Den heliga graden av projektledning: Sparar både tid och pengar och visar fortfarande ett bra projekt av hög kvalitet. Det är ett mål varje företag vill uppnå, men många misslyckas med att göra det av många anledningar. Oavsett om det saknas resurser, brist på budget eller brist på kunskap tillåter företag att projekten helt och hållet spira ut ur kontroll, omfattande budget eller på ett av många andra sätt går projekten ofta bort från skenorna.
$config[code] not foundSå hur vanligt är problemet med out-of-control-projekt, och ännu viktigare, vad är nyckeln till att förhindra det?
Hur ett projekt blir en albatross
För några år sedan genomförde den europeiska tjänsteenhetsenheten en studie för att avgöra hur många projekt som gick över budgeten och vad det kostar företag på lång sikt. Deras resultat var mer extrema än förutspådda:
- Totalt värde av kontrakt - 47,65 miljarder dollar.
- Kostnadsöverskridanden uppgick till 14,54 miljarder dollar.
- 57% av de totala kontrakten (105) upplevde kostnadsöverskridanden.
- 33% av de totala kontrakten (105) led stora förseningar.
- 30% av de totala kontrakten (105) avslutades.
En liknande studie som publicerades av Harvard Business Review-analyserade totalt 1 471 IT-projekt - fann att det genomsnittliga överskridandet var 27%. Medan det enda är väsentligt, fann studien att en av sex projekt överstiger sin budget med i genomsnitt 200% och överstiger sina scheman med nästan 70%.
Vad var orsaken till dessa problem? HBR-studien fann ett antal faktorer som skulle skyllas. Men många av dem kom ner till dålig planering och brist på information. Vissa företag underskattade väsentligt kostnaden och tiden för ett visst projekt. Andra köpte in i sin egen marknadsföringshype, överskattade vad som var inblandat och överskattade sina egna förmågor.
Hitta den lyckliga medeln
Det borde vara självklart att korrekt projektering är ett måste. Men vad betyder det egentligen?
Medan höga mål kan låta bra i förslaget, kan de vara förödande över projektets livstid. Ju större och längre projektet, desto mer utrymme finns det för alltför höga mål att missa och projektet överskrider sina budget- och tidsbegränsningar.
Men även med den bästa planeringen förekommer oförutsedda saker. Detta kan vara allt från en kundomskriven ändrad räckvidd till oförutsedda förändringar på marknaden som kräver justering.
Ett av de bästa sätten att skära ner på överskridande projektkostnader och dålig budgetplanering kan vara att helt enkelt spåra tid och utgifter per projekt för de anställda. Genom att göra så får projektledare en mer exakt uppskattning av projektets omfattning och vad som spenderas när det gäller tid på projektet och faktiska utgifter för projektet. Spårningstid kan också avslöja vilka anställda som kan kräva lite knäppning eller mer vägledning för att exakt avsluta projektet med skicklighet.
Oftare än ett projekt överskrider dess mål tidigare än senare. Tyvärr följer många projektledare blint den fördjupade kursen och gör mycket liten analys för att säkerställa att mellanliggande mål överensstämmer med budget- och schemaläggningsmål. Om du har uppnått 10% av projektets mål, men har konsumerat 15% av budgeten, finns det ingen anledning att tro att denna trend kommer att förändras utan att interdjudera och göra justeringar. Utan att göra justeringar kan man förvänta sig att 20% av arbetet kommer att ha konsumerat 30% av budgeten och så vidare. Vid den här tiden kommer det att kosta 150% av den tilldelade budgeten när projektet är klart.
Några riktlinjer att överväga
Med varje projekt är det kritiskt att ha etablerade milstolpar på plats för att utvärdera de framsteg som gjorts och se hur det går framåt med projektets parametrar och mål. Ju tidigare detta är gjort, desto tidigare potentiella problem kommer att upptäckas och justeringar kan göras för att hålla projektet på mål.
Glöm inte att hålla regelbunden kommunikation med anställda på projektet om de behöver lite förtydligande i hela milstolparna. Detta håller inte bara projektet på rätt spår, utan också sammanhållning till gruppens insatser.
Med bra planering och flitig genomfölja kan ditt företag undvika att vara en olycklig statistik och kan uppnå målet att spara tid och pengar samtidigt som man levererar en kvalitetsprodukt eller tjänst.
Möte Foto via Shutterstock
2 kommentarer ▼
