När är det värt att försöka uppgradera och förändra?

I ett litet företag verkar det ibland som att smärtan vid förändring kan vara värre än smärtan vid att stanna status quo.

Jag löper hela tiden i detta dilemma i mitt eget företag.

När jag arbetade för ett stort företag, och vi ville titta på potentiella nya programvaru-, hårdvaru- eller servicelösningar, skulle vi vanligtvis tilldela en arbetsgrupp. Arbetsgruppen skulle innehålla flera personer.

Om det var ett riktigt stort eller viktigt projekt, skulle vi ibland anställa en 6-månaders entreprenör eller vidarebefordra någon internt för att bli heltidskansledsledare i månader eller till och med år i taget.

$config[code] not found

Denna arbetsgrupp skulle utvärdera potentiella lösningar och rekommendera ett val. Arbetsgruppen skulle ofta fortsätta att genomföra den nya lösningen tills den fungerade smidigt.

I ett litet företag finns inga uppdragskrafter.

Åtminstone … det finns inte uppgiftsstyrkor i den meningen att stora företag och myndigheter tänker på dem.

Istället finns det ägaren och eventuellt ett litet ledningsgrupp - alla jag kan garantera bär redan flera hattar. (Eftersom det är vad vi gör i små företag - vi bär många hattar.)

Så småföretaget "task force" består av ägaren och / eller kanske en nyckelchef eller medarbetare som stöljer några timmar på en helg eller på en långsam eftermiddag eller kanske klockan 10 på morgonen. efter att barnen har gått och lägger sig på jakt på nätet för att hitta en möjlig ny lösning.

$config[code] not found

Jag kan inte berätta hur många gånger jag slutar undersöka nya produkter eller tjänster vid midnatt på webben. Låter det som du?

De flesta av oss har mycket lite tid att ens undersöka och identifiera potentiella lösningar, än mindre jämföra egenskaper och fördelar och utvärdera dem.

Och vi har inte ens kommit till genomförandedelen än!

En undersökning som genomfördes av SMB-koncernen år 2013 visade att utmaningen för små och medelstora företagens nummer 1-teknik var att hitta tid att utvärdera tekniska lösningar och leverantörer.

Tänk på det för ett ögonblick. Den största utmaningen vi har som småföretagare letar bara efter och sorterar ut potentiella lösningar.

En annan utmaning som rankades ganska hög i studien var utmaningen att implementera teknik.

Låt oss möta det: vi är hungriga i tiden. Jag vet att jag är.

Tiden är ofta det praktiska hindret för att göra interna processförbättringar som kan driva effektivitet och skapa grunden för att växa din verksamhet.

Jag skulle gärna få min verksamhet till 5 miljoner dollar i årliga intäkter. Mina drömmar är stora. Tyvärr är min tid liten.

Processen att leta efter nya lösningar eller bättre sätt att göra saker känns överväldigande. Bara tanken på att göra en förändring börjar känna sig mer smärtsam än att lämna saker som de är.

Det är frestande att bara säga till dig själv: "Vi har inte tid att hitta en bättre lösning, så vi gör vad vi har idag. Det får duga."

Men är det riktigt bra nog?

Och är den typen av tänkande att få dig till var ditt företag behöver vara, för att möta dina mål och drömmar?

Thomas Hansen, vice vd för Worldwide SMB hos Microsoft gjorde en övertygande observation nyligen när han skrev: "även den minsta störningen som orsakats av föråldrad teknik kan påverka din botten."

En av hans poäng var att du kan hitta dig själv att sätta upp med föråldrade teknologier eftersom du tycker att det är tillräckligt bra att ta sig av. Och du kan inte se några potentiella intäktsökningar eller avgiftsbesparingar från att byta.

Men vad du kanske inte tar hänsyn till är ineffektiviteten, förlorad arbetstid och förseningar som orsakas av en teknik som inte fungerar såväl som nyare tekniker. Det kan kosta dig mer pengar än du inser.

Ett av de sätt vi ser på saker i min verksamhet är vad gäller "besparingar på man-timmen".

Arbeten är väldigt dyrt, oavsett om det är ditt eget arbete eller det som du betalar på ditt lag.

Titta inte bara på smärtan vid byte. Titta på kostnaden för status quo.

Lägg verkligen till den tid du spenderar på att hantera förseningar som orsakats av föråldrad teknik, de anställda som spenderades på manuella processer som skulle kunna automatiseras och den tid som behövs för att fixa teknik som bryter mycket.

Fråga dig själv frågor som: skulle det vara bättre att spendera 30 timmar en gång om det kan spara 10 gånger så många timmar över ett år?

Fokusera inte på smärtan vid byte - fokusera på den ultimata vinsten. Och den ultimata vinsten kan vara effektivitet och produktivitet, inte nödvändigtvis en ökning av intäkter eller lägre avgifter. Du får inte se mer försäljning direkt. Du kan inte se lägre kostnader utan kostnad genom att uppgradera tekniken.

Men chansen är att det finns "dolda" kostnader du uppstår som kan gå undan genom att uppgradera din teknik.

Det finns vanligtvis en anledning företag att flocka till nyare teknik. Det går bortom glänsande objekt syndrom. Det är oftast för att det finns fördelar att vinna på att göra något med en annan lösning eller på ett annat sätt - och det är vad vi ser med molnet.

Det finns en annan anledning att status quo kan skada dig. Vi arbetar inte i vakuum. Världen rör sig hela tiden runt dig. Blinka för länge och konkurrensen och marknaden kommer att lämna dig i dammet utan att du förstår det.

Medan du tänker "det är bra nog," andra försöker nya sätt och gör saker snabbare. Snart "tillräckligt bra" tjänar inte ens en plats vid bordet. Ditt företag faller bakom. Det kan inte hålla fast vid den hastighet och servicekvalitet som kunderna kommer att förvänta sig.

Ta reda på vad dina konkurrenter och företagen ner på gatan eller i nästa stad gör. Kolla in några alternativ för att se vilka småföretag som bedriver de bästa företagen att driva sina affärer mer produktivt, lönsamt och effektivt.

Vid skrivandet av denna artikel deltar Anita Campbell i Microsoft Small Business Ambassador Program. Den här artikeln ingår i en serie som är undertecknad av Microsoft.

Status Quo Image via Shutterstock

3 kommentarer ▼