Du landade bara en ny kund. Du verkar vara väl övertygad med dem. Du har haft kul på de tidiga projekt som de har skickat dig. Kort sagt ser det ut lovande. Det är tills det är dags att fakturera din kund.
Fakturering är en tråkig, formell-ish och frustrerande uppgift som är absolut nödvändigt. När allt kommer omkring, om du inte får betalt utan faktura. Och när du inte får betalt går ditt företag under.
$config[code] not foundÄnnu värre? Hur kan du begära en betalning utan att komma över som för kall eller påträngande? Detta gäller speciellt vid fakturering av en ny kund som inte känner till dina faktureringsvanor och personlighet.
Hur fakturera kunder
Du kan börja med att följa dessa 10 faktureringstips som inte bara garanterar snabbare betalningar, men kommer också att undvika att pissa av den nya klienten.
1. Håll det enkelt när du fakturerar dina kunder
Medan du vill bli så professionell som möjligt, behöver du inte göra fakturering mer komplicerad än den redan är.
Till exempel, eftersom de flesta inte är bekanta med betalningsjargon, till exempel "netto 30" eller "betalas vid mottagandet", använder du enkelt språk som blir rätt till punkten. Istället använder du "30-dagars", "30 dagar" eller "inom 30 dagar." Enkelt, förhand, och det kan inte missuppfattas. Det eliminerar all förvirring och gör inte klienten så som att du försöker få dem att dra ut online-ordlistan eller dra ullen över ögonen.
Bonus TIP: Du kan hålla betalningsvillkoren enkla genom att fråga din nya kund om vad deras faktureringscykel är så att du är båda på samma sida. Till exempel, om det är första månaden, då ska du skicka dem din faktura.
2. Inkludera all relevant information
Din faktura bör alltid innehålla följande information:
- Ditt namn
- Ditt skatte-ID
- Din adress (både din fysiska och e-postadress)
- Ditt telefonnummer
- Fakturanummer
- Fördelad fördelning av tjänster eller produkter som gjorts
- Totala summan
- Förfallodatum
Inkluderande denna information eliminerar eventuella frågor eller problem som kunden kan ha angående fakturan. Och om de har en förfrågan kan de enkelt kontakta dig eftersom du har lämnat all din kontaktinformation.
3. Erbjud Flexibla betalningsalternativ
Håll dina kunder nöjda och öka betalningshastigheten genom att ge dem möjlighet att betala din faktura med deras föredragna betalningsmetod.
De flesta faktureringsplattformar erbjuder ett brett utbud av betalningsmöjligheter vid betalning av en faktura, såsom kreditkort, elektronisk överföring av pengar (EFT), Automatiserad Clearing House (ACH) eller kryptokurvor som bitcoin.
4. Skicka automatiska påminnelser och uppdateringar
Vänta inte tills en betalning är förfallet för att komma i kontakt med dina kunder. Med hjälp av molnbaserad faktureringsprogramvara kan du skicka automatiska och vänliga betalningspåminnelser och uppdateringar när en faktura närmar sig förfallodagen.
På så sätt kan klienten stå på topp i sin kontostatus utan att straffas med en sen avgift. Detta uppmuntrar till betalningar på tid, det minskar också obekvämheten av uppföljningar.
Ännu bättre, om det här kommer att bli ett pågående projekt kan du ställa upp återkommande betalningar med kunden så att ingen av er glömmer fakturan.
5. Anpassa var och en av dina kundfakturor
Personligen kan jag inte stå generiska meddelanden. De är inte bara opersonliga, de är otroligt lätta att förbise. Om jag känner mig så, kan du bara föreställa dig hur din klient känner när de öppnar den där kalla, kalla fakturan, som har lite-till-inga detaljer.
Att skicka anpassade fakturor som innehåller kundens namn, kontaktinformation, begärd betalningsinformation som beställningsnummer (PO), Arbetsgivaridentifikationsnummer (EIN) och en uppdelning av tjänster får dem att känna sig som en VIP eftersom du tog dig tid att anpassa fakturan.
Men du kan alltid gå ett steg längre och lägga till lite mer personalisering genom att inkludera en handskriven "tack" -anteckning eller inkludera en länk till en bit innehåll som kunden kan hitta värdefull för sin egen typ av verksamhet. Om de till exempel nämnde att de är intresserade av bitcoin, skicka dem en inledande artikel som förklarar denna kryptokurrency.
6. Erbjudna incitament
Detta är ett enkelt och effektivt sätt att motivera din kund att betala fakturan i tid. Dessutom gör det dem speciella. Även om det är en rabatt på bara 2% av, är fakturans totala belopp tillräckligt för att motivera kunden att göra en betalning.
Förutom att erbjuda rabatt kan du stimulera din kunds genom:
- Rabattering av framtida arbete.
- Spara kredit
- Erbjuder ett presentkort till en partners produkter eller tjänster.
- Promotions swag.
7. Gör dem känna värderade
Vi har påpekat denna strategi flera gånger, men om du vill behålla dina kunder glada, så få dem att känna sig värdefulla.
Detta inkluderar allt från:
- Om de nyligen hade en kampanj eller födelsedag, bekräfta det i meddelandesektionen på fakturan.
- Ge dem personlig uppmärksamhet.
- Alltid säger "tack" och "tack" på dina fakturor.
- Lyssna på deras feedback eller förslag.
- Ange dina aktuella erbjudanden.
8. Förundra inte dina kunder
Om du inser att ett jobb kommer att kräva mer tid, ansträngningar eller material, låt dem veta om detta så tidigt som möjligt. En eventuell förändring av arbetsstatus innebär vanligtvis att det kommer att öka projektets kostnad. Du vill vara tillgänglig för att diskutera denna ändring omedelbart med din klient så att de inte blindsided när de öppnar fakturan.
Var så detaljerad och transparent som möjligt under denna diskussion för att förhindra någon överraskning. Om kunden är okej med dessa ändringar, se till att du får det skriftligt. Vissa kunder kan känna sig lite förolämpade genom att behöva lägga fram något skriftligt.
Ibland om du skriver upp informationen och de bara måste skriva ut på den nya uppskattningen, är det lättare för er båda. Oavsett om du skriver fakturan upp eller gör det, inkludera de ursprungliga kostnaderna och sedan de outnyttjade kostnaderna.
9. Var kristallklar
Förklara allt med kunden i förväg och vara så detaljerad som möjligt i dina fakturor. Om du till exempel inte innehåller ett framstående förfallodatum eller en föredragen betalningsmetod, kan du inte förvänta dig att kunden ska betala fakturaen så fort den tar emot den. När allt kommer omkring vet de inte när betalningen är förväntad eller hur man betalar det.
Att vara kristallklart förhindrar missförstånd och håller betalningsprocessen flyter snabbt.
10. Förlora aldrig din poise
Vad händer om du har följt ovanstående råd, men klienten missade förfallodagen? Du kommer att behöva jaga den betalningen nere. Men gör det utan att bli arg eller "snippy".
Innan du vet omständigheterna kan det finnas en enkel förklaring varför betalningen är förfallna. Var fakturan oavsiktligt felplacerad eller har kunden en familjehändelse? Bränn inte den broen med klienten eftersom du automatiskt antar att de är en deadbeat.
Återigen, med hjälp av automatisering kommer kunderna påminna när en betalning närmar sig och kommer då att "ping" kunden tills fakturan är betald.
Om det inte fungerar kan du kontakta kunden genom att ringa eller maila dem och fråga dem om något är fel. Om de är en ny kund och inte svarar, kanske de inte förstår dina sätt att göra affärer. Hoppa fortfarande inte till slutsatser.
Om de är en klient har du alltid haft denna typ av problem med - taktiken kan behöva förändras. Om de är skyldiga dig mycket eller är flera månader kvar, kan du behöva få lite juridisk rådgivning. Ibland måste du skicka fakturan till samlingar. Men det är en sista grävning.
Medan jagar ner sena betalningar är frustrerande, förlora du aldrig din poise. Använd aldrig hotande eller aggressivt språk.
Ge din klient en chans att förklara sig, vara fast, direkt och i förskott om eventuella sena avgifter eller konsekvenser av att man saknar förfallodagen från get-go.
Publiceras med tillstånd. Original här.
Bild: Due.com
Mer i: Utgivare Channel Content Comment ▼
