Inte bara skapar en papperslös arbetsplats företag sparar pengar och spenderar mindre, men det sätter dem också på vägen till att vara mer miljövänliga. Om du funderar på att utbyta filskåp som spricker med berg av dokument för ett papperslöst system, men är osäker på var du ska börja, ta en titt på följande 10 steg för att gå papperslös.
Går papperslös på jobbet
Dela filer digitalt
Istället för att förlita sig på skrivaren för att skriva ut hordar av dokument delar du filer med kollegor via digitala metoder, till exempel Google Dokument. Eftersom denna kostnadsfria tjänst via Gmail ständigt sparar, kommer arbetsfilerna aldrig att gå vilse, till skillnad från en kopiator!
$config[code] not foundNick Candito, medgrundare och VD för Progressively, berättade för småföretagstendenser av några viktiga sätt att gå papperslösa hjälper företag. Talit om "vidhäftning" och hur digitalisering förbättrar arbetsmetoder, sa Candito:
"Det är ingen tvekan om att digitalisering förbättrar samarbetet. När alla har tillgång till de viktigaste dokumenten och konsekvent samlar in rätt information för rätt person när det behövs, smörjer du hjulen i din kommunikationsmotor. "
Spara filer i molnet
Företag i alla storlekar är beroende av pappersarbete, som snart monteras för att bli höga krav på lagring. I stället för att fylla på viktigt pappersarbete i arkivskåp, lagra dem bekvämt på molnbaserade system, till exempel Dropbox. Dessa papperslösa digitala system sparar otroligt mycket utrymme på kontoret, för att inte tala om hjälper till att hålla viktiga dokument säkra.
Skanna och faxa inte mer
Skanna och faxa dokument kräver att du använder papper. Hjälp ditt företag att vara papperslös genom att använda en skannerapp på din telefon för att skanna dokument. De sparade dokumenten kan sedan konverteras till PDF-filer och delas med kollegor via e-post.
Uppmuntra digital kommunikation
Uppmuntra din personal att anta en kultur av digital kommunikation, där tidigare pappersbaserade kommunikationsmetoder, som postfakturaer och lönefrakt, ersätts med digitala metoder som e-post och snabbmeddelanden.
Att lita på digital kommunikation istället för pappersbaserade meddelanden hjälper dig att spara din affärstid. Candito noteringar, som använder digitalt istället för pappersarbeten, gör det möjligt för ledningen att "övervaka dina affärer och viktiga samarbeten i realtid och med sikte på att analysera flaskhalsar för att förbättra dem och därigenom förbättra resultaten."
Byt pappersräkningar och uttalanden för digitala enheter
Oavsett om det är energibrev, kontoutdrag eller entreprenörsfakturor, genererar alla företag räkningar och uttalanden. Om dina fakturor fortfarande är skapade i pappersformular, fråga bara om att de skickas digitalt. I allmänhet föredrar de som banker och andra organisationer att skicka digitala uttalanden och mail, eftersom det sparar på utskrifts- och postkostnader.
Generera digitala visitkort
Visitkort, medan det är väsentligt, kräver stora mängder trädgråt papper. I stället för att utplåna din plånbok med en massa visitkort, digitalisera ditt visitkort. Det finns gott om programvara och appar som finns, som Pearl Scan och CamCard, som skanner visitkort och konverterar dem till ett digitalt dokument.
Använd elektroniska signaturer
Även våra signaturer kan signeras elektroniskt. I stället för att skriva ut ett dokument, underteckna det fysiskt med en penna och skicka det till en mottagare, kan signaturer signeras elektroniskt, vilket innebär att det inte finns något behov av tidskrävande och dyrt pappersarbete. Abode Reader kan användas för att underteckna dokument utan att behöva skriva ut någonting.
Sådana digitala metoder kan bidra till att förbättra företagets säkerhet. Candito säger, "Med digitaliserade processer, identifiera styrning och åtkomstkontroll gör att bara de rätta personerna kan komma åt vissa dokument och system."
Sifta och sortera befintligt pappersarbete
För att framgångsrikt skapa ett papperslösa kontor måste du "tona ut" några av de befintliga papper som kan ha suttit på kontoret under de senaste 20 eller till och med 30 år. Tilldela en morgon eller längre för att siktas genom gammalt pappersarbete och bestämma vad som kan sättas genom sheddern. Att eliminera överflödigt pappersarbete från kontoret kommer att skapa mer utrymme, liksom att vara oerhört tillfredsställande!
Gör möten Paperless
Snarare än att ge ut pappershandouts på möten, använd projektorer och teknik som överför informationen du vill dela från en vis källa.
Tågpersonalen ska vara mer digitalt kunnig
En papperslös verksamhet kräver lite digitalt kunnande. Från uppgifter som att skicka dokument via e-post till att använda molnbaserade system för att lagra filer, om din personal saknar digital ansträngning, investerar tid och pengar i att träna dem, kommer sannolikt att visa sig vara en givande och ovärderlig långsiktig investering.
Candito säger att han är fri från papper bidrar till att optimera prestanda och företagets bottenlinje och säger:
"I sista hand, vad du skjuter för när du går papperslös är en förbättrad kundupplevelse och därmed en förbättrad bottenlinje.
Kasta pappersfoto via Shutterstock
2 kommentarer ▼
