Hur man skriver en formell memo med bilagor och inledningar

Att skriva ett formellt memo är ett effektivt sätt att kommunicera inom ett företag. Skriv anteckningen med en auktoritativ röst som avser att informera snarare än att skrämma läsaren. Kompletterande information som ingår i noteringen är känd som en bilaga och bilagor ingår typiskt med bokstäver. Ett formellt memo innehåller specifika avsnitt och innehåller både författarens och assistentens initialer i slutet. Även om de flesta noteringar är en sida eller mindre, kom ihåg att inkludera en sammanfattande punkt i slutet av noteringen om den är längre än en sida.

$config[code] not found

Skapa rubriken till memo, som innehåller "Till", "Från" och "Ämne" sektioner. Bestäm vem som behöver ta emot en kopia av notatet. Om du innehåller bifogade filer, bestämma vem som behöver hämta bilagorna, och vem behöver bara en kopia av noteringen så att de är medvetna om informationen och att bilagorna har distribuerats (till exempel kan en chef ha skapat bifogandet och behöver inte nödvändigtvis en kopia). Inkludera namnen på alla för att få noteringen i avsnittet "Till" i rubriken. Människor som du vill kopiera går i "cc" delen av noteringen i slutet av noteringen. Det kan också finnas personer som du vill privata informera om noteringen. Dessa mottagare kommer att bli "blinda kopierade". De kommer att få en kopia av notatet, men inte offentligt listade i avsnittet "Till" eller "cc".

Skriv anteckningen i anteckningen tydligt och kortfattat. Använd direkt och formellt språk, men håll memo från att låta skrämmande eller nedsättande. Längre noteringar bör innehålla punktrubriker för att göra dem enklare att läsa.

Avsluta noteringen. I slutet av memohuset ska författarens initialer visas med assistentens initialer efter ett snedstreck "XX / yy." Författarens initialer kapitaliseras; assistenten är i små bokstäver. Nedanför ska två mellanslag vara ordet "Attachments (x)" med antalet bilagor som ingår i parentes om det finns mer än en. Ange sedan de personer du vill kopiera, eller "cc". Det ska finnas i ett listformat. Personer som är blinda kopierade bör skrivas i hand på sina kopior. Var noga med att inkludera "bcc" så att de vet att de har kopierats anonymt. Författaren till notatet bör börja med hans namn i avsnittet "Från" i rubriken innan noteringen distribueras.