En sekreterares uppgifter innefattar vanligtvis att göra researrangemang för sin chef och / eller andra anställda. Eftersom sekreterare oftast är ansvariga för att hålla schemat för upptagna chefer, tar de också hand om sina reseplaner och ser till att arrangemanget tas hand om, inklusive hotellbokningar och biluthyrning.
Planerar att göra researrangemang
När en sekreterare upptäcker att hennes chef måste resa för företag, måste hon lära sig exakta datum för den förväntade resan. Om du är ansvarig för att göra researrangemang för alla i din avdelning eller på kontoret måste du avgöra om andra anställda reser samtidigt. Beroende på vilket företag du jobbar för måste du kanske bestämma budgeten för resekostnaderna eller kontakta bokföringsavdelningen för att se om pengarna är i budgeten för resorna. Du måste ta reda på vilka hotell som ligger i det område där din chef ska resa, om hon har några preferenser och få kostnader och tillgänglighet för rum.
$config[code] not foundAtt göra researrangemang
Nu när du har bekräftat dagarna och antalet personer som reser, måste du göra de faktiska researrangemangen. En sekreterares uppgifter kan innefatta att gå online och göra reservationerna själv eller kontakta en resebyrå med alla detaljer. Större företag kan ha en reseavdelning där sekreteraren bara måste tillhandahålla den föreslagna resplanen och resebeskrivningen har ansvaret att faktiskt göra alla arrangemang. Ditt ansvar kommer även att innefatta granskning av bekräftelsen av arrangemangen och se till att de är korrekta. Du måste veta om din chef har några sittplatser på flygplanet, hur många bagagebitar som ska tas och om någon måste kontrolleras. Mötet eller konferensen som din chef håller på kan kräva att du reserverar sitt säte och du kommer förmodligen att vara ansvarig för att skicka RSVP på hennes vägnar.
Slutför arrangemangen
En annan del av att göra researrangemang är att ta hand om resebehovet för din chef medan hon är borta. Du måste veta om din chef behöver transport till flygplatsen eller om hon kommer att få ersättning för kostnaden för att parkera bilen på flygplatsen. Du bör ge en tryckt kopia av resplanen för din chef att använda när hon kommer till hennes destination så att hon kommer att känna till sitt dagliga schema och inkludera adresserna på hotellet och mötes- eller konferenslokalisering. Du kan boka en hyrbil i förväg som kommer att vara tillgänglig vid ankomsten eller arrangera att hotellbussen tar dig till hotellet. En sekreterares uppdrag när man gör researrangemang innefattar att se till att alla aspekter av resan är täckta.
