En av de mest stressiga tiderna för de flesta småföretagare är när kassaflödet blir stramt eftersom betalningar inte kommer in från kunderna. Inte nödvändigtvis att ditt företag inte har rört sig smidigt, men för att dina kunder inte betalar i rätt tid.
I den här handboken för fakturering och betalning vill vi dela med dig några bästa metoder för fakturering av dina kunder. Dessutom vill vi dela på sätt att se till att du får betalt i tid (eller så nära som möjligt) så att du inte behöver oroa dig för kassaflödet.
$config[code] not foundAnvänd Faktureringsprogram
Att använda faktureringsprogram som Hiveage har flera fördelar för ditt företag. Till att börja med visar det dina kunder att din redovisningsprocess är professionell och organiserad. De vet också att de inte kommer att kunna glida genom sprickorna och sakna en betalning.
I slutet kommer du enkelt att kunna hålla reda på specialerbjudanden som erbjuds specifika kunder, hur snabbt eller långsamt kunderna tenderar att betala, vilka fakturor som är förfallna och mycket mer.
Du kan också köra detaljerade rapporter som hjälper dig när kunderna är intresserade av sin fakturering jämfört med betalningshistorik. Du kan även köra dessa rapporter när kunder protesterar mot mängden produkter eller tjänster som de har fått i förhållande till de belopp som de har fakturerats.
Diskutera Fakturering detaljer i början
När du börjar jobba med en ny kund är det bra att få fakturering detaljer bekräftas så tidigt som möjligt. Vissa kunder stannar på en faktura betalning helt enkelt för att en sak, som ett inköpsordernummer saknas. Här är vad du behöver för att fastställa redan från början för att säkerställa en lyckad faktureringsdag.
Behöver din kund din W-9 i början av att arbeta tillsammans? Vill din kund ett specifikt projektnamn eller postnummer på varje faktura? Har din kund flera företagsadresser och behöver en viss på fakturering för korrekt routing? Hitta dessa saker så att de inte har en berättigad ursäkt för att försena betalningarna.
De flesta kunder har det bra att faktureras online via e-post. Men vissa vill fortfarande ha den papperskopan komma i posten. Var noga med att skicka din faktura i enlighet med detta.
Olika kunder har olika regler när det gäller fakturering. Vissa fakturor måste gå till bolagets ägare för godkännande, och sedan sänka sig till bokföring. Andra måste gå till redovisning med en CC till projektledaren du jobbar med så att de kan skicka sina OK till bokföring.
Ibland har du en kund där fakturan måste skickas som en PDF till en person för godkännande. Då måste det skickas till en annan person för godkännande. Slutligen måste det skickas till en extern redovisningsavdelning elektroniskt.
Ta reda på vad processen är för din kund och följ den i enlighet med detta.
Ange klart dina villkor
Överraskande anger vissa människor inte betalningsvillkor. De lämnar bara standard vid mottagandet på fakturan. Om dina betalningsvillkor inte betalas vid mottagandet, ska du ändra dem på din faktura i enlighet med detta. Annars antar folk att du inte ändrade betalningsvillkoren från standardinställningen och fyller i sina egna betalningsvillkor.
Tala om betalningsvillkor, ett sätt att se till att du får betalt innan du gör jobbet eller skicka produkten är att erbjuda en rabatt för förskottsbetalning. Dina kunder kommer att älska chansen att spara lite, och du kommer att älska det faktum att du inte behöver oroa dig för att bli stelnat.
Ange tydligt när du ska förvänta dig fakturering
Låt dina kunder veta i förväg att du faktiskt fakturerar i slutet av månaden, första månaden, mitten av månaden, varje vecka, varje vecka eller när ett projekt är klart. På det sättet vet de när de kan förvänta sig att få din faktura och förhoppningsvis vara på utkik efter det.
Erbjuda mer än ett sätt att betala
Bara för att 90 procent av dina kunder använder PayPal eller betalar online betyder inte den andra 10 procentviljan. Genom att låta dina kunder betala med kreditkort eller checka, kommer du att kunna avlägsna de flesta av betalningsbarriärerna för de flesta av dina kunder.
För att se till att dina kunder kan betala hur de vill, ta med din postadress på fakturan och aktivera ytterligare betalningsalternativ för att de ska betala online utanför PayPal.
Bra kreditkortsbehandlingalternativ till PayPal inkluderar Stripe, Braintree och Authorize. Alla tre har liknande prissättning vid 2,9% + $ 0,30 per transaktion. Ytterligare avgifter inkluderar följande.
- Braintree tar inte ut transaktionsavgifter på de första 50k som behandlas genom dem. De tar ut ytterligare 1% för internationella valutatransaktioner.
- Braintree och Stripe tar ut en återbetalningsavgift på $ 15.
- Stripe tar ut ytterligare 2% för internationella valutatransaktioner.
- Godkänn avgifter en $ 49 installationsavgift, $ 25 månads gateway avgift, 1,5% bedömningsavgift för internationella transaktioner och $ 25 återbetalningsavgift.
Så hur väljer du? Här är några frågor att fråga om ditt företag.
- Vill du acceptera betalningar via telefon eller på din mobilenhet personligen?
- Vill du bara acceptera standardkortsbetalningar (Visa, Mastercard, Discover, AMEX, etc.) eller vill du också acceptera nyare betalningsmetoder som Apple Pay, Bitcoin eller Venmo?
- Behöver du abonnemangs fakturering? Split betalningsalternativ?
- Har du kunder över hela världen och i länder som inte kan använda PayPal?
När du har svarat på dessa frågor borde du kunna matcha betalningsprocessornas funktioner med dina behov för att bestämma vilken som är rätt för din verksamhet.
Observera också att om du har kunder som inte betalar via PayPal eftersom de har något mot PayPal, kanske de inte gillar Braintree, antingen eftersom Braintree har förvärvats av PayPal.
Bekräfta att du skickade fakturan
Du vet att du kan lita på din faktureringsprogram. Så du behöver inte nödvändigtvis göra detta för att du inte tror på din programvara, men mer för att få den första påminnelsen om att ja, du har skickat din faktura.
Efter att du skickat en faktura till en första gångskund, maila den person som ska få fakturan och alla som behöver kopieras på den som du just har skickat i din faktura. Det kan inkluderas som ett ledigt omnämnande som följer med dina projektuppdateringar.
Du behöver vanligtvis bara göra det med första gången kunder eller kunder som är rutinmässigt sena med betalningar. Med förstklassiga kunder kan du se till att faktureringsuppgifterna är korrekta.
Skicka varma påminnelser
Inte alla betalar 100% i tid. Vissa människor kommer legitimt att vara så upptagna att de oavsiktligt glömmer din faktura. I början vill du anta att din faktura har glömts av misstag och ramma dina påminnelser i enlighet därmed.
När du skickar tillbaka en faktura, är några bra sätt att närma sig en fakturapåminnelse följande, inklusive viss formulering för speciella situationer.
- Jag märkte att du inte har tittat på min faktura än. Bara om det inte kom igenom korrekt skickar jag det vidare. Jag bifogar även en kopia via PDF i ett separat e-postmeddelande. Du vet aldrig med spamfilter idag.
- Jag vet att du har varit upptagen med den nya projektlanseringen nyligen. Bara om det begravdes i din inkorg, här är min faktura för förra månadens arbete.
- Jag hoppas att du hade en bra resa! Jag vet att du antagligen har fått mycket att göra, så jag ville se till att det var högst upp på listan eftersom det har varit 30 dagar.
- Det här är bara en vänlig påminnelse om min faktura från förra månaden. Tiden flyger, men eftersom det har varit 30 dagar trodde jag att jag skulle låta dig veta.
För det mesta ska detta lösa problemet och du ska få ett svar - och betalning. Om du inte får ett svar från en person kan du alltid skicka en mild påminnelse till någon annan. Låt den personen veta att du inte hört tillbaka om din faktura och att du vill se till att den gjorde det till dem.
Om du inte har personliga påminnelser, så är det bra också. Du kan välja att skicka automatiska påminnelser istället!
Sätt ner foten
Om ovanstående påminnelser går obemärkt, kanske du måste bli lite mer aggressiv. Detta är särskilt viktigt om fakturan har blivit allvarligt förfallna. Det finns några saker att tänka på innan du tar denna väg.
- Vill du att detta företag ska förbli som kund? Om du gör det, kan du vara sympatisk med en långsam betalning, vilket kan tjäna dig för sin framtida lojalitet.
- Kan du stoppa leverans eller tjänster på grund av bristande betalning? Återigen kan detta val komma ner om du vill att detta företag ska vara en kund.
Med dessa svar i åtanke, agera därefter. Börja med att skicka din faktura, både digitalt och via mail. Ring din kund och låt dem veta att du förstår att saker kan vara tuffa, men du har slutfört avtalade tjänster eller skickat produktleveranserna. Således betalas nuvarande betalning omedelbart.
Ja, det här kan vara obekväma. Men det är också affärer. Du är sannolikt inte den enda leverantören som din kund är sen betalning till, så du kommer inte vara den enda som verkställer problemet. Men om du är den enda som sätter press på dem, kommer du sannolikt att få betalt först. Eller åtminstone först efter väsentliga verktyg, hyror och andra räkningar betalas.
Att fortsätta på frågan kan vara frustrerande för både dig och din kund, men det kan vara nyckeln till att få betalt. Några småföretagare har rapporterats betala så sent som två år efter det att en räkning skulle betalas. Medan sent är aldrig bra är det bättre än aldrig.
Faktura Bild via Shutterstock
Mer i: Populära artiklar 9 Kommentarer ▼
