri med tid för sådana medlemmar och erbjuder inget värde till mötet.
Undvik produktivitetsavlopp som detta genom att begränsa antalet möten du och ditt lagsamtal. Istället investerar du i ett samarbetsverktyg som Wrike, vilket gör det möjligt att skapa planer, diskutera idéer, tilldela arbete och spåra enskilt bidrag, allt från bekvämligheten av ett "kommandocentrum" som integreras med Word, Excel, Gmail, Dropbox, och ganska mycket alla andra vanliga program du kanske använder. Inga mer slöseriösa möten för varje liten uppdatering från varje lagmedlem.
För många raster
Allt arbete och inget spel gör Jack en tråkig pojke. Vår anda av att konvertera arbetsplatser till avskedade platser leder emellertid ofta till kontor där fler människor står utanför att ta en "rökbrytning" än människor på sina skrivbord arbetar.
Då finns det oändliga kaffebanar och personligt arbete som kryper i arbetstid och stjäl produktiv tid ut ur våra scheman utan att vi ens inser det.
Uppmuntra ditt lag att ta pauser från sitt arbete för att ladda upp sig nu och då, men ta ett klart ställe mot alltför ofta pauser som tjänar lite eller ingen anledning förutom att slösa tid.
Många människor i din arbetsplats rök? Skapa ett avskilt rökområde inte långt från ditt arbetsområde så att dina medarbetare inte behöver ta hissen upp och ner för varje rökavbrott. Bättre än, uppmuntra ditt lag att sparka rumpan och istället slappna av i spelrummet eller cafeterian.
Skilja ord
Produktivitetsavlopp och låg produktivitet är inte bara problem som stör ditt lag. Över 70 procent av amerikanska arbetstagare är "aktivt avkopplad" enligt en Gallup-studie 2013.
Föreställ dig ekonomins tillstånd om dessa arbetare skulle kunna komma tillbaka till ett aktivt produktivt läge! Du kanske inte kan omvandla hela ekonomin ännu, men med några enkla förändringar kan du definitivt vända produktiviteten på din egen arbetsplats.
Upptagen Office Photo via Shutterstock
5 kommentarer ▼
