I den här dagen av det elektroniska kontoret är det möjligt att ta begreppet arkiveringshandlingar för givet. Att utveckla effektiva kontorsinspireringspolicyer kan hjälpa till att hålla viktiga dokument tillgängliga och aktiva dokument lätt att hitta. Oavsett hur mycket dokumentation som görs på datorer, kommer det alltid att finnas en viss mängd som måste skrivas ut och arkiveras för hand. Håll dig på kontorsarkivering och du kan köra ett effektivare kontor.
$config[code] not foundAnsvar
Oavsett hur detaljerad en kontorsinspektionspolicy kan vara, måste någon vara ansvarig för att genomföra politiken dagligen för att den skall bli effektiv. Delegering av registreringsmyndigheten kan variera beroende på hur mycket information som ska arkiveras, komplexiteten i arkiveringssystemet och hur ofta information hämtas och måste återinsökas.
Med en bra registreringspolicy ska ansökningen endast göras av den ansvariga personen. Om någon annan tar bort ett dokument bör det finnas en regel att dokumentet placeras i en "in" -korg som ska arkiveras av den ansvariga parten. Om det finns flera personer som ansvarar för arkivering, bör du skapa ett system i varje mapp där den sista personen som arkiverade något måste skriva in sina initialer. För att upprätthålla ett bra arkivsystem måste ansvariga personer hållas ansvariga.
Färgkodning
Enligt PowerHomeBiz.com är ett av sätten att hålla dina filer organiserade genom färgkodning av dem. Du kan färgkodsfiler genom att använda färgade flikklistermärken, eller du kan köpa filmappar av olika färger för användning i dina skåp.
När du separerar efter färg kan det vara mer effektivt att använda färgkodningssystemet för de mer omfattande rubrikerna och sedan ett annat system för underrubrikerna. Till exempel kan alla finansiella dokument läggas i gröna filer, men dokumenten om skatteinformation skulle ha sitt eget system på plats. Experimentera med färgkodning av ditt färgkodningssystem. Gröna mappar kan användas för finansiella dokument, men röda flikklistermärken kan sättas på den skatterelaterade informationen.
Dagens video
Bragt till dig av Sapling Brought to you by SaplingAktiv och arkivering
Dina mest använda filer kommer att vara de som ska betraktas som aktiva, och de som inte regelbundet kan hänvisas till kan arkiveras. Ett aktivt filsystem är dynamiskt och ger utrymme för expansion och tillägg. När ett dokument har bedömts bortom sin aktiva fas flyttas det till arkivering. Håll dina aktiva filer tillgängliga för dem som behöver dem, och fortsätt organisera dina aktiva filer varje dag.
