Att planera en händelse är en process som kan vara både utmanande och tidskrävande, men är ett mycket effektivt sätt för företagen att marknadsföra sina varor och tjänster. Vissa utmaningar är att välja en plats, hantera inbjudningar, organisera svar och spåra betalningar.
Ta en titt på följande tips för att hjälpa dig att övervinna dessa utmaningar och omvandla din eventvision till en exceptionell verklighet:
Planera för framgång
Tänk på publiken när du planerar en händelse. "När" och "Var" är viktiga överväganden för att maximera närvaro. För varje händelse bör du ställa in två mål: vad du hoppas uppnå, och vad du hoppas dina deltagare kommer att uppnå. Dessa planeringstips hjälper till att fokusera dina ansträngningar, kommunicera effektivt och ge en meningsfull upplevelse för alla involverade.
Inbjudningar - Gör det Personligt
Det är en mycket bra chans att din kunds första intryck om din händelse kommer att bero på din emailinbjudan, så din inbjudan måste vara engagerande. Din inbjudan ska se professionell och kommunicera grundläggande information om ditt evenemang. Här är några tips för att skicka bra online-inbjudningar:
- Det är viktigt att segmentera din lista. Du vill bjuda in de personer som är mest intresserade.
- Personifiera det (inkludera inbjudningsnamn).
- Märka inbjudan med ditt företags logotyp och färger. Dina kunder borde veta att det kommer från dig utan att se ett enda ord.
- Inkludera syftet med och fördelarna med att delta i din händelse.
- Ange tydliga detaljer om var, när och kostnader som är förknippade med evenemanget, samt kontaktuppgifter.
- Inkludera en karta, om möjligt, och körbeskrivning.
Främja Proaktivt
Inbjudningar kanske inte räcker för att garantera ett förpackat hus. Det finns några extra steg som kan bidra till att öka medvetenheten, uppmuntra närvaro och fylla platser vid ditt evenemang. Förslag inkluderar:
- En händelsespecifik webbplats. Det här är ett bra ställe att lista alla detaljer om evenemanget: den allmänna beskrivningen, syftet, avgifterna, aktiviteterna, länkar till andra webbplatser, speciella gäster och ytterligare resurser.
- Gilla den ursprungliga inbjudan, se till att alla kampanjer inkluderar ditt varumärke, företagslogotyp och färger.
- Om händelsen är öppen för allmänheten, överväga att marknadsföra din händelse på sociala nätverk. Min erfarenhet är att sociala nätverk kompletterar marknadsföringsverktyg som e-postinbjudningar. Jag finner att jag kan öka närvaro med minst 10% eller mer genom att integrera sociala nätverk i mixen.
- Kom ihåg att skicka en påminnelse i dagarna fram till evenemanget.
- Inkludera en händelsekalender för att främja framtida händelser.
- Fånga mer än standardinformation för användning i framtida marknadsföringsinsatser.
- Om det finns avgifter för ditt evenemang, samla dessa under registrering. Samla avgifter elektroniskt undviker säkerhetsriskerna vid hantering och lagring av kreditkortsnummer på din egen dator. Och om du kan få registranter att betala vid registrering, får du ett fast engagemang från de individer som de kommer att delta i evenemanget.
- Om du samlar in avgifter, alltid inkludera en återbetalningspolicy.
Utnyttja de rätta verktygen
Småföretag bör värdera sitt varumärke och sträva efter professionalism när de kommunicerar med sina kunder och framtidsutsikter. Ett verktyg utformat för professionellt bruk erbjuder den bästa lösningen för att möta dessa krav. Precis som med e-postmarknadsföring och online-undersökning, finns det tillgängliga verktyg som hjälper dig att planera, spåra och hantera din händelse.
Gör det räkna
Det finns alltid möjlighet att förbättra din händelse efter det faktum. Aktiviteter efter aktiviteter kan avslöja användbar information om vad som fungerade och hur du kan förbättra din nästa händelse.
- Spåra dem som deltog i vs. de som inte gjorde det.
- Skicka en snabb uppföljningskommunikation för att inkludera höjdpunkter i evenemanget, bilderna och den övergripande sammanfattningen.
- Gör en efter-händelseundersökning av deltagare för att fånga upp sin erfarenhet vid evenemanget.
- Fråga om områden för förbättring i din nästa händelse.
Från planering före händelsen efter analys efter en händelse kommer en framgångsrik händelse att gynnas av att använda rätt online-lösning. Genom att följa dessa förslag kan du vara mer produktiv på kortare tid, se professionell och ge en tillfredsställande händelseupplevelse för dina deltagare.
15 kommentarer ▼
