Med allt ljud från e-post, texter, röstbrevlåda, personliga möten och andra distraheringar är det långt ifrån lätt att få jobb med tekniken.
Webbaserade applikationer lovar att göra det enklare och billigare för småföretagare att få saker gjorda. Smartsheet kan ha knäckt koden på hur man får mer gjort med sin online-projektsamarbete.
Du kanske frågar samma fråga som jag hade: Vad betyder onlineprojektsamarbete verkligen? Är det så enkelt att dela en fil eller är det mer till det och varför skulle jag som småföretagare vilja göra det? Läs vidare.
$config[code] not found
Jag brukar börja med en översikt över produkten som ovanstående hemsida skärmdump skulle innebära, men den här gången skulle jag vilja föreslå att du klickar på den tredje fliken "testimonials" för att läsa vad kunder tycker om Smartsheet. Uppriktigt sagt ser jag ofta vittnesmål med misstankar, men dessa fallstudier svarade varför och hur andra använder tjänsten.
Det här avsnittet svarade snabbt på mina frågor om hur jag skulle kunna använda Smartsheet. Jag hittade inte försäljningsspråken. Kunder pratar om hur de använder Smartsheet för att hantera sina projekt och till och med deras företagsverksamhet. Exemplen var så bra gjort att det motiverade mig att klicka igenom till gratis provet. Jag gillade speciellt den på Virtual Assistant (VA) Networking Association med sina 10 000 assistenter.
Spara tid (som översättas lika som Spara pengar)
Många SaaS-program (programvara-som-en-service) syftar till att göra användarupplevelsen drop-dead enkel och elegant. Smartsheet gör det, men de tog det ett steg längre i min bok och inkluderade dessa lilla tipslådor (som du kan stänga av) och pekare för att hjälpa dig att räkna ut vad du ska göra.
Strax efter att du har anmält dig skickas du till en provsida med små hjälprutor över hela skärmen. Vid första anblicken är denna skärmdump upptagen, men efter att ha tagit bara en sekund för att få dina lager, kommer du snabbt att upptäcka att det mesta är statiskt och "nästa" steg händer i rutan "Välkommen till Smartsheet" till höger. Från den första introduktionsskärmen kan du navigera och komma igång. Jag klickade på "Se exempel Mallar" eftersom jag ville se utbudet av saker jag kunde göra. Det finns 119 mallar i galleriet och därifrån kan du kickstart nästan vilken typ av projekt eller process som helst.
Som en snabb sido uppskattar jag när ett företag gör vad det säger att det kommer att göra. På registreringssidan lovar Smartsheet en "60 Second Sign-up" som helt enkelt tog 15 sekunder och jag var igång.
Tillsammans med det behövs inget kreditkort för att göra gratis provet. De flesta företag försöker fånga ditt kortinfo.
Något annat jag gillade: Smartsheet gör att du som ägare / chef för "arket" kan involvera bidragsgivare utan att någonsin kräva att de loggar in i ansökan. Under mitt test behövde mina klienter och vänner inte anmäla sig, även om vissa av dem kanske när de ser det.
Hantera allt
Med Smartsheet kan jag tilldela en uppgift till någon i mitt team och begära att de uppdaterar status för det objektet i Smartsheet. I en del av mitt test begärde jag en lagmedlem att ändra "uppgiftsnamn". Den personen fick ett mail från mig och då när de slutför det här objektet får jag ett e-postmeddelande som visar det slutförda och det som inmatades (vilket är markerat i gult). Jag kan välja att få alla dessa uppdateringar eller inte.
Jag kan bifoga filer till en viss rad i arket vilket ger mig en enda plats för att hantera mitt projekt från webben och för mitt lag att få tillgång till det också. Om du vill att någon ska få det dokumentet skickar du dem inte själva filen och väntar medan de gör ändringar. Du skickar dem en hämtningslänk till Smartsheet-plats där den mest aktuella versionen finns. När du ändrar och uppdaterar dokumentet lagrar du den senaste versionen, liksom tidigare versioner, på den här platsen.
Vad det kunde göra bättre
Ingen ansökan är perfekt och Smartsheet saknar några saker. Det finns ingen sökfunktion, men jag har hört att detta kommer snart. Det skulle också vara idealiskt att se ett sätt att samla in webbinnehåll via en webbform i appen, till exempel från en undersökning.
Den sista utmaningen jag ser är funktion / funktion överbelastning för användaren. Det här är en bra sak och dålig sak. Applikationen är rik på funktioner, men det kan vara skrämmande att använda eftersom du inte vet vad du ska göra först. De förkonstruerade mallarna löser några av detta, tack och lov.
Vad du försöker göra med en tjänst som Smartsheet är att spara tid som skickar information mellan dina anställda och lag och behåll den på ett ställe istället. Konceptuellt bör detta göra affärer enklare. Som chef kan jag nu ställa in varningar som meddelar mig när någon gör en ändring eller lägger till ny information eller får jobbet gjort. Det här kan vara mer info och e-post att hantera, men de gör det användarvänligt och jag kan ange hur ofta och vad jag vill se i en varning.
Medan många jämför Smartsheet med ett kalkylblad är det mycket mer än det. Det är en centraliserad online-plats för att skapa och hantera projekt och processer. Läs mer om Smartsheet.
21 kommentarer ▼
