Vi vill alla att våra företag ska vara mager och milda. Men effektivitet kan vara som värme inne i en byggnad som har små sprickor runt fönster och dörrar. Värme läcker ut här och där - du inser inte ens det. Nedan finns några tekniska problem som kan stjäla effektiviteten från ditt företag genom dina IT-system, som du inte ens inser.
Tekniska problem och hur man fixar dem
Brist på IT-policyer och förfaranden, eller inte följer dem
Enligt en studie från Ponemon Institute 2012 "är oegentliga insidenter den främsta orsaken till dataöverträdelser." Intern försummelse står för 39% av dataöverträdelserna. Förmodligen var de flesta av de personer som deltog i överträdelser förskräckta över vad som hände, men mänskligt fel var fortfarande kärnan i det.
$config[code] not foundDet finns många sätt att mänskligt fel kan hända: Inte kontrollerar systemadministratörens åtkomst när roller ändras eller folk lämnar; anställda förlorar bärbara datorer eller har dem stulna lätt sprickade användarlösenord. Alltför ofta skickar ett brott ett företag till en krispanspinn. Det kan leda till finansiella förluster, PR-återverkningar och juridiska problem.
- Så här åtgärdar du det: Förebyggande är det bästa svaret. Granska dina processer och implementera bästa metoder för säkerhet på alla sårbara punkter. Utbilda anställda om deras ansvar. Håll dem ansvariga för följande policyer.
Underhålla fysiska IT-resurser
Att upprätthålla IT-maskinvara kan vara dyrt och tidskrävande för småföretag som redan har svårt att möta de växande kraven i sin verksamhet. Vanliga problem är långsamma eller föråldrade servrar och fysisk förlust vid katastrof. Då är det kapitalkostnaden att köpa och skala IT-utrustning, implementera uppgraderingar, samt det stora antalet servrar som behövs och driftskostnaden.
- Så här åtgärdar du det: Överväga virtualiseringstekniker och flytta till virtuella miljöer. Att låta en extern tjänst ha stordriftsfördelar hantera hårdvaran, medan du underhåller IT-kontroll internt, kan vara en effektivare användning av kapital och personal. Involver finansdepartementet för att göra en kostnads-nyttoanalys.
Underlåtenhet att schemalägga systembackups eller ofullständiga säkerhetskopior
Även i denna tid och ålder visar studier fortfarande ojämn säkerhetskopiering av småföretag. Orsakerna är många: Mänskligt fel, backup lösning misslyckande, budgetbegränsningar. Huvudvärk och kostnader för att försöka återhämta sig - och kanske inte kunna återhämta sig helt - kan hota en mindre företags existens.
- Så här åtgärdar du det: Planera säkerhetskopior och testa dem regelbundet. "Kontrollera vad du förväntar dig." Om du har delegerat, fråga frågor tills du får tillfredsställande svar om säkerhetskopieringar. Överväg att flytta till en hanterad tjänst som hanterar säkerhetskopior för dig.
Det krävs inte att anställda uppdaterar lösenord regelbundet
Att använda samma lösenord flera gånger och använda enkla lösenord är två vanliga metoder som gör hela ditt system potentiellt sårbart. Kinesiska hackare kunde bryta New York Times webbplats i januari, helt enkelt genom att få e-post inloggningsuppgifter från en författare. I New York Times-fallet inloggades inloggningen efter en malwareattack på en individ, men det visar fortfarande att inloggningskonton för anställda är en punkt av sårbarhet.
- Så här åtgärdar du det: Kräv anställda att återställa lösenord regelbundet, genom lösenordsutgång i applikationer. Utbilda dem om behovet av starka lösenord.
Behandlar inte mobila enheter som en integrerad del av dina IT-system
I en honeypotstudie 2012 var 50 mobila enheter avsiktligt förlorade. I de flesta fallen upptäckte personen som hittade den information på enheten (avsiktligt eller oavsiktligt). Kostnaderna för rörlighetsrelaterade incidenter var i genomsnitt 247 000 dollar per incident, enligt samma studie.
- Så här åtgärdar du det: Behandla mobila enheter (även BYOD-enheter som anställda äger) som utgångspunkt för ditt IT-ekosystem, berättigade till samma skyddsnivåer som ditt nätverk, servrar och stationära datorer. Inkorporera lösningar som kryptering och fjärrstyrning för mobila enheter i din IT-säkerhetsplan.
Långsam nätverks- och Internetanslutningar och nedetid
Du kanske inte inser hur mycket tid anställda spenderar och väntar på stora filer att överföra och långsamhet som orsakas av bandbreddsbegränsningar och andra problem. Det sista du vill ha är att affärskritisk databehandling ska avbrytas. Andra system kan också störa. Ett VOIP-telefonsystem som går ner för en halv dag kan betyda enorma förlorade affärer och olägenheter för både anställda och kunder.
- Så här åtgärdar du det: Gå för snabb hastighet och tillförlitlighet för viktiga kommunikationsförbindelser. Ett alternativ idag är att kringgå det offentliga Internetet för interna datortekniker och knacka in på en privat Ethernet-nätverkstjänst.
Identifiera och hantera inte de största problemen
System och nätverk blir allt mer komplexa hela tiden. Komplexiteten gör det svårare att felsöka problem. Du vill inte spendera timmar eller dagar att lösa mindre problem medan de största problemen fortsätter att plåga verksamheten.
- Så här åtgärdar du det: Den största avkastningen kommer att hända från att isolera och lösa de största problemen. Underskattar inte vad som är inblandat i felsökning. Vi ser med våra system att felsökning kan ta upprepade försök innan du isolerar alla orsaker och effekter. rapporter; webbaserade administrationsverktyg; Viktiga prestandaindikatorer som du övervakar - alla är viktiga felsökningsverktyg.
Sammanfattningsvis involverar teknikproblem hundratals detaljer och kan kopplas samman. När problem uppstår tar de sig bort från att driva verksamheten. Viktiga intäktsgenererande IT-projekt blir försenade. Företaget kan kastas i krisläge. Ingen av oss tycker om att spendera stora summor för att lösa problem eftersom vi är tvungna att för att undvika katastrof.
Ett annat råd vi har lärt oss på det svåra sättet: Fortsätt inte göra saker på ett sätt bara för att du alltid har gjort det på så sätt och aldrig haft problem.
Gör en punkt för att utbilda dig och ditt team om möjligheterna. Många fler alternativ finns idag jämfört med för ett par år sedan. Dagens lösningar kan vara - och ofta är - effektivare när det gäller personalens tid och pengar.
Bild: Nätverk / Shutterstock
5 kommentarer ▼
