Tiden är en av de mest värdefulla tillgångarna till företagare. Men med så mycket tid att slösa upp uppgifter på din att göra-lista måste du ta kontroll över ditt arbete eller det tar kontroll över dig. Lyckligtvis kan tekniken hjälpa till.
$config[code] not foundHär är 10 vanliga tider som slösar bort uppgifter för att automatisera för att frigöra tiden:
Sortera e-postmeddelanden
Innan du kommer runt för att svara på e-postmeddelanden hjälper det att organisera dem. En av de bästa effektiviseringsåtgärderna du kan göra är att använda etiketten, taggen och / eller mappfunktionerna i ditt e-postprogram. På det sättet kan du hantera viktiga e-postmeddelanden först och mindre viktiga senare (eller kanske aldrig). Det hjälper dig också att "batch" e-post för effektivitet.
Exempelvis kan vissa meddelanden kräva ett omedelbart svar medan andra kan vänta. Eller du kanske vill fokusera på e-post relaterade till ett specifikt projekt i taget. Dessa situationer är perfekta för märkta mappar.
E-postplattformar som Gmail kan automatiskt sortera e-postmeddelanden i mappar, enligt regler du anger. Till exempel kan veckovisa nyhetsbrev gå in i en mapp. E-post från klienter kan skickas till en prioriterad mapp eller märkt som "viktig".
Svara på e-post
När det är dags att svara på e-postmeddelanden är det troligt några svar som kommer att vara samma eller åtminstone liknande. Du kan till exempel skicka liknande svar på förfrågningar från potentiella kunder eller allmänheten.
I sådana fall kan du spara mycket tid genom att använda konserverade svar i Gmail eller e-postmallar i Outlook.
Utstationering till sociala medier
Att engagera sig personligen i sociala medier är viktigt - och du bör inte hoppa över det. Det betyder inte att du måste göra varje enskild sak manuellt.
När du lägger ut allmänna uppdateringar, länkar eller liknande innehåll kan schemaläggningsappar som Buffer och Hootsuite hjälpa dig att spara tid genom att schemalägga inlägg för att gå live hela veckan. I stället för att gå fram och tillbaka mellan webbplatser och appar hanterar du allt från en instrumentpanel.
Bloggingplattformar som WordPress och e-handelssajter som Etsy erbjuder också alternativ för att automatiskt lägga in nya länkar eller produkter till sociala medier.
Slutligen, om du föredrar att kurera innehåll från tredje part för dina anhängare, en tjänst som $ 99 sociala källor och skickar innehåll till dina sociala konton, enligt dina instruktioner. Det kommer att frigöra dig för att arbeta med social strategi, snarare än utförandet detaljer.
Schemaläggning av möten
Har du någonsin gått fram och tillbaka för att schemalägga möten med flera upptagna människor - kämpar för att hitta en dag och tid som fungerar allas kalendrar? Det kan vara frustrerande.
Om du planerar många möten, kan du spendera timmar varje år vid denna tid slösa upp uppgiften. Istället, varför inte implementera en online schemaläggnings app som ScheduleOnce?
Du kopplar helt enkelt din befintliga kalender till appen. En bra schemaläggningsapp kommer att integreras med populära kalendrar som Outlook och Google kalendrar. Bjud in tredje part att gå online för att se vad som finns tillgängligt på ditt schema och välj datum och tider som är lämpliga för dem.
Några smarta människor innehåller även en länk till deras online kalender direkt i sina e-post signaturer - skär ännu ett steg ut ur processen.
Du kommer att undvika att slösa tidfält och jämföra e-postmeddelanden. Planeringsmöten var aldrig så lätt som med en schemaläggningsapp.
Skickar återkommande fakturor
Om du fakturerar kunder eller kunder för samma belopp varje månad är det enkelt att automatisera det. Vissa redovisningsprogram som Xero kan sättas upp för att generera och maila ut regelbundna återkommande fakturor. Vissa system skickar också efterföljande påminnelser om fakturan inte betalas i rätt tid.
Eller kanske du har kunder på återkommande kreditkortsfaktureringsarrangemang, till exempel för prenumerationer. Använd i så fall något som Freshbooks eller PayPal för att ladda kundens kort varje månad.
Många småföretag är tyvärr lax på att skicka ut och följa upp på fakturor. Automatisering sparar tid, förstås. Det gör det också mindre troligt att denna viktiga uppgift kommer att falla genom sprickorna.
Automatisering av trafikrapporter för webbplatser
Ett av de bästa sätten att lära sig att locka till mer webbplats trafik är att förstå din befintliga trafik bättre. Du behöver veta vad som fungerar idag - och vad som inte är. Med andra ord måste du ha ett bra handtag på vad besökare letar efter, hur de kommer till din webbplats och vad de gör när de kommer dit. Det är viktigt att du granskar detta regelbundet för att mäta om du gör framsteg.
Men siktning genom massiva mängder av Google Analytics-data tar tid. Och du kan förutse.
Istället tar du tid - en gång - för att skapa rapporter om viktig statistik. Sedan har de rapporterna skickats till dig och / eller andra i ditt team en gång i veckan. Du kan få dem skickade som PDF eller som CSV-kalkylblad.
Dessa återkommande trafikrapporter för Google Analytics sparar enorm tid på sikt. Istället för att du besöker Google Analytics-instrumentpanelen och siktar igenom data manuellt (när du kommer ihåg!), Kommer du att få en rapport varje vecka som du snabbt kan titta på eller täcka i lagmöten.
Hantering av kundsupportkommunikation
Småföretag tenderar att nå en punkt där hantering av kundproblem via regelbundet mail blir otrevligt. Du slutar kopiera och klistra in information från e-postmeddelanden till andra mjukvarusystem, till exempel ditt orderpostsystem eller kontaktdatabas.
Ännu värre, viktiga kommunikationer blir begravda i en medarbetares inkorg. Andra i företaget har ingen synlighet, om du inte kommer ihåg att manuellt maila medarbetare för att hålla dem i slingan.
Helpdeskprogramvara som Groove kan vara en livräddare. Helpdesk eller biljettsystem får kundkommunikation till ett centralt ställe, vilket automatiskt meddelar alla rättteamemedlemmar.
Gå sedan ett bättre - använd ett verktyg som Zapier för att integrera kundsupportkommunikation med andra system du använder. Använd Zapier för att skicka en kommunikation till din bokföringsprogramvara (t.ex. att uppdatera kundkontaktinformation). Eller skicka det till ditt projektledningssystem (t.ex. om det behövs specialkonto).
Genom att integrera med andra system undviker du dubbelt datainmatning, eller sämre, tidskrävande effekter av förvirring och misstag.
Automatisera efterföljande marknadsföring e-post
Marknadsautomatiseringsprogram som Infusionsoft kan hjälpa små grupper att få hävstångseffekt. Du kan skapa marknadsföringskampanjer med en rad meddelanden för varje steg.
Till exempel, låt oss säga en utsikter kommer till din webbplats och fyller i ett formulär för att ladda ner din gratis vitbok. Du kan skicka en serie uppföljningskommunikation för att vårda den ledningen - utan att manuellt initiera e-postmeddelanden varje gång. Det är hävstång!
Fylla på online formulär
När du försöker anmäla dig till en ny onlineplattform, tjänst, nyhetsbrev eller något som kräver registrering, fyller du förmodligen ut en blankett.Att fylla i en blankett här eller där är inte en stor sak. Men tillsammans lägger de upp till en av tiden för att slösa upp uppgifter i ditt liv.
Programvaror som Roboform kan automatiskt fylla i dessa formulär. Du kommer inte behöva ange samma information om och om igen.
Säkerhetskopiera dina data
Dina uppgifter är en av de viktigaste tillgångarna som ditt företag har. Därför är regelbundna säkerhetskopior så viktiga. Men folk glömmer eller helt enkelt inte ta tid att slutföra denna uppgift regelbundet.
Cloud-baserade tjänster som Carbonite och Dropbox erbjuder lösningar som automatiskt säkerhetskopierar dina filer till molnet.
Med Google Drive och Microsoft OneDrive kan du ange att alla dina dokument är standard för att spara automatiskt till molnet. Och du kan också konfigurera automatiska säkerhetskopior lokalt genom Windows eller Apple Time Machine.
Automatisera dessa 10 tider slösa uppgifter och hitta sedan 10 mer att automatisera. Några minuter befrias här och där lägger så småningom upp till timmar. Det är timmar du kan använda för att sparka tillbaka och njuta av livet.
Trött på Work Photo via Shutterstock
5 kommentarer ▼
