I alla kontor finns det uppgifter som måste kompletteras för att hålla verksamheten framåt. Dessa uppgifter, som faller under paraplyet av kontorarbete, är generellt ganska enkla och enkla att behärska, och är vanligtvis tilldelade tillträdesarbetare. Trots det faktum att kontorstjänster som skrivning och arkivering är relativt grundläggande tar de tid - och i många fall är chefer och medarbetare fokuserade på andra prioriteringar och oförmögen att hålla sig till allt som behöver göras. Därför anställer många företag administrativ personal som är särskilt ansvarig för hanteringen av dessa uppgifter.
$config[code] not foundGemensamma klara aktiviteter
Titeln på vårdnadsarbetare refererar till individer som stöder eller hjälper medarbetare med ett brett spektrum av uppgifter. Några av de vanligaste jobben som ingår i denna kategori inkluderar skrivning av dokument, arkivering, telefonsvarare, hantering av mail, datainmatning, kopiering, faxning och sortering och leverans av inkommande mail. Kundtjänstpersonal kan också vara ansvarig för att upprätthålla och beställa leveranser och hantera andra uppgifter som tilldelats, till exempel att beställa mat till möten. Genom att ta på sig dessa ansvarsområden och ta bort dem från andra plattor, hjälper de till att hålla kontoret löpande och se till att allt förblir organiserat.
Trots att det allmänna ordförandeskapet fokuserar på dessa allmänna uppgifter kan det i vissa företag eller avdelningar vara stöd för specifika aktiviteter eller kräva mer specialkunskaper. Exempelvis kan kontorsarbete i en finansavdelning innefatta bokföringsuppgifter, hantera leverantörsskulder och kundfordringar, hjälpa till med lön eller sortera och verifiera kostnadsrapporter. Om du arbetar på ett statligt kontor, kan du vara ansvarig för inlämningstillstånd eller hantera mailare. Oavsett inställningen innebär dock mest klyftigt stöd repeterande, definierade uppgifter, och inte strategiskt eller operativt arbete.
Färdigheter och utbildning
De flesta kontorrollrollerna är inträdesnivå och kräver därför vanligtvis ett gymnasiet eller motsvarande. Vissa individer kompletterar ytterligare utbildning i kontorsadministration genom ett vuxenutbildning eller gemenskapsskolan, medan andra flyttar in i dessa roller med en kandidatexamen som ett sätt att få sin fot i dörren för en position med större ansvar och högre lön.
En kännedom om grundläggande kontorsuppgifter är den viktigaste kvalifikationen för klara rollunderlag. Medan företag kommer att ge utbildning på arbetsplatsen i specifika processer och förfaranden, förväntar de sig att de anställda ska komma in i jobbet med en allmän kompetensuppsättning.Dessa färdigheter inkluderar kunskap om hur man använder grundläggande kontorsmaskiner (fax, kopiator, etc.); allmänna datorkunskaper, inklusive förmågan att skriva 60 ord per minut eller snabbare samt grundläggande ordbehandlings- och kalkylprogramvara; arkivering förmågor; datainmatning färdigheter; och möjligheten att använda telefonen och lära sig företagets telefonsystem.
Klientstödjobb kräver också ett antal mjuka färdigheter. En professionell upplevelse är ett måste, såväl som exceptionella organisatoriska färdigheter. Kundtjänstfärdigheter är viktiga, speciellt om du kommer att interagera med allmänheten, och det är viktigt att vara detaljorienterad. I vissa branscher, exempelvis hälso- och sjukvård och ekonomi, förväntas också de anställda att vara bekanta med branschbestämmelser om informationssäkerhet och personuppgifter och att utföra sitt arbete i enlighet därmed.
Dagens video
Bragt till dig av Sapling Brought to you by SaplingClerical Support Löner
Eftersom kontorstöd betraktas som en postnivån, är lönerna relativt låga. Enligt PayScale.com är den genomsnittliga timprisen för kontorstödsställningar $ 12,87, för en årslön på cirka $ 30.000. Betalning överensstämmer vanligtvis med erfarenhet, men även de mest erfarna supportpersonalarna tjänar sällan mer än 40 000 dollar per år. Det finns utrymme för tillväxt inom detta område, men så många människor går vidare till högre betalande administrativa eller verkställande assistentroller, eller går vidare till olika jobb inom organisationen. Enligt PayScale.com är det också mycket vanligt att en vårdgivare i medicinska fältet fortsätter att bli medicinsk assistent, registrerad sjuksköterska eller sjuksköterskautövare.
De högst betalande industrier för kontorstjänster är regeringen och professionella, vetenskapliga och tekniska tjänster. Hälsovården är dock också ett högt betalande fält och den ena industrin där det förväntas bli en viss tillväxt under de närmaste åren.
Clerical Support Industry Trends
Precis som i många branscher förändras tekniken av det klara stödet och hur arbetet hanteras. Många uppgifter som tidigare gjordes manuellt kan nu göras via dator, spara tid och öka behovet av extra utbildning. Inom denna rike finns det två stora trender som tar form som förändrar ansiktet av det klara stödet.
För det första förändras rörelsen mot papperslösa kontor i ansiktet - och i vissa fall eliminerar behovet av - kontorstöd. Företagen går papperslösa, eller åtminstone använder mindre papper, av flera orsaker, bland annat förbättrad hållbarhet, bättre organisation och minskade kostnader. Faktum är att en studie från Gartner 2014 visade att kostnaden för amerikanska företag i samband med lagring och hämtning av pappersdokument ligger någonstans i närheten av 25 miljarder dollar till 35 miljarder dollar årligen. Genom att använda digitala tjänster för att skapa, lagra och organisera dokument kan företag potentiellt spara pengar och bli effektivare.
När det gäller administrativt stöd betyder detta också att behovet av att fysiskt föra dokument - eller skriva och skriva brev, hålla reda på dokument etc. - minskas. Medan vissa företag gör sig av med klara positioner (Bureau of Labor Statistics projektar lite eller ingen tillväxt i fältet år 2026, vilket till stor del beror på tekniken) andra ändrar kvalifikationerna för sådana positioner och kräver avancerade datakunskaper och erfarenhet av att hantera elektroniska dokument.
En annan trend som påverkar det administrativa stödfältet är uppkomsten av den virtuella assistenten. Virtuella assistenter, även kända som VA, är assistenter eller supportpersonal som arbetar på distans och tillhandahåller många av samma tjänster som assistent på kontoret. Många VA arbetar för företagare eller småföretagare som behöver stöd, men har inte råd eller inte har utrymme eller utrustning för att anställa någon att arbeta heltid på kontoret. Återigen är tekniken nyckeln till denna bransch, som virtuella assistenter arbetar via internet, med hjälp av e-post, dokumentdelning och annan teknik för att hantera uppgifter för sina arbetsgivare. Medan vissa VA är specialister och hanterar uppgifter som social media och webbplatshantering, behöver vissa företagare helt enkelt någon att hantera sina e-postmeddelanden och svara på kundförfrågningar.
Eftersom virtuella assistenter oftast är egenföretagare eller arbetar på frilansbasis, kan de ofta leda till en högre lönesumma än de som arbetar på kontor. Vissa VA arbetar också för flera kunder på en gång och ökar deras vinstpotential. I genomsnitt tjänar en VA mellan $ 10 och $ 25 per timme.
Landa ett klientstödjobb
Medan kontorstödjobb kanske inte är lika rikligt som de en gång var, är de fortfarande tillgängliga. De flesta öppningar skapas av omsättning och assistenter som lämnar andra möjligheter.
Ett gott CV för administrativt stöd kommer att lyfta fram dina administrativa och tekniska färdigheter. Visa till arbetsgivare att du är organiserad, detaljorienterad, en bra problemlösare och har utmärkta kommunikationsförmåga. Var noga med att markera dina tekniska färdigheter på ett kvantifierbart sätt. Ange hur snabbt du kan skriva in ord per minut och ange vilken programvara du vet hur du använder. När du specificerar din upplevelse markerar du de uppgifter och prestationer som avslöjar dina färdigheter, särskilt de som kan skilja dig från andra kandidater. Framför allt var noga med din grammatik och stavning. Som med något CV återspeglar skrivfel och fattig grammatik dåligt på dina färdigheter, men i ett område som detaljerad orientering som klientstöd måste du vara perfekt. Ingen kommer att anställa en skrivare som inte kan få sitt eget CV rätt.
Kontorsarbete kan vanligtvis hittas på arbetsförmedlingar eller företagswebbplatser. Tillfälliga byråer är också ett bra ställe att hitta denna typ av arbete. Att arbeta som temp ger dig möjlighet att bygga dina färdigheter hos en rad olika företag. Vissa organ kommer att göra långsiktiga placeringar, eller du kan anställas heltid efter att ha arbetat som temp. Praktikplatser är ett annat sätt att bygga upp dina supportmöjligheter för kontor. Även om många företag med formella praktikprogram tillåter praktikanter att arbeta med specifika projekt, förväntas praktikanter ofta att "betala sina avgifter" genom att ta på sig klara uppgifter. Förvänta dig att spendera lite tid i någon praktik som gör något arkivering, datainmatning, hantering av mail eller telefonsvarare - men titta på är som ett tillfälle att utveckla färdigheter som kan vara användbara senare.
Gör dig själv oumbärlig
Bara för att skrivarbetet är vanligtvis ingångsnivå betyder det inte att du inte kan vara en viktig del av laget. Att göra dig själv oumbärlig för din chef och medarbetare kan faktiskt öka dina chanser att bli promoverad och så småningom få ditt eget supportteam. Till att börja med, ta ditt arbete på allvar och gör ditt bästa med varje uppgift - oavsett hur menial eller tråkig det kan vara. Som med något jobb kommer det att finnas delar av ditt jobb du älskar och delar du hatar, men du måste behandla både så viktigt och göra dem bra.
För det andra lära sig att prioritera. Chansen är att du kommer att ha flera projekt och uppgifter på din tallrik vid varje tillfälle, särskilt när du ger stöd till ett helt lag eller kontor. Lär dig att bestämma vad som är högsta prioritet och vad som kan vänta och utveckla system för att säkerställa att alla får vad de behöver när de behöver det. Multitasking och tidshantering är viktiga färdigheter för en administrativ supportarbetare, och genom att lära känna mål och prioriteringar för företag och lagmedlemmar kan du erbjuda högsta stödnivå.
För det tredje, var villig att gå den extra milen. Ditt jobb är att ge stöd, och det kan innebära att du tar några extra uppgifter här och där. Oumbärliga assistenter är alltid villiga att lära sig, och kommer att göra vad som krävs för att inte bara få jobbet, men också lösa problem och förhindra att kriser uppträder. Om du till exempel ser att en associerad över ett meddelande som innehåller ett stort fel, skriv inte ut och distribuera dokumentet bara. Bekräfta med medarbetaren att informationen är korrekt - och göra ändringar efter behov.
Slutligen, var alltid professionell och artig. Det kan finnas tillfällen när andra i organisationen behandlar dig orubbligt eller ger dig inte den respekt du förtjänar, men behåller din egen professionalism ändå. Att behandla alla med vänlighet och respekt ökar ditt lager i företaget, speciellt om du utvecklar ett gott rykte och en vilja att hjälpa. I din tjänstgöringstjänst kan du få tillgång till mycket information, men motstå frestelsen att skvallra eller dela det du vet. Att få förtroende hos din chef och medarbetare kan hjälpa till att fördjupa din karriär, medan du tjänar som kontorsskvaller kommer att förinta ditt rykte och potentiellt hålla dig från att utvecklas.
