Är ditt företag blödande pengar? Så här stoppar du det

"Vi behöver prata om projektets budget …"

Ingen fras kan slå rädsla i hjärtat av junior och senior management lika som en brådskande e-post för att diskutera budgeten.

Om du är projektledare vet du alltför väl hur svårt det kan vara att hålla projekten i tid och på budgeten. Mellan förändrade projektomfång, orealistiska kundkrav och oväntade motgångar, kan hantera ett projekt ofta känna sig som herdingskatter.

Om du tycker att ditt lag löper löpande över budgeten (även om den ursprungliga budgeten verkade helt inom ballparken) kanske problemet inte ligger med ditt team, ditt ledarskap eller din klient, utan med de verktyg du använder. Ja, jag pratar om den dyra (och förvirrande) projekthanteringsplattformen du använder.

Att välja fel verktyg för online-projekthantering kan ställa upp ditt företag för en mängd problem. Det är ett av de vanligaste sätten att företag kan sluta slösa bort några allvarliga pengar utan att ens inser det. Kämpar du med att välja rätt programhanteringsprogramvara eller inte är säker på om din nuvarande plattform passar ditt lags behov?

Se upp för följande röda flaggor:

Röd flagga nr 1

Projektplanering och ad hoc-arbete använder inte samma plattform.

Projektledare spenderar 90 procent av sin tid att kommunicera. Ska inte din projekthanteringsprogramvara göra denna process enklare?

När du väljer ett projekthanteringssystem väljer du en plattform som gör det enkelt att spåra alla aspekter av dina projekt från ett enda system. På så sätt när ad hoc-uppgifter dyker upp kan du lägga till dessa uppgifter på samma projektplattform, vilket gör det enklare att spåra varje lagmedlems arbetsbelastning och tillgänglighet.

Identifiera enkelt vilka medlemmar som har mer tid i sitt schema och vilka är överdrivna för att seamlessly byta arbetsbelastning som prioriteringar och tillgänglighetsförändringar.

Röd flagga nr 2

Det finns ingen standardiserad ombordstigning.

När du hanterar ett virtuellt team är det första steget för framgång att standardisera ombordläggningsprocessen.

Få alla på samma sida från början med en grundläggande handledning för att använda den nya plattformen. Ange förväntningar om tillgänglighet med en kommunikationshandledning och kontaktinformation.

De bästa projekthanteringsplattformarna inkluderar virtuella chattverktyg och interna meddelandeprogram. Med samma chattverktyg som ingår i projekthanteringsprogrammet kan du direkt tweak uppgiftsuppdrag, lägga till anteckningar till olika jobb eller skifta tidsgränser utan att någonsin lämna programmet.

Röd flagga nr 3

Du använder en tjänst för projektledning och en annan för molnfildelning.

Ja, DropBox och Google Docs är bra, men jag tycker att när jag hanterar ett stort projekt är det mycket lättare att behålla alla filer på samma plats som att göra-listorna och skärmarna / samarbetsmötena.

Jag har mitt team med ett versionsnummer i varje filnamn och initialerna för den sista personen för att göra några ändringar i filen. På det här sättet, om det finns en fråga om innehållet eller det som ändrats, vet jag omedelbart vem du ska kontakta. Detta hjälper till att hålla filer från att bli begravda i en e-postkedja och redigeringar från att dupliceras.

Oavsett vilken filnamnkonvention du väljer väljer du ett system från dag ett för att hantera och spåra filer och behålla dem på ett och samma ställe.

Röd flagga nr 4

Det finns inget utrymme för samarbetsdiskussioner eller virtuella möten.

Det finns mer att projekthanteringsprogramvara än bara spåra uppgifter och lagra filer.

När du kör ett virtuellt lag kan regelbundna möten vara en utmaning. Med det sagt, utan tydlig kommunikation kunde hela projektet falla ifrån varandra. Välj en dag och tid (som måndagar klockan 10 och torsdagar klockan 2 på morgonen) för att ha en inkommande session för projektstatus varje vecka.

Var uppmärksam på gruppmedlemmar som bor i olika tidszoner; Middagsmöten är i allmänhet enklaste för alla att "delta". Har en viss dag och tid konsekvent planerad i förväg håller alla på samma sida och projektet går framåt.

Röd flagga nr 5

Massor av klockor och visselpipor, men inte tillräckligt med kärnfunktionalitet.

När du väljer en projekthanteringsplattform är det frestande att välja den med de mest fantasifulla funktionerna.

Var noga med att kärnfunktionen backar upp dessa klockor och visselpipor. Om det är fullständig integration med Gmail och DropBox, enklickstransformation från e-post till projektuppgift eller snabbmeddelanden inom en delad arbetsyta, välj de funktioner som är lämpliga för ditt virtuella team.

Wrike, Zoho Projects och Clarizen är tre populära webbaserade alternativ för projekt samarbete som erbjuder liknande funktioner. Innan du åker till en enda plattform, ta dem för en provkörning för att avgöra vilken som passar bäst för dina behov.

Slutsats

Avslutade projekt uppstår inte genom ren viljestyrka. Om du spenderar för mycket pengar på dyra projekthanteringsplattformar som inte får jobbet gör inte bara ditt företag botten, men saktar också produktiviteten och drar ut deadlines.

Få tillbaka på rätt spår med en projekthanteringsplattform som spårar uppgifter, översikter, lagrar filer, erbjuder en fullständig gruppmedlemsöversikt och ger enkla virtuella möten / snabbmeddelanden från samma plats.

Bandaged Wound Photo via Shutterstock