Microsoft Teams är ett kommunikationsverktyg inom Office 365 som ger små företag ett enkelt sätt att kommunicera och samarbeta med anställda. För dem som inte har använt Microsoft Teams kan det hjälpa till att få några värdefulla tips och insikter från experter för att få ut det mesta av det.
Microsoft Team Tips
Simona Millham är en Microsoft Certified Trainer och en tränare för IT Learning Platform CBT Nuggets. Hon delade några värdefulla tips för att få ut det mesta av Microsoft-lag för småföretag i en e-postintervju med småföretagstendenser.
$config[code] not foundMinimera e-postkommunikation
En av de största fördelarna med Microsoft Teams är att det låter företag hålla all sin kommunikation organiserad på ett ställe, snarare än att förlita sig på långa e-postkedjor som lätt kan gå vilse i shuffle. Så om du ska göra det mesta av Microsoft-lag, använd det istället för, inte förutom, e-post för intern kommunikation.
Millham säger, "Om någon skickar ett mail till laget frågar en relativt triviell fråga, och alla svarar, genererar det en hel del email. Samtal är i hjärtat av lag, vilket gör det enkelt att se trådar en överblick och snabbt svara där det är relevant. "
Dela samtal med nya lagmedlemmar
Microsoft Team kan också göra det enklare för ombord på nya anställda. När du gör en ny hyra eller lägger till en befintlig gruppmedlem till ett nytt projekt kan du dela samtal från den tråden eller projektet med dem så att de enkelt kan komma in i stället för att vidarebefordra dem många e-postmeddelanden eller lämna dem besvärliga dokument.
Stick med några få grupper
Med Microsoft Teams kan du ange olika grupper inom din organisation så att du kan hålla samtal med relevanta gruppmedlemmar. Men gå inte överbord för att skapa grupper för alla möjliga kombinationer av anställda genast. Tänk på vilka som arbetar mest ofta med projekt och skapar bara de grupper som är meningsfulla för att inte överväldiga alla med massor av alternativ. Du kan alltid lägga till mer senare.
Har ett mål för varje grupp
Om du kämpar för att bestämma vilka grupper som ska börja med, överväga vad du vill uppnå för varje grupp. Till exempel kanske du vill ha en grupp bara för toppnivåhantering, som du skulle vända dig till när du fattar stora strategiska beslut. Men du kanske också vill ha grupper bara för specifika ändamål som IT-support och social media marknadsföring.
Lägg till grupper som du går
Därifrån kan du alltid lägga till grupper som specifika projekt kräver dem. Säg att du har ett speciellt kundprojekt som involverar personer från flera avdelningar som normalt inte arbetar tillsammans. Skapa en grupp som bara är för den instansen så att arbetarna inte behöver kommunicera i en mer allmän tråd.
Konfigurera ljudkonferenser
Microsoft Team erbjuder även en ljudkonferensfunktion så att du kan vara värd för röstmöten inom specifika grupper eller bara med en eller två lagmedlemmar. Detta kan vara en särskilt användbar funktion, särskilt om du har några lagmedlemmar som arbetar på distans. Du kan också använda den för att kommunicera med externa klienter via en ny gäståtkomstfunktion.
Skapa en kommunikationsstrategi
Naturligtvis är Microsoft Teams inte den enda Microsoft-produkten som erbjuder kommunikationsfunktioner som chatt- och ljudsamtal. Men Millham varnar för att inte bli alltför upptagen i att använda alla tillgängliga alternativ. I stället skapar du en specifik plan som beskriver vilka situationer du ska använda Microsoft-lag för kommunikation mot andra plattformar.
Millham förklarar, "Jag tycker att en av de största utmaningarna hjälper företagsanvändare att förstå vilka Microsoft Office 365-verktyg som ska användas när. Det finns överlapp mellan funktionaliteten för lag, Yammer och Skype for Business som är verkligen förvirrande för användarna, och de kommer sannolikt att bara återgå till e-post utan någon vägledning. Så min rekommendation är att verksamheten tar lite tid att tänka igenom vilka verktyg som passar olika delar av deras organisation - och kör vissa piloter med olika användargrupper - och ge sedan vägledning och medvetenhet till slutanvändarna. "
Testkommunikationsstrategier
Som Millham nämnde kan det vara fördelaktigt att faktiskt testa olika kommunikationsstrategier inom din organisation för att se vad som fungerar bäst för ditt specifika team. Du kan till exempel tycka att det är vettigt att använda Skype för kundsamtal om de flesta av dina kunder redan har Skype-ID och inte vill anmäla sig för gäståtkomst med Microsoft-lag. Men du kan välja att hålla alla interna samtal inom lag för enkelhets skull. Håll bara öppen för medarbetarnas inmatning så att du kan optimera din plan till deras behov.
Håll dig uppdaterad med nya funktioner
Microsoft-team förändras ständigt och lägger till ny funktionalitet som kan gynna ditt team eller ändra hur du använder plattformen. Till exempel är Microsoft för närvarande i färd med att integrera Skype for Business-funktionalitet i lag. Millham rekommenderar att du kontrollerar Microsoft Teams dokumentation och praktisk vägledning för mer information och uppdateringar om eventuella ändringar eller nya funktioner.
Träna dina anställda
Det är också viktigt att se till att dina anställda förstår hur man får ut det mesta av Microsoft-lag. Och det finns många resurser tillgängliga för detta ändamål. CBT Nuggets erbjuder ett alternativ för Microsoft Teams träning.
Millham säger, "För småföretagare innehåller den en översikt över resurser att överväga när man lägger in lag och uppmuntrar till användarnas adoption. För anställda täcker det hur man använder kanaler, konversationer, möten, fildelning, wikis och mer. "
Bild: Microsoft
1
