Hur ett brev börjar dikterar tonen. Formella bokstäver skiljer sig från personliga, eftersom de används främst i ett professionellt sammanhang. Avsikten med en formell skrivelse kan variera, men det som alltid är önskvärt är att du som författare verkar ta både dig själv och mottagaren av brevet allvarligt. Det finns en rad konventioner om både språk och format som sätter denna information över.
$config[code] not foundTänk på vad du vill säga. Att uttrycka dig tydligt och på ett kortfattat sätt visar den person som mottar brevet att du är säker på vad du säger. Det visar också att du är övertygad om de tidsbegränsningar som han sannolikt kommer att vara under. Skriv ett utkast till brevet, markera det du tycker är den viktigaste informationen och se till att uttrycka det på det enklaste och mest direkta sättet.
Sätt på din dator och öppna ditt ordbehandlingsprogram. Skriv i Times New Roman storlek 12 teckensnitt och använd enkel linjeavstånd. Justera texten till höger så att du kan skriva in din kontaktinformation i det övre högra hörnet av sidan: namn på en rad och adress över tre linjer. Lägg sedan till ytterligare kontaktinformation, till exempel ett telefonnummer eller en e-postadress, var noga med att ge varje separat kontakt en egen rad i texten. Lämna en lucka på en rad och skriv sedan datumet.
Lämna ett mellanslag på två till tre linjer, och rättfärdiga texten till vänster. Börja brevet med "Kära" och sedan personens titel: Fru, Fru, Herr eller Dr och sedan deras herrnamn följt av ett komma. Om du inte vet vem som kommer att få brevet, kan "Dear Sir eller Madam" användas eller "Till vem det kan handla om." Tryck på Enter på tangentbordet två gånger, lämnar en rad utrymme före brevets kropp, vilket gör att bokstaven verkar mer läsbar.
Hämta rakt till punkten. Om du har träffat den person du adresserar brevet till är det vanligt att informera henne om var det var; "Kära fru X, vi träffade på penselkonventionen i Tuscaloosa." Annars är det bäst att komma direkt till den information som du vill reläera eller ha svarat på. Här hänvisar du till ditt första utkast: Beställa innehållet i ditt brev om vikten av den information du har, det vill säga placera de mest angelägna problemen först och placera de återstående problemen i prioritetsordning. De ovan beskrivna konventionella formaliteterna tillåter läsaren att känna till vilken typ av brev hon mottar, så det finns inget behov av en lång ingress.
Tips
Tänk dig att du får det brev du skriver. Vilka saker skulle låta dig veta att brevet är formellt?
Med ett brevhuvud ger ett brev mer gravitas och kan spara tid på fiddly redigering.
Varning
Efter att ha följt konventionerna för att börja ett formellt brev, låt inte ditt språk bli informellt, eftersom det blir förvirrande för läsaren.
