Småföretagare är jackor av alla affärer, vilket är ett utmärkt attribut, men kan vara överväldigande om det inte finns tillräckligt med hjälp och verksamheten växer snabbare än förväntat. Digital teknik har dock infört många lösningar som har gjort det möjligt att driva ett företag med en hand utan att dra ut ditt hår. Det senaste verktyget att låna en hand är Microsoft (NASDAQ: MSFT) Bookings, en applikation som effektivt tar bort fram och tillbaka av tidtabell, vilket har blivit en uppgift i sig på grund av de många olika kontaktpunkterna som finns tillgängliga idag.
$config[code] not foundDen traditionella vägen
För småföretag som tillhandahåller tjänster är det viktigt att hålla sig till schemaläggningen av möten som är avgörande för att få in nya affärer. Det är en tidskrävande process som handlar om fram och tillbaka kommunikation, oavsett om det är telefon, email eller SMS.
Att anlita en person är givetvis ett alternativ, men de allra flesta småföretag är solooperatörer som sakta lägger till personal när intäkterna växer. Att behöva stoppa vad du gör och bryta dig bort från din kärnverksamhet - ger bästa möjliga service du kan för dina befintliga kunder - är kostsamt och ineffektivt. Men hantering schemaläggning för nya kunder eller ytterligare möten för befintliga kunder är vad som håller din verksamhet på väg.
Microsoft Bookings Route
Microsoft Bookings ger ditt lilla företag en unik webbsida som har all nödvändig information som dina kunder behöver planera sina egna möten, även om du inte är i närheten.
Sidan har utformats för att vara lika användbar om dina kunder är på en persondator eller en mobil enhet, förklarar ett inlägg i den officiella Microsoft Office Blogs. Baserat på tillgängligheten som du skickar för dig själv eller din personal väljer kunden den tjänst de vill ha, dag och tid. De skriver sedan in sina kontaktuppgifter och bokar avtalet.
Läs mer om hur bokningar fungerar i den här videon från Microsoft:
Bekräftelser och påminnelser
När avtalet har planerats av kunden skickar Microsoft Bookings dem en e-postbekräftelse direkt. Det ger också kunden möjlighet att lägga till avtalet i kalendern som en tilläggspåminnelse.
Dessutom bokningar kan du ställa in påminnelsemail innan avtalet. E-postmeddelandena skickas utifrån hur mycket meddelande du vill ge till dina kunder.
Den påminnande funktionen sträcker sig också till din personal. Om de använder Outlook-kalendern i Office 365, Outlook.com eller Google Calendar, läggs nya eller uppdaterade kundansökningar automatiskt till sitt konto.
Omläggning eller annullering av bokningar av kunder
Det finns ett flertal skäl till att en kund kan behöva avbryta ett möte, med Microsoft Bookings, kan de göra det med en självbetjäning som inte kräver samtal med någon. Allt de behöver göra är att klicka på länken i bekräftelsemeddelandet eller avtalet i kalendern. Länken tar dem till schemaläggningssidan där de kan avbryta det aktuella mötet och välja en tid som är mer lämplig för dem.
Ett annat bra inslag i denna ansökan är kontrollen som den ger ditt företag för att undvika sista minuten avbokningar. Du kan ställa in olika parametrar för hur länge kunderna måste ge avancerade meddelanden för att avbryta sina möten. Oavsett om det är timmar, dagar eller till och med en vecka, kommer du att kunna hantera avbokningarna mer effektivt så att du kan boka nya möten direkt.
Hantera dina möten
Med bokningar kan du hantera ditt möte om du är på ditt kontor eller ute och om. Appen låter dig se alla bokningar på din sida på en centraliserad bokningskalender, så att du kan ändra möten för att passa dina kunder.
Det låter dig också göra ett möte för en kund om du pratar med dem i telefon. Med funktionen splitvy kan du snabbt komma åt sidan för att se vilka som finns tillgängliga i ditt företag när som helst för att göra arrangemanget.
En kundlista med kontaktuppgifter genereras också varje gång dina kunder bokar ett möte med din sida. Du kan använda denna information för att hålla kontakten med dem, ge bättre kundservice eller erbjuda speciella kampanjer.
Microsoft säger att en kompanionsapp kommer att släppas under de närmaste veckorna för bokningar som tillåter auktoriserade användare att ha ett Office 365-abonnemang att hantera och se alla möten tillsammans med kundinformationen.
Växer med bokningar
Eftersom bokningar levereras via Microsoft Cloud, kommer det att skala och växa med dig, oavsett hur stor din verksamhet blir. Det kostar inte mer att skapa flera bokningssidor eller lägga till fler anställda, eftersom det bara kräver dina Office 365-prenumerationer.
Registrering för bokningar
Microsoft-bokningar rullar ut omedelbart för alla Office 365 Business Premium-abonnenter i programmet First Release. Alla andra Office 365 Business Premium-kunder över hela världen kommer att få den nya funktionen de närmaste månaderna.
Om du kvalificerar dig, måste du logga in på Office 365, öppna bokningar från app launcher och klicka på "Hämta nu" -knappen. Detta ber dig att fylla i nödvändig information om ditt företag, varefter du sparar och publicerar det. När processen är klar kan dina kunder börja boka avtal direkt.
Att boka ett möte och följa igenom kan ta tid bort från en av andra viktigaste aktiviteterna i ditt företag, vilket visar en bra service eller dina kunder. Och det här är speciellt sant om du är en entreprenör som bär många hattar i din verksamhet. För både kunder och företag är det ett besvär som borde undvikas när det är möjligt. Med Microsofts bokningar kan småföretag automatisera kommunikations- och bekräftelseprocessen för möten så att alla är på samma sida.
Bilder: Microsoft
Mer i: Microsoft
