Förra månaden pratade vi om vikten av att vidta proaktiva åtgärder för att utvärdera företagets nivå av katastrofberedskap. Att utveckla din katastrofberedskapsplan är ett kritiskt första steg. Att ta proaktiva steg före katastrofattacker hjälper till att minska de ekonomiska konsekvenserna av en katastrof genom att hjälpa ditt företag att återupptas tidigare.
Men vad gör du när katastrof verkligen träffar? Hur kommunicerar du internt och externt under och efter en katastrof?
$config[code] not foundKommunikation är nyckel
Företagare som hanterar en kris förbiser ofta denna kritiska komponent av kontinuitet i verksamheten. Hur ditt företag kommunicerar både under och efter en katastrof påverkar direkt hur bra ditt företag återhämtar sig.
Här är några tips som du kan komma ihåg när ditt företag utvecklar en kriskommunikationsplan:
- Utveckla och behålla en nödkontaktlista. Detta bör innehålla hemtelefonnummer, alternativa mobilnummer, personliga e-postadresser och kontaktinformation för familjen. När du bygger din lista, överväga dina olika publikgrupper, inklusive kunder, anställda, säljare och ditt lokala samhälle.
- Skapa ett telefonuppdragssystem så att alla är medvetna om vem de behöver för att komma i kontakt med efter en katastrof. I en värld som förlitar sig så mycket på digital kommunikation och elektronik kan ett traditionellt telefon- och uppdragssystem som tydligt beskrivs på lättillgängliga hårddisker vara oerhört hjälpsamma under en kris.
- Upprätta en formell plan för evakuering och träna det med dina anställda regelbundet.
- Utvärdera text- eller e-postvarningssystem som kan driva meddelanden till både anställda och kunder. Om du hittar en som fungerar bra för ditt företag, se till att du testar systemet regelbundet för att säkerställa att det fungerar korrekt.
Kommunicerar klart
Katastrofberedskapstipsen ovan är bra när det gäller hur man kommunicerar, men de meddelanden som ditt företag kommunicerar är lika viktiga. Vilseledande information, även från externa källor, kan driva spekulationer om ett företag. Det är absolut nödvändigt att fokusera på exakt och effektiv kommunikation till både allmänheten och din interna publik både under och efter en katastrof.
Här är två bästa metoder att överväga:
- Så gott du kan, övervaka vad som sägs och skrivas om ditt företag under och efter en katastrof. Detta gör att du inte bara kan övervaka men att gå med i konversationen, och det kan också ge insikt om styrkan och svagheterna i din affärsstrategi som helhet.
- Utveckla en plan för att arbeta med lokala medier när det är lämpligt. Med rätt planering kan mediet betjäna din verksamhet i en stödroll som det fungerar att bygga om efter en katastrof. För att göra det lyckat kommer din verksamhet att behöva en utnämnd talesman som har någon grundläggande medieträning under hans eller hennes bälte. Alla anställda bör få utbildningsmaterial som noterar vilka medarbetare som är medieutbildade och markerar viktiga meddelandepunkter så att alla - medieutbildade eller inte - vet hur man kommunicerar med konsekvent röst och meddelande under en katastrof.
Proaktiv planering och organiserad kris kommunikation kan gå långt för att hjälpa dig att återvända till affärer som vanligt efter en katastrof. Och det är självklart alltid en bra idé att genomföra en formell debrief efter en händelse för att utvärdera de lärdomar som har lärt sig och använda dem för att förbättra din kriskommunikationsplan framåt.
Tornado Aftermath Photo via Shutterstock
4 kommentarer ▼
