Medan många småföretag kan använda sig av programvaran, finns det tillfällen då en mer anpassad lösning - antingen som en ändring av befintlig programvara eller något helt nytt - blir nödvändigt.
Men vilka kriterier bestämmer när en anpassad lösning, utöver lådan, är det rätta valet? När behöver du göra ett build-versus köp-programbeslut?
$config[code] not foundFör svaret vände Small Business Trends sig till Jim Hutchings, affärsanalytiker med Trifecta Technologies, ett företag som anpassar programvara för att passa företagets behov mer exakt. Han gav följande tio tips:
Drivrutiner bakom en byggnad jämfört med köp programvarubeslut
1. Manuell lösningar
Företaget kan använda manliga lösningar för att följa rutinuppgifter eftersom programvaran inte gör jobbet.
"När en uppgift tar mycket längre tid än vad det borde, det är första tecknet använder företaget manuella lösningar, till exempel att använda Post-it-anteckningar för att ställa påminnelser", sa Hutchings. "En anpassad lösning kan hjälpa till i det fallet."
2. Dålig adoptionshastighet
En dålig adoptionsgrad för befintlig programvara är en annan indikatoranpassning kan vara nödvändig.
"Om anställda går ut ur deras sätt att inte använda programvaran, det är ett tecken som de inte tycker om det," sa han. "Tvingad adoption kommer inte heller att leda till effektivitet utan kommer att leda till att arbetarna griper och klagar."
3. Svårighetsutbildning
Ett företag kan behöva en skräddarsydd lösning när det är svårt att utbilda anställda på programvaran.
"Det kan vara så att ämnesexperten inte är tillgänglig för att träna eller att programvaran är föråldrad och svår att använda," sa Hutchings. "Ämnet expert kan också ta en" Det är lättare att göra det själv än att utbilda andras inställning, på grund av svårigheten. I det här fallet skulle en skräddarsydd lösning anpassas till företagets behov.
4. Säkerhetsprocess som inte stöds
Det kan finnas tillfällen då kundrelationshanteringsprogrammet (CRM) som används inte fullt ut stöder försäljningen. För att illustrera, Hutchings erinrade om en förekomst när en kunds CRM-programvara inte kunde tillgodose behovet av kontrakt med en speciell prissättningsmodell.
"Vi lade till en komponent som använde ett anpassat arbetsflöde för att gå igenom en specifik reglerbaserad process för att rymma klienten," sa han. "Det förenklade säljprocessen på ett sätt som programvaran inte kunde göra."
5. Flera program för ett enda jobb
Ett annat fall där anpassning blir en faktor är när olika programvaror krävs för att utföra ett enda jobb - vilket Hutchings kallat "Frankensteining" för programvara.
"Detta tillvägagångssätt är inte fel per definition, men det ger ineffektivitet", sa han. "Om du inte kan använda bara ett program, finns det ett problem."
Hutchings listade två exempel för att göra sin poäng.
"Använda Word istället för Excel för att skapa ett bord är ett exempel," sa han. "CRM är en annan. Använda ett CRM-program för det mesta av försäljningsträdet men lägga till Excel-kalkylblad för rapportering - du får inte riktiga effektiviteter. "
6. Systemkonvertering
Ett företag som är missnöjd med ett program kanske vill migrera till en annan, en uppgift som inte alltid är lätt.
"Att flytta data från ett system till ett annat kan vara en svår uppgift som kan kräva anpassat arbete, säger Hutchings. "I så fall skulle en programvaruanpassare bygga en motor som konverterar data automatiskt till dig."
7. Automationskrav
När som helst ett företag skulle dra nytta av automatisering är en indikation att den behöver anpassad programvara, enligt Hutchings.
"Om du bara säljer saker - med hjälp av försäljningssoftware för att göra en förändring, till exempel - kanske du är okej med en ur lådans lösning som Square eller Clover", sa han. "Men om det finns något samband med löneavgifter, tidtabeller, redovisning, lager, inköp, supply chain management eller prognoser, är det bäst att sätta in en anpassad lösning."
8. Scalability och Business Growth Överväganden
Utanför lådan kan programvaran sakna flexibilitet eller skalbarhet, vilket hindrar företagstillväxten.
"Anpassning behövs i det fallet för att stödja tillväxten," sade Hutchings. "Ett företag kan ta ett stegvis tillvägagångssätt, lägga till olika funktioner eller expandera till olika användargrupper inkrementellt över tiden."
9. Anpassad Branding eller Design
Ett företag kan dra nytta av anpassad branding eller design som ett sätt att skilja sig från konkurrenterna. Hutchings citerade Carlo's Bakery (hem för "Cake Boss") som ett exempel.
"Trifecta byggt ett försäljningssystem som använde en iPad där bland annat en kund i samförstånd med bagaren kunde göra en egen kaka från grunden, säger han. "När linjer började bilda runt hörnet efter debut på TV-servern kunde anställda gå ut och använda iPad för att ta order och minska väntetiden. Det bidrog till att behålla kunderna. "
10. Licensavgifter
Ett slutgiltigt kriterium för att avgöra om det är bäst för verksamheten som är bäst av verksamheten eller inte är avsett för licensavgifter, vilket enligt Hutchings kan vara kostnadseffektivt.
"Priset är den första aspekten," sa han. "Licensavgifter för programvaran kan vara mycket dyra, i vilket fall kundanpassade kan vara mindre kostsamma på lång sikt. Det är inte till skillnad från leasing kontra köp av bil. "
Ytterligare råd
Hutchings lade till följande råd för att hjälpa till i beslutsfattandet för att köpa programvara:
"Analysera avkastningen så att du kan göra dina pengar tillbaka," sa han. "En budget på 5 000 dollar kan vara allt som krävs för att bygga en anpassad lösning. Var bara säker på att du kan göra dina pengar tillbaka i effektivitet eller stordriftsfördelar. "
Hutchings sa att företagen bör först vet ut ur rutan programvara, för att se om det uppfyller kraven, och sedan titta på anpassade alternativ som behovet uppstår.
Han rådde också att företag inte glömmer de dolda kostnaderna i samband med användarupptagning, till exempel utbildning, och att de är medvetna om förlorade kostnader, vilket kan kräva en budgetökning.
Samarbete i samarbete med Shutterstock
Kommentar ▼
