Men dessa system brukar hävdar att de är "sätta det och glöm det" typ av erbjudanden. Detta kan vara vilseledande och kan leda till orealistiska förväntningar, liksom bristfälliga implementeringsstrategier.
Lyckligtvis är det möjligt att härleda mycket värde från automationssystem så länge du förstår både deras fördelar och deras begränsningar.
Det är viktigt att förstå vilka processer som kan tillförlitligt automatiseras inom ditt företag. Dessa kan omfatta lön, fakturering, kostnadsredovisning, övervakning av IT-infrastruktur, internetrelaterad marknadsföring, prospekt och kundengagemangshantering, konkurrenskraftig underrättelseövervakning och många andra. Tricket är att bestämma vilka processer som, om de automatiseras, kommer att ge mest värde för ditt företag i synnerhet.
En metod för att bestämma detta värde innebär noggrant spårning av arbetstiden för att avgöra om anställda spenderar stora mängder tid på processer som enkelt kan automatiseras. I sådana fall kan implementering av ett automatiserat system ofta ge en hög avkastning på investeringar genom att minska tiden som spenderas på tråkiga aktiviteter samtidigt som anställda frigörs för att arbeta med andra uppgifter.
Att välja och implementera specifik programvara för att uppfylla automationskraven är för brett ett ämne som helt täcker här (det är där konsulterna tar sina pengar).
Med det sagt, när du har bestämt vilka processer inom ditt företag som kan lyckas automatiseras, finns det några automatiseringsprogramvaror som är universella bästa metoder för att komma ihåg:
Integrationsfunktionalitet
Se till att integrationsfunktionalitet är närvarande inom det system du väljer. Moderna affärsprogram bör kommunicera med varandra så att du kan samla, hämta och manipulera data, men du passar dig.
Om ett program använder en hel del proprietära protokoll, leta efter någon annanstans för programvara som kommer att spela bra med andra.
Långt liv
En annan viktig faktor att tänka på när du väljer automatiseringsprogram är livslängd. Nischprogram som är nya och relativt okända i en affärsinställning är riskabla eftersom de kanske inte håller på länge. Även om programmet fungerar som annonserat kan du därför fastna när en uppdatering behövs och verksamheten har gått under.
När det gäller att automatisera viktiga affärsprocesser är det klokt att välja från högkvalitativa program som har motstått tidstestet. Småföretag tittar ofta på Quickbooks, ADP och även Microsoft Dynamics GP som grund för automatiseringsinfrastruktur. Trots att dessa inte passar allas behov perfekt, förtjänar varje försiktigt utseende.
Övervaka och uppdatera
Slutligen, kom ihåg att även de mest avancerade automatiseringssystemen inte kan lämnas utan att regelbundet övervakas och uppdateras. I allmänhet bör programmen kontrolleras dagligen för att säkerställa att de fungerar korrekt så att eventuella problem snabbt kan åtgärdas.
Om det program du väljer erbjuder ett underhållskontrakt, skulle du vara klok att investera i det. Automatiseringssystem bör omvärderas eller uppdateras minst två gånger om året. Ibland kommer ett underhållskontrakt att innehålla automatiska programuppdateringar, vilket är en mycket värdefull fördel.
Programvaran ändras snabbt, vilket kräver regelbundet underhåll för att garantera en jämn integration med dina dagliga processer. Om du upptäcker att programvaran släpar eller orsakar problem även efter uppdateringen, bör du definitivt överväga att leta efter en ersättare. Obehaget att implementera ett nytt automatiseringsprogram mildras ofta av den ökade funktionalitet det ger.
Automatiseringsprogram kan väsentligt påverka företagets bundlinje, men det är viktigt att inte bli överoptimistisk. Din bil kör inte dig till jobbet och din spis lagar inte mat själv. Bara människor kan driva ett företag. När programvara lämnas för att köra amok, inträffar dåliga saker.
Fokusera på att skapa en solid implementerings- och underhållsstrategi och du kan effektivisera dina processer samtidigt som dina vinster ökar.
Enkelt sätt, hårdvägsfoto via Shutterstock
3 kommentarer ▼
