Visste du att arbetsgivare som inte lämnar in de obligatoriska överlåtningsformulären (Obamacare) med IRS kan bli föremål för ett maximalt straff på 3 miljoner USD? Det räcker för att hålla dig uppe på natten! Och det är bara ett juridiskt krav.
Arbetsgivare idag står inför ett brett spektrum av krav på rekrytering av anställda, eftersom detta infographic från ComplyRight, ett företag dedikerat till att befria småföretagare av överensstämmelsebelastningar, klargör. Och dessa krav verkar växa varje år.
$config[code] not foundPappersarbete och skötselbörden kan bli svåra för småföretag eftersom mindre enheter har mindre personal att hantera HR-funktioner eller kanske inte har dedikerade HR-resurser alls. Men den goda nyheten är att tekniken kan hjälpa dig att hålla dig överens med krav på överensstämmelse som arbetsgivare.
Här är några krav på rekrytering av anställda som kan överraska dig (eller chocka) dig:
Jobbannonser
När arbetsgivare skickar reklam för nya arbetstillfällen måste de behålla ett rekord i ett år enligt lagen om åldersdiskriminering i arbetslivet (ADEA).
Jobbansökningar
Arbetsgivare som omfattas av ADEA, lagen om amerikanska personer med funktionshinder (ADA) och / eller avdelning VII i lagen om medborgerliga rättigheter (avdelning VII) måste behålla alla arbetsansökningar på fil i minst ett år. Ettårskravet gäller också säsongs- och tillfälligt anställda.
CV
Uppdrag som krävs måste sparas i ett år, per ADEA och ADA. Det finns emellertid inget krav att behålla oönskade återupptagningar.
Avslutningsrekord
ADA och avdelning VII kräver att alla uppsägningsregister hålls i ett år efter anställdens uppsägningsdatum.
Förmånsplaner
ADEA kräver att förmånsplaner förvaras på rekord i ett år efter uppsägningen av planen under ADEA. Dessutom kräver arbetslagstiftningen om inkomstpensioner (ERISA) att förmånsplaner ska arkiveras i sex år.
Prestationsbedömningar
Fair Labor Standards Act (FLSA) kräver prestationsutvärderingar för två år.
Arbetslöshet Skatteuppgifter
Enligt federal arbetslöshetsskattelag (FUTA) borde du behålla arbetslöshetsskatteuppgifter i fyra år från skattedagen eller betalningen, vilken tidpunkt som helst senare.
I-9 Forms
I-9 formulär och ytterligare verifieringsinformation som verifierar att anställda får arbeta i USA måste hållas i tre år från datumet för anställning eller ett år efter uppsägningstidpunkten, vilket som kommer senare. Tillämplig lag är invandringsreformen och kontrolllagen (IRCA).
Anställningskontrakt
Om du har anställningsavtal med anställda, är du skyldig att hålla alla kontrakt i tre år per FLSA.
OSHA-blanketter för skada och sjukdom
Arbetsgivare med 11 eller fler anställda måste hålla alla former som rapporterar skada eller sjukdom i minst fem år efter kalenderårets slut.
En svimlande överensstämmelse Landscape
Såsom ovanstående lista illustrerar är arbetsgivare föremål för ett ständigt växande lapptäcke av lagar om lagföring av anställda.
Det är inte bara antalet rättsliga krav som gör att utmaningen är utmanande. Det är det faktum att lagarna ändras någonsin - och komplexa.
Lagar är ofta fyllda med nyanser, undantag och detaljerade definitioner. Registreringskrav kan täcka vissa arbetsgivare utifrån deras storlek eller industri, men inte andra.
Lagar ändras också ofta, och nya lagar och regler läggs till. Om du blir omedveten om en ändring eller en ny lag kan ditt företag sluta betala höga böter. Kom ihåg, brist på kunskap är vanligtvis inte ett försvar.
Teknik: Essential Foundation for Employer Compliance
Medarbetarregistrering är ett av de områden idag där tekniknivåer spelar för småföretag.
En bra anställningsapplikationsapp kan hjälpa dig att bättre uppfylla de juridiska kraven som gäller för ditt företag - det är en given.
Men dagens mest avancerade programvara kan lägga till så mycket mer värde.
De bästa apparna bidrar till produktivitet genom att hjälpa småföretagande team att arbeta smartare, inte svårare. Tips: leta efter programvara som är snabb att komma igång, intuitivt och enkelt att använda. Titta också på funktioner som automatiska prompter och påminnelser för ökad effektivitet.
En bra anställd recordkeeping app kan spara pengar genom att hantera risker. Du får trygghet och sover bättre när du vet att ditt lilla företag har verktygen för att följa komplicerade krav på registrering, precis som stora företag.
Här är en annan stor fördel med tekniken: elektroniska poster istället för papper. Att upprätthålla hårddiskar av anställningsrekord kräver inte bara en stor mängd fysiskt utrymme utan kräver också extrem organisation. Den genomsnittliga medarbetaren avfall 400 timmar varje år och söker efter pappersdokument.
Elektronisk dokumentation får traction över papper, enligt ComplyRight. Det är ingen överraskning varför. När arkiv lagras elektroniskt konsolideras informationen på ett ställe och kan enkelt sökas. Personalen kan hämta personaldata med några få klick.
Och när ditt företag växer och registrerar multiplicera, gör elektroniska inspelningssystem det enklare att organisera och hämta växande datamängder. Utan att dra av ineffektivt papper kan du också skala din verksamhet snabbare.
Var hittar du anställd rekrytering hjälp
För att se en grundlig lista över krav på rekrytering av anställda och identifiera de som gäller för ditt företag, ladda ner de gratis "Riktlinjer för anställningsrekommendation för arbetsgivare och HR-chefer" från ComplyRight.
Och kolla in Employee Records App från HRDirect. Det är gratis och snabbt att komma igång - och det förenklar hanteringen av anställningsrekord.
Managerfoto via Shutterstock
Mer i: Sponsras 3 Kommentarer ▼
