Mitt företag, Journyx, har funnits i sexton år nu och under den tiden har vi förvirrad en av de största ekonomiska nedgångarna i historien, framväxten av den samtidigt spännande och skrämmande sociala mediesfären och stora övergångar i hur mjukvara köps och levereras. Men vi var inte alltid så hårda.
I början kom vi nära ett absolut misslyckande ett par gånger.Det hade ingenting att göra med vår produkt; kunderna fann det levereras på sin utlovade funktionalitet och sedan några. Det hade inte heller att göra med vårt team, eller någon skummad inre politik.
Anledningen till att jag berättar för dig om denna historia beror på att det finns en lektion att lära sig här: vi hade inte en klar vision om vår rörledning och kassaflöde. Vi hade svårt att förutsäga hur mycket pengar vi skulle ha i banken flera veckor i framtiden. Det var ett allvarligt problem och tyvärr en vanlig. Kanske ens du har upplevt i ditt företag.
Det är lätt, särskilt för småföretag och nybörjare, att fokusera på spänningen här och nu. Framtiden är ett abstrakt koncept för företagsnivån, tills det inte är det. Du måste fokusera på tillväxt från början. Framgång är inte en rördröm, men paradoxalt kan det förstöra dig om du inte är beredd på det.
Vi var inte det första företaget som mötte tillväxtperioder som vi inte kunde hantera och vi kommer inte vara det sista. Lyckligtvis är det enkelt att implementera ett system som möjliggör intelligent prognos.
Följande är fem steg du kan vidta för att säkerställa att ditt företag inte står inför samma problem:
1. Spåra projekt individuellt
Spåra arbetstiden på projekt är stor, men du kommer att skörda maximal nytta när du spårar varje projekt separat. Detta gör att du kan se varje projekt som ett unikt inslag i företagets lönsamhet. Denna insikt är otroligt värdefull när resurser fördelas eftersom du kommer att känna till parametrarna för varje projekt i förhållande till företagets nuvarande tillgänglighet.
2. Övervaka anställningsuppgifter och förändringar i produktivitet
I någon organisation är fördelarna med att veta vad dina anställda gör vid en given punkt uppenbart: du vill att de ska arbeta med uppgifter som egentligen är fördelaktiga för företaget. Men det är också viktigt att överväga vilka jobb de är mest effektiva på. Genomföra ett system som gör att anställda kan spåra tid mot specifika uppgifter kan du se var de är mest användbara. Odds är det som de tycker om att göra bäst. Inget behov av att ändra arbetstillfällen arbetsroll varje dag, men överväga en förändring när bevisen tyder på att de har honat färdigheter i ett nytt område och skulle kunna användas mer på andra ställen.
3. Bygg en databas med tidigare projekt
Att ha en eftersläpning av dina projekt kommer att vara otroligt värdefullt, men det tar lite tid att bygga. Med den här informationen kan du bestämma hur många personer det normalt tar att slutföra ett projekt. förbättra noggrannheten i dina budgetar baserat på omfattning och perfekta tidslinjer baserade på övergripande projektparametrar. Även de minst effektiva projekten blir värdefulla eftersom du kan samla lika mycket information från dem. Du kommer att veta vad som inte fungerade, vilka faktorer som orsakade att du gick över budgeten och lär dig av misstagen.
4. Alltid känn dina tillgängliga resurser
En kritisk del av varje projektplan skapar ditt lag. Denna uppgift är lättare när du vet exakt vem som är tillgänglig (med de färdigheter du behöver) och vad deras schema kommer att vara under projektets varaktighet. Om du har ett automatiserat projekthanteringssystem är anställningsplaner lätt uppenbara och eventuella förfrågningar om ledighet kommer att noteras. Du kommer också att känna till de uppgifter som andra anställda arbetar på så att du kan undvika att sträcka resurser för tunt eller att tilldela en individ till uppgifter som de inte är väl lämpade för.
5. Ständigt övervaka resursanvändning i förhållande till budget och schema
Om du jämför tid och resurser till ett projekt jämfört med procenten, kan du se vilka projekt som absorberar för många resurser för att förbli lönsamma. Detta låter dig omfördela tillgångar till projekt som behövs eller till och med döda projekt som är för långt borta för att gynna ditt företag. Det är alltid bättre att bestämma problem tidigt och ett dynamiskt spårningssystem ger den insikten. Ibland är det bäst att minska dina förluster och fortsätta; Kostnaderna kan snabbt spira ut ur kontrollen och orsaka att din situation förvärras.
Medan det är möjligt att hålla reda på dessa system med hjälp av grundläggande affärsprogram (vi använde Excel och QuickBooks tidigt), automatiserade, programmerbara system kommer kraftigt att minska katalogiseringstiden och fel. Oavsett metod du väljer att använda, starta ASAP om du inte redan har. Tillväxt bör vara en orsak till spänning, inte oro.
1
