Dokumenthanterarens roll

En dokumenthanterare är medlem av IT-personal vars mål är att organisera, uppdatera och förbättra det övergripande arbetsflödet av dokumentation inom ett företag. Företagen är de största arbetsgivarna av dokumenthanterare, även om vissa industrier - till exempel större fastighetsbolag, juridiska tjänster, finansiering, hälso- och sjukvård och försäkringar - sannolikt kommer att ha en dokumenthanterare till hands oavsett storlek. De flesta dokumenthanteringspositionerna kräver minst en till tre års tidigare erfarenhet. dock kan nyutbildade högskolestudenter med specialiserad utbildning flytta direkt till positionen. Färdighet med specifik programvara, såsom dokumenthanteringssystem och / eller kundrelationshanteringsprogram, är avgörande för arbetsfunktionen. Dokumentansvariga har fem huvudansvar: öka tillgänglighet, arkivera dokument, uppdatera information, registrera spårbarhet och hämta dokument.

$config[code] not found

Öka tillgängligheten

Anställda behöver tillgång till handlingar som omslag, marknadsföringsmaterial, handledning och klientinformation för att slutföra sitt arbete. Traditionellt har anställda sparat dessa filer direkt på sina hårddiskar för framtida åtkomst, men det finns en inneboende risk att filerna blir föråldrade. Dessutom kan anställda slösa dyrbar tid kamma sina hårddiskar för dokument som de aldrig hämtade. Ett dokumenthanteringssystem löser alla dessa problem. Det skapar en kontaktpunkt där alla dokument sparas. Dessutom kan samma dokument delas med personal och kunder via en webbplats. De flesta dokumenthanteringssystem kan enkelt till en webbplats Fördelen är att den är tillgänglig för alla med internetuppkoppling och kräver inte ytterligare programvara eller installationer för att kunna visa (det kan kräva användarnamn och lösenord, men det kan anges).

Arkiveringsdokument

IRS kräver att finansinstitut håller dokumentation i samband med kunden i fem år efter att kontot är stängt. Justitieministeriet kräver en ännu längre tidsram för advokatkontor, vilket innebär att alla dessa filer måste gå någonstans. Dokumenthanterare arkiverar vanligtvis dokument kronologiskt, även om vissa föredrar alfabetiskt beroende på hur mycket information som ska lagras. Om det är ett papperslöst kontor, ska dokumenten säkerhetskopieras (på två separata platser), sedan rengöras från servern.

Dagens video
Bragt till dig av Sapling Brought to you by Sapling
Uppdatering av dokument

Beroende på organisationens storlek kan skriftliga färdigheter vara ett nyckelelement för rollen som en dokumenthanterare. Omslag, mallar och handledning kräver kontinuerliga uppdateringar för att förbli relevanta. Vidare mottar sekretessutlåtanden, tomma kontrakt och tekniska dokument mindre omgångar ungefär en gång per år. Oavsett om dokumenthanteraren gör dessa ändringar personligen eller ej, är det hans ansvar att se till att alla använder de senaste uppdateringarna. Det enklaste sättet att göra detta är att använda ett dokumenthanteringssystem.

Inspelning spårbarhet

Dokument ändras, och det är dokumenthanterarens ansvar att veta vem som gjorde vilka ändringar. Spårbarhet är en standardfunktion i de flesta dokumenthanteringsprogram. En dokumenthanterare kan emellertid spåra spårbarhet utan programvaran genom att göra varje dokument skrivskyddat och logga sedan efter begärda ändringar som de mottas.

Hämtar dokument

Det kommer att finnas tillfällen när en dokumenthanterare behöver hitta saker som redan är arkiverade. Oftast är detta på grund av revisioner, rättegångar och naturkatastrofer - som alla kräver noggranna register över tidigare händelser. Därför måste dokumenthanterare arkivera material så logiskt och korrekt som möjligt. På så sätt kan alla dokumenthanterare få tillgång till de nödvändiga dokumenten, oavsett vem som ursprungligen lagrade dem. När det gäller att förbereda sig för naturkatastrofer, lagra en säkerhetskopia av kontorservern någonstans utanför kontoret. Om möjligt, lagra det i en annan region, t.ex. ett satellitkontor.