En av de största utmaningarna som många företag står inför när de försöker hålla sig i överensstämmelse med vissa myndighetsbestämmelser är korrekt implementering av tidspårningsspecifika program. Med ett flertal alternativ, inklusive både lågteknologiska och högteknologiska, kan det vara en utmaning att bestämma rätt programvara, rätt metoder och bästa praxis för att genomföra hela företaget.
Här är en titt på några bästa rutiner som innehåller några av de mest grundläggande och viktiga metoderna för att hitta rätt program för spårning av tid för din organisation.
$config[code] not foundImplementera tidsspårning från toppen, nedåt
Ingenting kan demoralisera anställda mer än att känna att det finns en dubbel standard, särskilt när det gäller att spåra sin tid. När chefen inte bara främjar tidsspårning, men använder den, bidrar detta till att arbetstagarna betonar vikten av tidsuppföljning för alla inblandade.
Det finns många kreativa sätt att hålla hela organisationen ansvarig. Annonsbyrån Colle + McVoy genomförde inte bara ett tidskriftssystem utan en mjukvarulösning som möjliggör ett öppet ölkylskåp varje fredag, förutsatt att alla anställda tidtabeller lämnas in i tid.
Enligt Adweek:
"Colle + McVoy har byggt en underbar maskin som heter TapServer - ett" multi-keg-ölinstallationssystem "som använder RFID och anpassad skrivning för att verifiera om du har slutat att vara en lat git, avslutat dina tidtabeller och tjänade din fria pint.”
Speciellt med någonting som potentiellt impopulär som spårning av tiden, att veta att chefsvärdenna är tillräckliga för att göra det själva och tillämpa samma regler hela företaget kan vara en kraftfull motivation för alla att göra sin del.
Erbjud nödvändig utbildning
Kommunikation är allting. Att se till att alla förstår vad som är inblandat i korrekt tidsföljd kan förändra hur dina anställda svarar på din nya tidtabellpolitik med språng. Trots en anställdas goda intentioner kan det leda till fel och missa information på tidtabeller om de inte förstår vad som är inblandat.
Detta är särskilt viktigt för företag som arbetar med statliga myndigheter, har antingen timme eller lönearbetstyp eller andra organisationer som har strikta krav på tidspårning. Korrekt träning kan ofta innebära skillnaden mellan kvarvarande överensstämmelse och förlorande av ett värdefullt kontrakt helt och hållet.
Automatisera hela processen
DCAA News är en organisation som tillhandahåller information för entreprenörer som vill bli DCAA-kompatibla och säkra regeringsavtal. Eftersom upprätthållande av DCAA-efterlevnad kräver korrekt tidsuppföljning är det värt att notera en av de rekommendationer som DCAA News gör:
"… Hoppa över någon form av manuell bokföring; gör ditt liv enkelt med ett automatiserat mjukvarusystem som är kompatibelt med DCAA. Dessa programvarupaket kan informera om vilken data som ska spåras, kan automatisera godkännanden, tillåta anställda att klocka in eller ut från var som helst, skapa fakturor, möjliggör nedladdningar till QuickBooks, spår lämnar tid, kan skapa extremt detaljerade ad hoc-rapporter, ger lösenord skydd och så vidare. Dessa mjukvarupaket kan göra det möjligt för cheferna att hantera mer konkreta uppgifter samtidigt som de kan visa exakta tidskriftsdata. "
Det kommer inte bara att automatisera dina affärsprocesser, vilket gör att du överensstämmer med regeringen, men det hjälper också massivt att hålla dina företagsuppgifter säkra. Enligt en studie från IBM innebär "95 procent av alla säkerhetsincidenter ett mänskligt fel." Ja det är det vansinnigt högt.
Att automatisera dina processer kommer inte bara att mildra den dataförlusten utan hjälper dig också att hålla dig kompatibel och så länge du utbildar din personal korrekt för att följa dessa nya system, kommer din organisation att kunna utnyttja ditt tidssystem.
Flytta till anställda per timme
Medan tjänstemän kan låta bra i teorin, i praktiken fungerar arrangemanget sällan för arbetsgivare eller anställd. Det är alltför lätt för en anställd att dra nytta av den icke-resultatorienterade lönechecken, medan många arbetsgivare försöker få mer än pengarnas värde från arbetstagaren. Resultatet är ofta en tråkig kamp där produktivitet är det ultimata olyckan.
April Dykman, som skriver för Get Rich, beskriver långsamt några av dessa utmaningar:
"Vid ett annat jobb fick jag höra att det var lön att" om vi stänger kontoret tidigt, får du fortfarande betalt. "Men vi stängde kontoret kanske två eller tre eftermiddagar på året och det var många, många händelser som krävde 8 + timmars dagar. När jag sätter in en 22-timmars dag för en särskilt stor händelse. "
En mycket bättre lösning är att flytta alla anställda till timlön, där varje part klart förstår vad som förväntas och det finns mycket mindre utrymme för att man ska kunna utnyttja den andra.
Spela in din tid dagligen
Ett av de största misstag som många gör är att spela in tidskrifter i slutet av veckan. Många av oss kan knappt komma ihåg vad vi hade till frukost igår, än mindre kom ihåg och återskapa hela arbetsdagar efter det faktum. För att behålla bra register och bästa praxis, se till att alla i företaget registrerar sin tidtabell minst en gång dagligen.
Omvänt, för att hjälpa till att underlätta det, se till att processen med att spela in ett kalkylblad är inte så omtänkt att det är en viktig uppgift att göra det. Inspelning av ett kalkylblad ska inte ta några minuter om dagen.
Även om de inte är uttömmande, är de här bästa rutinerna några av de viktigaste och tyvärr förbisedda.
Om din organisation kan implementera dessa medan tidsplanen implementeras och kan fortsätta att kommunicera tydligt och effektivt med dina anställda - ditt företag kommer att fungera allt bättre för det.
Stopwatch Photo via Shutterstock
7 kommentarer ▼
