Möten är en grundpelare i affärer - de leder beslut och handlingar. De mest produktiva mötena hanterar åtgärdsposter utan att ta bort tid från andra viktiga agendaproblem. Om åtgärder inte hanteras ordentligt kan värdefull tid gå i spill och diskutera uppgifter som inte fullbordas, misslyckas med att uppfylla de avsedda målen eller ge inget värde till organisationen. Effektivt hantera åtgärdsposter genom att stänga börjar med att fånga dem korrekt i mötesminuten.
$config[code] not founddefiniera
Definiera uppgifter tydligt och lämnar inget utrymme för feltolkning. Återställ åtgärden eftersom den dokumenteras för att se till att mötesdeltagarna håller med och förstår vad som förväntas. Tilldela åtgärden till någon som är närvarande i mötet och få den personen att muntligt erkänna ansvaret. Ett dåligt uttalat åtgärdsposter som tilldelats någon som inte var närvarande när problemet uppstod kunde vara öppet i obestämd tid.
Inspelning
Använd ett standardiserat format för inspelning av möten, med ett avsnitt som anges specifikt för en åtgärdspostlista. Att hålla formatet konsistent bidrar till att säkerställa att problemen tas rätt för att möjliggöra effektiv uppföljning. Spela in vad som måste göras, vem ansvarar för att se till att det händer, det datum som problemet uppstod eller åtgärden tilldelades och det datum som åtgärden förväntas vara klar. För varje uppgift, ha en primär ägare och en säkerhetskopierad person tilldelad - säkerhetskopian kan fungera som en samarbetspartner för den primära ägaren och stödja uppgiften om det tas upp.
Dagens video
Bragt till dig av Sapling Brought to you by Saplingdistribuera
Vänta inte för länge för att distribuera mötesminuter. Om någon tar elektroniska anteckningar under mötet kan protokollet vara klart för distribution så snart mötet stängs eller kort därefter. Långa förseningar kan orsaka deltagare att förlora känslan av omedelbarhet. Nyare åtgärdsuppdrag kan då ta större prioritet än de som utfärdats under mötet.
spårning
Använd åtgärdspostlistan för att spåra uppdrag baserat på de angivna förfallodagen. Om mötet var en del av en regelbunden serie, starta nästa möte med en granskning av öppna åtgärder. Informera deltagarna i förväg så att de kan förbereda alla nödvändiga presentationsmaterial för rapportering av framsteg. Om mötet var en unik eller fristående session, följde uppföljningen av aktionsägare individuellt eller i ett nytt möte uteslutande för att spåra åtgärder för att stänga.
Synlighet
Om förfallodatum saknas eller rapporterade åtgärder inte uppfyller förväntningarna, gör dessa fakta synliga för lagmedlemmar. Omfördela listan med åtgärdsposter, inklusive skriftliga kommentarer som tydligt förklarar vad som orsakade förseningen, varför åtgärden ansågs otillräcklig och vad som måste göras för att komma tillbaka på rätt spår. Om hanteringshjälp behövs för att ta bort vägspärrar, schemalägga tid med lämpliga medlemmar i ledningsgruppen för att ge en kortfattad sammanfattning av både problemet och lagets rekommenderade lösning.
Stängning
När en åtgärd är klar uppdaterar du åtgärdspostlistan genom att identifiera datumet som problemet avslutades. Omfördela listan till lagmedlemmar så att de kan se vilka åtgärder som stängdes och när. När alla har sett de stängda objekten, ta bort dem från listan. Stängda objekt kan arkiveras eller raderas, beroende på teamets behov eller förväntningarna hos ledningen.
