Administrativa assistentens arbetsbeskrivningar ska skräddarsys efter behoven hos den person och organisation de ska hjälpa till. De bör ta noggrann tanke och planering, särskilt eftersom det kan anses vara en juridisk kontrakt. En bra beskrivning ger en detaljerad uppgifterlista och riktmärken för den administrativa assistenten att arbeta med.
Beskriv de grundläggande kategorierna för jobbet. Dessa ska innehålla titeln (dvs. administrativ assistent till VP), avdelning, direkt handledare, allmänna övervakningsområden, uppgifter, anställningsvillkor och kvalifikationer.
$config[code] not foundGör klart exakt vem medarbetaren ska hjälpa till. Detta kommer att förhindra eventuella kontokonflikter i framtiden. Om denna assistent tjänar en pool av positioner, gör det klart. Skrivs skriftligen om den här assistenten är helt anställd enligt en verkställande ledamots eget gottfinnande. Ange även kommandokedjan och korrekt rapporteringsstruktur.
Definiera de primära uppgifterna. Var försiktig med lat, fångst-alla fraser för arbetsbeskrivningen som "alla nödvändiga uppgifter". Var specifik. Kommer administrativ assistent att planera resor, boka logi, ta diktering, ta protokoll för möten, hantera kalenderschema, organisera filsystem eller övervaka annan assistentpersonal? Inkludera dessa i en kollista med varje kula som börjar med ett handlingsverb (behåll, sortera, övervaka, skapa, definiera, påminna, etc.).
Definiera nödvändiga egenskaper för utmärkt prestanda. Dessa bör också vara så konkreta som möjligt. Be om expertkunskap i Word, Excel och Photoshop istället för datakunskap.
Upprätta en lämplig nivå av utbildning och erfarenhet. Detta bör baseras på de specifika skyldigheterna som krävs. För vissa administrativa assistentpositioner krävs inget annat än ett gymnasieexamen. Emellertid kan en högskoleexamen i företagsekonomi eller någon annan officiell sekreterarutbildning vara önskvärt. För höga administrativa assistenter är tidigare erfarenhet ett måste.
Tips
Var försiktig med att skicka jobbbeskrivningen för eventuella uttalanden som kan betraktas som skadliga eller olagliga.
