De flesta organisationer använder policy och förfaranden för att ställa in standarder för acceptabelt beteende och affärspraxis. Politiken och rutinerna går ofta hand i hand på grund av den nära relationen mellan de två. En policy är i huvudsak ett skriftligt mål eller en guidebok som beskriver hur man hanterar olika arbetsplatsscenarier, och en procedur beskriver vilka åtgärder som ska vidtas för att uppnå politiken. Som arbetsmiljöer förändras lagar och teknik, policyer och förfaranden kräver underhåll och uppdatering för att förbli effektiva.
$config[code] not foundGranska regelbundet
Granska regelbundet även de mest välskrivna riktlinjerna och rutinerna. Det finns ingen specifik tid till vilken företag ansluter sig, men bästa praxis är att se över varje politik minst vartannat till tre år för relevans och noggrannhet. Ändringar i policy och förfaranden är oundvikliga för att anpassa sig till organisationens behov eller en reviderad lag. Rutinunderhåll säkerställer att ett företags policy och rutiner fortsätter att anpassas till sitt uppdrag och mål.
Föreslå ändringar
Utarbeta och föreslå revisioner när behovet av en förändring är identifierad. Processen varierar genom organisation Varje policy och procedur är emellertid typiskt tilldelad en ägare. Tekniska avdelningen får till exempel uppdraget att regelbundet underhålla alla IT-relaterade policyer och förfaranden, medan personalavdelningen kan vara ansvarig för upprätthållandet av uppföranderegler, rekryteringsförfaranden och allmänna anställningslagar. Samarbeta med lämplig person för att identifiera den föråldrade informationen, och ersätt den med rätt innehåll.
Dagens video
Bragt till dig av Sapling Brought to you by SaplingBekräfta juridisk överensstämmelse
När de lämpliga revisionerna är klara, utför din due diligence för att bekräfta att informationen är korrekt och överensstämmer med gällande lagar. Om det behövs, be om en andra åsikt från en intern ämne expert eller advokat. Den uppdaterade policyen eller proceduren är nu redo att skickas för slutgiltigt godkännande genom ditt företags kommandokedja. Detta kan bestå av antingen avdelningsdirektören, vice vd för mänskliga resurser eller lika hög som vd.
Kommunicera förändringar
Kommunicera den reviderade policyen eller proceduren till alla dina företags anställda. Mindre policyändringar kan meddelas via ett e-postmeddelande eller muntligt meddelande. Varje anställd ska skicka en undertecknad bekräftelse på revisionen. Mer komplexa förändringar, särskilt de som gäller för förfaranden, kan kräva en gruppträningsklass eller presentation för att säkerställa att förändringarna klart förstås av alla berörda kollegor. Dessutom uppdaterar du policyen eller förfarandet i personals handbok, intranät och andra platser som innehåller den tidigare versionen.
