Affärsmöten över ljud- och videokonferenser har blivit en del av varje organisation. Borta är de dagar då endast IT-jättar brukade köpa online-samarbetsprogram för att bedriva affärsmöten via Internet.
Idag är det även småföretag som inser fördelarna med att använda samarbetsverktyg för webbkonferenser.
Resultatet är den långsamma döden av ansikte mot ansikte möten, som vi redan såg bevis på för ungefär fyra år sedan.
$config[code] not found- Cisco Systems avbröt sin försäljningsutbildning 2009.
- Apple drog sig ur sina framtida Macworlds.
- Många företag har till och med minskat sin styrka i händelse och mötesavdelningen följt av en kraftig ökning av virtuella möten.
Med antagandet av online mötesverktyg och programvara kan du spara 50-80 procent av kostnaderna, som annars används på hotellrum, uthyrning, transport, förpackning och marknadsföring. Hosting virtuella händelser kan kosta dig så lågt som $ 10 per dag i motsats till en investering på $ 200 till $ 1000 för en fysisk händelse.
Det betyder att du får samma för mindre.
Att bara ha ett webbkonferensverktyg garanterar dock inte framgång vid genomförandet av online-möten.
Det finns två sätt att titta på det.
- Först måste ditt mötesverktyg vara välsignat med alla fängslande och nödvändiga funktioner för smidig ljud- och videokonferenser.
- För det andra måste presentationsinnehållet vara engagerande nog för att fortsätta en interaktiv session.
Du måste ha rätt plattform för att vara värd för möten på nätet med alla sannolika samarbetsfunktioner samt anta välstrukturerade strategier för innehållspresentation för att hålla människor under en längre tid.
Om inte båda dessa aspekter är väl omhändertagna kan virtuella möten inte lyckas. Här är en lista över tips på webbkonferenser som du kanske också tycker är användbara.
Hur hanterar man båda kraven
Att vinna affärer över online-möten handlar om hur du gör kommunikationen enklare och mjukare mellan dina kunder och dina kamrater.
Bara hjälpa dem att seamlessly samarbeta om allt de vill föreslå, diskutera, granska eller uppnå i bekvämligheten av sitt eget kontor eller ens hemma. Och du är hemma.
Med tanke på att typen av engagemang och interaktioner vid online-möten helt och hållet beror på presentationsstrategier, affärsförväntningar och inriktning av innehåll bland deltagande individer, är det upp till dem hur de kan utnyttja tillgängliga verktyg och resurser optimalt.
Den mer specifika, sammanfattade och handlingsdrivna innehållet du presenterar i ett möte, desto högre kan du nå alla företags affärsmål och därmed stänga snabba erbjudanden.
Nu kommer det primära kravet att välja rätt verktyg. Du kan inte kompromissa med några av de premiumfunktioner som ledande leverantörer kan erbjuda dig. Det finns faktiskt ingen brist på bra webbkonferensverktyg på marknaden.
Nästa viktiga sak i din checklista är hur mycket bättre du betygsätter ett online mötesverktyg och plocka upp en lämplig för din verksamhet. Även om många av oss är medvetna om att det är smutsigt att genomföra möten via VoIP och telefon, finns det bättre sätt att optimera användningen.
I den här artikeln tar vi en titt på alla dessa 5 möjligheter.
Gör samarbete enklare, uppnåelig och intressant när som helst, var som helst
Din online-mötesprogramvara bör ha dem alla:
- Full kompatibilitet med alla populära webbläsare som Chrome, Firefox och Safari som deltagarna använder, så att ingen känner sig isolerade
- Stöd för hosting interaktiva presentationer, produkt demonstration och produktrecensioner, eller till och med granskning av affärsavtal tillsammans … allt för din kunds bekvämlighet
- Möjlighet att spela in, arkivera och återanvända mötesutgångar internt över lag och organisation för att analysera kunders krav och feedback bättre
- Smarterare sätt att ladda upp egna medier eller lägga till bilder på whiteboard från Flickr, så att du snabbt kan dela multimediainnehåll med deltagare som referenser, även när mötet är på
- Stöd för hantering av alla slags interaktioner (presentera, dela, diskutera, redigera och brainstorm) i realtid och naturligtvis, liksom flexibiliteten att gå över whiteboard-analysen senare för en detaljerad synvinkel.
Gör mötesrummet ser stort och dyrt ut
Ja, se och känna spelar mycket roll.
Ju mer du gör ditt mötesrum och väntrum intressant och engagerande för kunder, desto bättre är intrycket för ditt varumärke.
Att lägga till en företagslogo, med varumärkesfärger och attraktiva banderoller för meddelanden, kan göra din klient tänkande att du har tillämpat en anpassad design för att behandla mötet som en speciell och seriös.
Det är helt och hållet en varumärkeserfarenhet som dina kunder kommer att genomföra till deras nästa möten.
Det kanske med bra feedback kan hjälpa dig att sluta en avgörande affär.
Med varumärkesmallpaket kan du skapa unika mötesområden för var och en av avdelningarna eller grupperna inom och utanför organisationen och därmed behålla företagets identitet i ditt varumärke.
Aktivera Desktop Sharing och Remote Screen Control
Ett av de enklaste och mest effektiva sätten att öka publikens engagemang är att dela kontroll bland deltagarna.
Fjärrkontrollen ger frihet till medarbetare, kunder, gäster och besökare i hur de vill fortsätta med sina egna platser och presentationer.
Med alternativ för skrivbordsdelning kan team samarbeta med levande program som produktdemonstrationsvideor, dokumentöversyn, företags PowerPoint-presentationer, kalkylarkscheman eller pågående projekt. De får bättre kontroll över sina enskilda sessioner och håller diskussionerna öppna för 360 graders visningar.
Plats, tidszon, antal deltagare … inget kan vara ett hinder för att få ditt meddelande hört av andra och agerat på.
Aktivera kraften i privat och modererad chatt-session
Online-möten ska vara naturliga, interaktiva och konfidentiella ibland.
Privata diskussioner under ett pågående webbmöte hjälper till att klargöra många frågor som inte skulle lösas på annat sätt.
$config[code] not foundVid ett gruppmöte är det uppenbart att inte varje medlem förstår varje diskussionsämne i samma takt. Många gånger kvarstår deltagare med obevakade frågor som leder till förvirring och stora problem.
Missförstånd och kortare frågor kan leda till oenighet om ett gemensamt affärsmål. Sådana kommunikationsgap behöver snabbt svar under mötet själv, annars är det svårt att komma överens. Och det är det ultimata målet för något gruppmöte.
Privat chattalternativ garanterar att en deltagare får realtids återkoppling och reaktioner på en viss dagordning eller ett åtgärdsobjekt från en annan deltagare utan att störa andra i mötesrummet. Detta hjälper deltagarna att förstå varandras kommentarer och handlingar privat och på ett bättre sätt. Detta tar samverkan på nätet till en högre höjd.
Snabb en-till-en-chatt gör konversationer konfidentiella, så att problem löses snabbare och tyst utan att avbryta den gemensamma sessionen.
Ansök språköversättning för globala samtal
Affärsmöjligheter, partners och kamrater kan vara från någon del av världen. Därför kan global företagskommunikation vara på vilket språk som helst.
Språkområden bör därför inte vara ett hinder för online-konferenser, särskilt när deltagarna är modersmålsmedlemmar.
Du behöver en sådan online-mötesplattform som tillåter medlemmar att välja mellan så många som 50 olika språk som de föredrar att översättas, allt i realtid. Detta tar bort kommunikationshinder och låter konversationen flöda på högtalarens modersmål.
Som värd för ett online-möte måste du se till att varje medlem kan tillämpa språkinställningen med ett enkelt musklick på "Översätt" -knappen.
Flerspråkig chattkonversation kan också vara till hjälp för kundutbildning och supportteam. Med snabb chat-översättningstjänst kan kunder ställa frågor, moderata applikationer och göra mer under produktdemonstrationer på sitt modersmål. Detta ökar din chans att stänga fler affärer och behålla glada kunder.
Sist men inte minst måste din online-mötesplattform fungera oavsett geografisk plats, operativsystem och tidszon.
Om din befintliga online-mötesplattform ännu inte har införlivat alla dessa väsentliga funktioner är det rätt dags att leta efter ett alternativ. Bra samarbetsverktyg för nätverket förbättrar inte bara din produktivitet utan skapar också ett intryck av ditt varumärke för andra.
Möte Foto via Shutterstock
3 kommentarer ▼
