Vissa arbetsplatser har en öppen dörrpolicy som gör det möjligt för anställda att ljuga av sina bekymmer när chefen är tillgänglig. I vissa företag är det enda sättet att få din röst att höra att skapa ett brev eller e-post. Om du arbetar i den andra typen av plats, ta tid för att se till att ditt brev är välskrivet, grammatiskt korrekt och träffar en professionell och utbildad ton.
Kommer det att gå någonstans?
Innan du sätter dig ner för att utarbeta den bokstaven, fråga dig själv om det kommer att vara värt besväret, berättar karriärtrening Marie G. McIntyre, Ph.D., på hennes Din Office Coach-webbplats. Tänk om din chef kommer att kunna göra något om det problem du står inför. Om din oro över jobbet innebär en irriterande medarbetare kan det till exempel inte vara värt det och du är bättre att reservera dina klagomål för något mer värdefullt i framtiden.
$config[code] not foundBestäm vad du vill ha
Nu när du har bestämt att det finns något som din chef kan göra om dina problem, definierar du "någonting" så tydligt som möjligt. Detta kommer att vara kärnpunkten i ditt brev. Utan en begäran om åtgärd kommer ditt brev att verka som whining. Lösningen kan vara uppenbar för dig, men din chef lever inte i dina skor och kommer inte nödvändigtvis att komma med samma lösningar som du gör. Innan du skriver det brevet, öva du att skriva en enkel förfrågan du vill se, eller en som är tydligt definierad. Till exempel kan du säga "Jag ber om en ändring av arrangemanget för skrivbord." Om du har flera förfrågningar, prioritera dem på en kort punktlista, med den viktigaste förfrågan först.
Dagens video
Bragt till dig av Sapling Brought to you by SaplingAnge problemet
Nu är det dags att börja skapa brevet. Adress det hjärtligt och introducera dig själv, om det behövs. I ett större företag kan din chef behöva påminna om din position eller avdelning. Gör sedan ett direkt uttalande om problemet, till exempel "Jag skriver för att informera dig om en situation som händer i X-avdelningen." Därefter anges fakta som du har observerat dem. Ange dessa fakta utan att skylla eller bli emotionella. De kommer att bära mer vikt på det sättet.
Varför din chef bryr sig
I andra stycket anger du klart hur detta problem påverkar produktiviteten, kontorsmoral, företagets botten eller någon annan faktor som chefen kan vara oroad över. Säg att du är oroad över luftkvaliteten på kontoret, till exempel. Din chef kanske inte är killen som automatiskt är orolig för din personliga komfort - även om han borde - men när du ger honom tydliga siffror som visar hur problemet påverkar din arbetsplatsens produktivitet, kan han vara uppmärksam.
Vik upp det hela
Använd sista stycket för att ange lösningarna på det problem du kom fram till innan du började skapa brevet. Om din lösning innebär mer ansträngning från din sida, gör det inte ont för att feta hjulen lite och låta honom veta vad din personliga investering kan vara. Om det finns några andra uppföljningsfrågor att diskutera, låt din chef veta när du kan vara tillgänglig. I slutet av brevet tackar din chef för möjligheten att arbeta med företaget och underteckna det. Lämna ditt telefonnummer och din e-postadress längst ner i brevet om du inte är säker på om din chef har det.
