En lagassistent bidrar till att bära arbetsbelastningen genom att utföra administrativa uppgifter för att befria kontorslagets medlemmar för andra uppgifter. De går precis in för att hjälpa till med nuvarande projekt så att mer erfarna medlemmar kan fokusera på sätt att förbättra projektet, felsöka problem eller ta itu med kundens krav. Den extra administrativa hjälpen är avgörande för att träffa tidsfrister och slutföra projekt i tid. Assistenter arbetar under direkt övervakning av lagledare.
$config[code] not foundAdministrativa uppgifter
Teamassistenter hjälper till med administrativa uppgifter som kräver lite övervakning. De planerar möten med kunder och ser till att kunderna får dokument och fordringar i tid. De organiserar interna gruppmöten och förbereder resplaner för att säkerställa att alla anställda är på samma sida. Andra ansvarsområden är att sortera e-postmeddelanden av betydelse, varna gruppmedlemmar till kommande tidsfrister, kopiera, lösa erenden, förbereda dokument och organisera elektroniska filer. Snabba, effektiva kommunikationsförmåga och uppmärksamhet på detaljer är de bästa jobbkraven.
Data och leveranser
Arbetsgrupper behöver ofta ytterligare administrativt stöd för att hjälpa till med registrering, datahantering och projektleveranser. Teamassistenter tar anteckningar under möten och sammanställer noterna i projektmemor. De samlar in och matar in data i elektroniska filer så att lagmedlemmar har register för att återställa sina analyser och projektresultat. Assistenter förbereder projektleveranser genom att lägga till sidnummer, attraktiva omslag, listförteckning och innehållsförteckning för skriftliga rapporter. Datorfärdigheter, datainmatningsförmåga och korrekturläsningshjälpmedel hjälper sökande att visa sig som kvalificerade arbetskandidater.
Måltider och researrangemang
Projektassistenter samordnar kontorsluncher och middagar med lagmedlemmar. De beställer och plockar upp måltider för anställda som arbetar långa timmar för att möta deadlines. De gör researrangemang, inklusive flyg, logi och hyrbilar. Genom att undersöka konferensplaner och informera gruppmedlemmar om seminarier, frigör de mer tid för erfarna medlemmar att fokusera på omfattande och tidskrävande projekt.
Ekonomiska ansvarsområden
Att se till att laget håller sig inom sin budget är ett viktigt jobbansvar. Teamassistenter håller reda på projektkostnader och inköpskvitton, och de loggar dessa nummer i bokföringsprogram och kalkylblad. De fattar inte verkställande inköpsbeslut, men de informerar teamledare när budgetar ser ut som om de kan gå i rött. Assistenter beställer leveranser och produkter när varorna blir låga. Budgetering och en grundläggande förståelse för hjälpmedlemmar för redovisningshjälp behåller föreslagna finansiella mål.
