Om det fanns ett enda ord för att beskriva hur små och medelstora företag har förändrats under det senaste decenniet skulle det förmodligen vara "teknik".
På relativt kort tid har tekniken fått mindre företag att:
- Gå från huvudsakligen lokala företag, för att dra in globala marknader.
- Operera med fjärr- och distribuerade arbetstagare, vilket reducerar kontokostnaden.
- Få mer genomströmning med automatisering.
- Betjäna kunder bättre genom teknik.
- Nivån på spelplanen när det gäller att konkurrera med större enheter.
- Untether ägare och personal från våra skrivbord, integrera arbete och livet bättre.
Hur stannar ditt företag mot dagens 21-talets småföretag? Titta in i dagens småföretag och dess bästa praxis för att se hur du jämför. Dagens småföretag följer dessa fem bästa metoderna:
Bästa praxis 1: Dela filer i molnet
Inte längre behöver dina viktigaste filer, oavsett om dokumentbilder eller video, lagras på hårddisken eller på en server på plats. Eller (skräck) i pappersarkiv.
Låt oss bara ta ett scenario. Tänk dig att göra en kundpresentation. I det förflutna skulle du behöva ladda ner presentationen och ta den med dig. Om du glömde eller du behövde förändringar i sista minuten, kunde en assistent eventuellt maila filen till dig på vägen. I det förflutna har jag slösat bort mer tid än att bara försöka samordna presentationer under resan än jag bryr mig att minnas.
Idag är det så mycket lättare. Det handlar bara om att dra filer från molnet, oavsett om du är på en konferens eller på kundens huvudkontor i en avlägsen stad.
Att dela filer i molnet är dock mer än bekvämlighet när du reser. Dagens småföretag driver virtuella kontor med hjälp av molnverktyg för att möjliggöra samarbete med partners och anställda över hela landet och över hela världen.
Och du behöver aldrig oroa dig för ett hårdvarufel som orsakar en katastrof om du har sparat alla filer och data i molnet. Har varit där, gjort det - och att spendera timmar som försöker återställa förlorade filer är aldrig vacker.
Det finns ett antal verktyg för att hjälpa till idag. Till exempel kan Microsoft OneDrive synkronisera och lagra filer, så att de kan nås från vilken webbläsare eller mobilenhet som helst. Ännu bättre kan du ställa in datorer för att spara allt till OneDrive som standard så att du och din personal aldrig behöver manuellt överföra någonting till molnet.
Det betyder att du kan dela och samarbeta var som helst. Med Office 365 kan du skapa virtuella nätverk med upp till 300 användare som kan dela filer via webbversioner av Outlook, Word, Excel och PowerPoint.
Om ditt företag behöver växa snabbt kan du skala på ett billigt sätt via SharePoint på Microsoft Azure.
Bästa praxis 2: Förstärka samarbetets kraft genom samarbete
Tekniken har också gjort det möjligt för arbetstagare att samarbeta var som helst. Ett verkligt virtuellt kontor har uppstått, en vars anställda inte längre behöver vara i samma stad eller ens på samma kontinent.
Det finns många tekniska verktyg som kan låta dig, dina samarbetspartners och medarbetare vara medförfattare i Word, PowerPoint och OneNote.
Skype for Business kan du få in och hålla möten genom snabbmeddelanden, skärmdelning, samtal eller videochatt. Här vid Small Business Trends bygger hela vårt team på Skype för att samarbeta. Till exempel håller vi våra möten i Executive Team via Skype medan vi tittar på mötesrapporter om delade molndokument. Dessutom använder vi Skype för att hålla kontakten med frilansare och partners, eftersom det är så allestädes närvarande nästan alla vi stöter på har ett Skype-ID.
Har du dokument med viss information du behöver dela med dig och viss information du inte vill dela med dig? Microsoft GigJam ger ett genombrott sätt att dela rätt information med rätt personer i realtid.
Bästa praxis 3: Gör säkerhetskärnan till operationer
I åldern av internet är datasäkerhet lika viktig som fysisk säkerhet för dina kontor.
En mängd olika verktyg finns för att hålla dina företagsuppgifter säkra i en värld av skadliga program, phishing, värdfildirigeringssystem och mer. Det viktigaste som det moderna småföretaget gör är att integrera säkerheten så djupt i den dagliga verksamheten, att du och dina arbetare inte behandlar det som en speciell händelse. Datasäkerhet är helt enkelt på alla nivåer hela tiden.
Dataskydd är inbyggt med Enterprise Data Protection och Office 365 Mobile Device Management för alla enheter - även för "ta med din egen enhet" -situationer.
Du kan säkert få tillgång till innehåll var som helst med Multi-Factor Authentication för när du är borta från företagsnätverket. Säkerhetsuppdateringar för Office 365 tillhandahålls varje månad för att säkerställa att du kan hålla din dator säker.
Åh, och glöm inte det fria Windows Defender-antivirusskydd som är integrerat i Windows 10, och Windows Hejansökningsskydd för varje arbetare.
Bästa praxis 4: Utnyttja kraften i AI
Tekniken har gått med i näringslivet som mer än ett verktyg. I dag fungerar tekniken i form av artificiell intelligens nästan som en mänsklig arbetare.
Virtuellt hjälpmedel kan aktiveras från en stationär eller mobil enhet och ge viktig information i bråkdelen av den tid det kan ta för att göra själva forskningen eller tilldela den till en anställd.
Cortana kan till exempel hantera din kalender och ge dig avtal om påminnelser, spåra paket, lag, intressen och flyg. Cortana kan skicka e-post och texter, skapa och hantera listor och öppna vilken app som helst i ditt system.
En annan iteration av denna smarta teknik - bots - kan svara på kundernas enkla frågor och ge information som är avgörande för att ge bättre kundservice.
Genom Microsoft Bot Framework kan du bygga dina egna robotar för att interagera med systemanvändare och kunder genom textning, Skype, din webbplats eller Office 365-post.
Bästa praxis 5: Arbeta på vägen eller på distans
Arbeta på distans ger många fördelar.
Det är mindre tid bortkastad pendling och mindre stress. Dessutom är anställda som arbetar hemifrån ofta lyckligare, bättre kopplade till sitt jobb och mer produktiva när de får valet.
Tekniken gör det enkelt att hålla kontakten.
Till exempel fungerar hela mitt företag praktiskt taget. Alla i småföretagstrender arbetar från sitt hemkontor. Utan delade filer, samarbetsverktyg och en mängd olika mobila enheter - skulle vi inte kunna använda.
Det finns också svåra affärsmässiga fördelar. Genom att utnyttja tekniken för att fungera så har mitt företag kunnat maximera lönsamheten och självfinansieringen vår tillväxt, eftersom överhead är låg.
Våra arbetstagare gör jobbet passande runt våra liv - inte tvärtom. Vi är inte knutna till våra skrivbord. Om vi behöver tillgång till en fil kan vi ringa upp den på våra mobila enheter, var vi än befinner oss. Vi är fria att resa eller helt enkelt springa ärenden för att hålla kroppen och själen tillsammans.
Förhoppningsvis har jag gett dig en smak för det moderna SMB, inklusive fem bästa metoder. Det som är viktigt att inse är att Microsoft kan vara din partner för att omvandla ditt företag till det moderna SMB och fullt ut anta dessa bästa praxis. Därför är jag glad över att vara en Microsoft Small Business Ambassador, eftersom jag har använt kraften i teknik för att driva mitt företag i dagens värld på ett kostnadseffektivt och effektivt sätt. Och Microsoft har varit kärna för att möjliggöra det.
Vid det här skrivandet deltar Anita Campbell i programmet Microsoft Small Business Ambassador.
Modern Business Person Foto via Shutterstock
Mer i: Sponsrat 1
