Svara telefoner
Telefonsvarare är en nödvändig uppgift, oavsett bransch eller specifikt fält. Kontorsadministratörer bör ha utmärkta telefonkunskaper samt en vänlig och trevlig röst. Som kontorsadministratör talar du till kunder, leverantörer och andra yrkesverksamma. Du kan behöva svara på frågor, adressera problem eller hänvisa en uppringare till en annan företrädare för företaget.
$config[code] not foundschemaläggning
Om du är den enda kontorsadministratören hos företaget kommer du sannolikt att vara ansvarig för att hålla en organiserad kalender med möten och evenemang. Du kan vara ansvarig för bara en person eller för en hel personal. Instanser inkluderar ett brett utbud av affärer, såsom inställning av möten med kunder eller planering av veckovisa personalmöten. I vissa fall tjänar administratörer också som personliga assistenter, så du kan hitta dig själv att organisera gräsmatta eller poolvård, bekräfta middagsbokningar eller förbereda resebokningar för din chef.
Kommunikation
Som kontorsadministratör kommer du sannolikt att vara företagets röst, ofta på uppdrag av dina överordnade. På grund av detta är det en väsentlig förutsättning att ha exemplifierande interpersonella färdigheter. Inte bara kommer du att kommunicera bland människor inom och utanför företaget, du kommer också att vara ansvarig för att återlämna viktig information. Kommunikationen kommer att äga rum ansikte mot ansikte via telefon, brev och fax och via e-post.
Dagens video
Bragt till dig av Sapling Brought to you by SaplingDatainmatning
Beroende på företag och yrke kan du vara ansvarig för att skapa och behålla dataskalkylark eller ange information i en företagsdatabas. Till exempel kan en kontorsadministratör hos ett byggföretag hålla ett kalkylblad med lokala leverantörer och materialkostnader. De flesta företag behåller också detaljerade register över tidigare kundinformation: adress, kontaktnummer, e-postadresser och serviceanmärkningar.
Organisation
Detta är den mest inkluderande och kanske viktigaste kategorin. Administratörer ger en känsla av organisation och effektivitet i hela kontoret och i andra aspekter av företaget. De åstadkommer detta genom att upprätthålla ordnade arkiveringssystem och en snygg och rubbfri miljö.
Ärenden
Ibland fungerar administratörer också som "go-fers", körande ärenden som inte särskilt faller under någon arbetsbeskrivning. Dessa uppgifter kan innefatta men är inte begränsade till att göra bankdepositioner, handla för kontorsmaterial eller hämta lunch för personalen.
