Som ledare vill du ha ett produktivt lag, så det är bara meningsfullt att förstärka aktualiteten och hjälpa gruppmedlemmarna att rensa bort dåliga arbetsvanor som förskott.
Förskott äter sig borta hos produktiviteten hos den person som förhalar sig. Mer än det lägger det på stress - stress till procrastinator samt till resten av laget, som måste kämpa för att ta upp slaget för missade deadlines.
$config[code] not foundDet leder också till negativa känslor som eroderar lagarbete. Prostituatorn bär en skuldskuld för att inte vara i tid och andra på laget känner vrede mot att han måste klara sig för att någon annan släpper bollen.
För att inte tala om, det kan naturligtvis skada din verksamhet i botten. Förskott kan leda till olyckliga kunder, påföljder för förseningar och förlorad framtida försäljning.
Programvaran ger en enkel lösning för att hjälpa ditt lag att bryta upp fördröjningsvanan. Här är 5 enkla sätt att använda programvara för att bryta sig bort från förskott och göra dig och ditt team mer produktiva.
Använd kalendrar till deras största potential
Digitala kalendrar är perfekta att bryta cykeln av förskott - om du använder dem på rätt sätt. Uppmuntra ditt team att prova dessa kalendertekniker (och använd dem själv för att följa med exempel):
- Blockera en viss tidsperiod för att göra ett viktigt projekt eller en uppgift i din kalender. Om det är på din kalender med en timme eller två avsatt för att göra det, är du ett steg närmare än att helt enkelt lägga upp uppgiften på en att göra-lista.
- När du ställer in kalendermeddelandet lägger du till länkar till alla dokument du behöver för uppgiften, precis i kalendermeddelandet. På så sätt spenderar du inte tid på att söka efter dokument för att komma igång - eller bli distraherad.
- Använd delade kalendrar i dina organisationer för att undvika att gå fram och tillbaka för att kontrollera tillgängligheten. Med delade kalendrar kan du se vem som är gratis. Lär dig också funktionerna i ditt kalenderprogram för att hitta små hackar som gör schemaläggningen enklare. Exempelvis har Outlook-kalendrar något som kallas Scheduling Assistant som kan göra mötesinställningen gå snabbare.
Skölj och Repeat: Mallar, Mallar, Mallar
Ingenting främjar förskott som att titta på en blank skärm undrar var man ska börja för det nästa projektet. En mall tar dig bort blocket snabbare på uppgifter som att skriva en rapport, skapa en presentation eller bygga en mötesagenda.
Det finns två typer av mallar. En är generiska mallar som du kan hitta online eller till och med i Office-paketet du använder. Office 365 har till exempel massor av gratis mallar i olika moduler som kalkylblad och presentationer.
En annan typ av mall är de som är skräddarsydda för ditt företag. Med tiden skapar du mallar för säljpresentationer, rapporter och mer. Nyckeln är att alla kan hitta dem när de behöver dem. Skapa ett centralt mallbibliotek och uppmuntra alla att använda den. Med delade mappar och molnfillagring är det väldigt enkelt att ställa in det här.
Tick Tock: Använd Time Management Timers
Ibland är förskott hjälpt och avskräckt genom att spendera för mycket tid på obetydliga uppgifter. Hjälp ditt team att förstå hur man fördelar sin tid bättre, för att spendera den på de mest brådskande och viktigaste uppgifterna.
Här är det som så enkelt som en timer kan hjälpa till. Om någon i ditt team har en tendens att spendera för länge att läsa oväsentliga e-postmeddelanden eller låter möten gå över kan en timer hjälpa till att spara minuter som lägger till i timmar under en vecka.
Jag har funnit att jag är mer medveten om att tiden har fantastiska effekter. Innan jag började spåra, inser jag inte hur mycket tid jag försvann på uppgifter med låg vikt.
Windows 10 har en gratis timer-app inbyggd. Du kan också hitta timerapplikationer på webben eller helt enkelt använda timern och larmet på din smartphone.
Instant Changes: Samarbeta över delade dokument
Antag att du har ett pressmeddelande som du vill att några av ditt lag ska titta på innan det går ut över internet. Att försöka få alla som behöver ge insatser för att granska det och svara kan ta tid - speciellt för förtalarna bland ditt lag.
Här kommer molnet till räddning i form av delade molndokument.
Visste du att du kan samarbeta på Word med hjälp av en funktion som låter dig medförfattare i realtid? Du kan hålla reda på redigeringstecken efter karaktär när någon annan arbetar på dokumentet. På så sätt kan du få alla på ett samtal tillsammans och samla in alla inkomster snabbt i realtid - undviker tendensen för att vissa ska förfalla.
Microsoft Office 365 erbjuder också HD-video- och ljudplattformen för flera parter, så din grupp kan diskutera nummer, kampanjer och projekt från olika platser. Om du har en kund som vill sticka idéer för sin senaste kampanj tillsammans lägger det alla på samma webbsida.
Planner byggdes specifikt för Office 365. Det fungerar över alla dina enheter. Du kan lägga till filer, uppgifter och till och med prata med teamet oavsett var de är. E-postmeddelanden gör det enkelt att låta lagmedlemmar veta när de har fått en ny uppgift. Planner engagerar alla och håller dem uppdaterade om någon utveckling.
Office 365 Video är ett annat alternativ för att undvika förseningar. Uppladdning och delning av videoinnehåll genom ditt företag sätter ett ansikte och levande åtgärd för skriftliga anteckningar och direktiv.
Använd en virtuell assistent som Cortana
Här är ett nytt förhoppnings-undvikande hack: använd en virtuell assistent för att ta anteckningar och göra forskning för ditt nästa projekt. Du kan till exempel använda Cortana för att muntligt diktera några noteringar för den stora rapporten och spara dem till OneNote. Ibland är det mycket lättare att komma igång om du börjar med barnsteg, till exempel diktering av några noter av saker som ska inkluderas i en rapport.
Du kan också använda Cortana för att konversationellt göra webbforskning för ett projekt. Det får det att känna sig mindre som arbetskraftsarbete och mer som en enkel diskussion, om du använder något som Cortana för att leta upp saker.
Som dessa exempel har visat finns det många sätt att använda tekniken för att komma igång och undvika förskjutning. Så vad väntar du på? Kom igång med att använda några av dessa verktyg!
Vid det här skrivandet deltar Anita Campbell i programmet Microsoft Small Business Ambassador.
Man på bärbar foto via shutterstock
Mer i: Microsoft, sponsrat 1
