Rekordhantering tillåter företag att behålla och maximera värdet av information genom att lagra det korrekt, skydda det och se till att det är tillgängligt och tillgängligt i framtiden. En registerchef spelar en viktig roll för att säkerställa att information som en tillgång i ett företag är säker och välskött. Sökande kräver en högskolehögskola i bibliotek och arkivadministration, eller ett närbesläktat fält. Arbetet kräver också kritiskt tänkande, problemlösningsförmåga och förmåga att aktivt övervaka och samordna stora mängder information.
$config[code] not foundDesign och implementering av records management systems
Företagen genererar mycket information om försäljning, marknadsföring, personal och lager. Utan ett korrekt styrsystem kan identifiering, lagring, cirkulering och bortskaffande av register vara en svår och en utmanande utmaning. Rekordansvariga övervakar design och implementering av system för hantering av tryck och elektronik, t.ex. lagring av anställdas filer i alfabetisk ordning. En registerhanterare kan också designa ett referenssystem för att hjälpa användare att komma åt posterna och se till att anställda sparar utskriftsrekord i ett elektroniskt format eller annat back-up-system innan de avyttras.
Övervaka genomförandet av policy
En registerhanterare definierar och klassificerar poster enligt deras tillgänglighet och relevans för interna och externa intressenter. Till exempel kan aktieägare få tillgång till ett företags årsredovisning, men inte anställdas data. I en statlig organisation säkerställer chefen att allmänheten endast får tillgång till information som inte äventyrar statens säkerhet eller innovationer. En registerchef beskriver också förfaranden genom vilka anställda släpper ut poster till externa parter som revisorer, federala organ och aktieägare.
Dagens video
Bragt till dig av Sapling Brought to you by SaplingTräning
En rekordchef utformar och genomför utbildningsprogram och medvetenhetsprogram för att informera medarbetarna om hur man hanterar rekord i enlighet med företagets policy och riktlinjer. Han ser till att anställda förstår registerhanteringspolitiken som sekretess, noggrannhet och äkthet. Underlåtenhet att följa uppsatta regler leder till konsekvenser, vilket en registerchef förklarar till anställda i hans avdelning. Det är också hans ansvar att ta nya medarbetare genom orientering och definiera omfattningen av sina jobb inom rekordavdelningen. Posthanteraren identifierar också behov i anställdas färdigheter, till exempel förmågan att implementera ny teknik för hantering av elektroniska journaler och arrangerar träningslösningar som uppdaterar sina färdigheter.
Registrerar säkerhet och lagring
Ett annat viktigt ansvar för en rekordhanterare är att säkerställa säkerheten och tillgängligheten av register. Chefen övervakar säkert lagring av register genom att implementera säkerhetssystem. Till exempel kan hon budgetera och genomföra installationen av kameror för att övervaka aktivitet i ett arkivbibliotek. Chefen kan också se till att särskilda anställda har lösenord till en databas för att garantera att endast behörig personalåtkomst registrerar.
