Telefon samtal är ett viktigt kommunikationsmedel för ett medicinskt kontor.Av denna anledning har många läkare besvarat sina telefoner 24 timmar om dygnet, sju dagar i veckan, genom att använda en telefonsvarare utanför kontortiden. Effektiva och effektiva telefonsamtalsprocedurer kommer att tillgodose patienternas och personalens behov på ett professionellt sätt.
Hantering av inkommande samtal
Vet vilken information som behövs från patienterna. När du svarar på telefonen, fokusera din uppmärksamhet på den som ringer. Tala tydligt och långsamt. Spela in anteckningar när du pratar. Har den som ringer staten hans namn. Adressera uppringaren efter namn under samtalet. Många samtal kommer att vara patienter som behöver göra möten, men vissa kommer att kräva medicinsk rådgivning från sjuksköterska eller läkare. Om en återuppringning behövs antecknar du personens namn och telefonnummer. Be honom att stava sitt namn. Om hans register kommer att nås för att svara på hans begäran, be om att identifiera information som födelsedatum. Detta försäkrar att de korrekta dokumenten kommer att höras eftersom patientens namn och födelsedatum måste matcha. Gör klart, korta anteckningar om samtalets karaktär. Notera tid, datum och initialer. Ge patienten en indikation om när han kan förvänta sig ett returanrop. Smile när du pratar. Leende effekter hur du låter. Innan du avslutar samtalet, fråga om du har tagit upp alla uppringarens frågor.
Hanteringsanvisningar för receptpåfyllningar
När en patient begär en receptpåfyllning behöver du följande information: patientens namn och telefonnummer, läkemedlets namn, patientens längd har tagit det, symtom, namn på apotek och apotekets telefonnummer. Informera patienten om du kommer att ringa tillbaka för att bekräfta att påfyllningen har beställts.
Dagens video
Bragt till dig av Sapling Brought to you by SaplingHantering av patientförfrågningar att tala med läkare
Din läkare kommer att avgöra vad som utgör en nödsituation som kräver sin omedelbara närvaro på telefonen. I allmänhet svarar läkare inte telefonsamtal utom för andra läkare och familjemedlemmar. Alla andra samtal utom nödsamtal returneras när det är bekvämt under dagen eller i slutet av dagen. Försäkra patienten om att läkaren kommer att ringa tillbaka och ge en ungefärlig tid på dagen om det är möjligt.
Andra Office Phone Essentials
Drick inte, ät eller tuggummi när du svarar på telefonen. Svara telefonen med den tredje ringen. Använd inte slang eller oprofessionella ord och fraser. Fråga alltid innan du lägger en ringer i vänteläge. Kontrollera tillbaka med den som ringer inom 30 sekunder. Om det behövs, fråga om du kan ringa tillbaka patienten om några minuter. Undvik att sätta på flera samtal samtidigt. Kom alltid ihåg att du befinner dig i en professionell miljö.
En stor pediatrisk praxis svarade rutinmässigt på telefonen genom att ange sitt företagsnamn och säga, "Vänligen håll", innan den som ringer kunde uttrycka ett ord. Detta oprofessionella sätt provocerade. Det upphörde när en av läkare i praktiken ringde in och fick samma behandling som patientens föräldrar. Han omedelbart reviderade sitt telefonsvararprotokoll.
