Om du har införlivat ditt företag som en S Corporation eller en C Corporation, kräver de flesta stater att du håller noggranna register över företagets verksamhet. Varje gång din styrelse träffas måste ditt företag hålla en rekord på fil för överensstämmelse med regelverket.
Det finns en lång lista över möjliga transaktioner och lösningar som du kanske behöver behålla på posten. Detta kan innehålla allt från:
$config[code] not found- Utnämningen av en ny tjänsteman.
- En regissörs avgång.
- Inköp försäkring.
- Säljer lager
- Erhålla en kredit / kreditkort i bolagets namn.
Att hålla register kan vara mycket att hålla rakt, särskilt för småföretagaren. Men rätt mötesminuter är viktiga för att hålla ditt företag i gott skick och behålla ditt personliga ansvarsskydd. Nedan är några av de viktigaste sakerna du behöver veta när det gäller att hålla protokoll från dina möten.
Vad är mötesprotokoll?
Mötesminutrar håller ett officiellt redogör för vad som gjordes eller pratades vid formella möten, inklusive eventuella beslut eller åtgärder som vidtagits.
De fattas under ett formellt möte i styrelsen eller aktieägarna i ett bolag, såsom första och årliga möten. Vanligtvis registreras mötesprotokoll av bolagets sekreterare (eller en annan person utsedd vid mötet).
Vad ska ingå i mötesprotokollet?
Dina mötesminuter behöver inte inkludera alla små detaljer. Du behöver bara dokumentera nyckelfakta och eventuella beslut eller åtgärder som vidtagits. I allmänhet bör dina protokoll vara tillräckligt detaljerade för att fungera som företagets "institutionella minne".
Typiska minuter kommer att innehålla följande:
- Grundläggande information om mötet: datum, tid, plats.
- Vem deltog, tillsammans med en speciell anmälan i de fall där deltagarna kom sent eller lämnade tidigt.
- Dagordningsposter med en kort beskrivning av varje objekt.
- Rösta åtgärder med ett detaljerat redogörelse för hur varje enskild person röstade, tillsammans med eventuella avstängningar.
- Tid då mötet var uppskjutet.
I de flesta fall behöver du inte skapa några minuter från början. Du kan hitta gratis mallar online för att fungera som utgångspunkt. Välj din typ av minuter / dokumentationer, fyll i ämnena och skriv ut det, och du har uppfyllt dina uppgiftsförpliktelser.
Vem är skyldig att hålla mötesminuter?
Majoriteten av staterna kräver både S-företag och C-företag att dokumentera viktiga affärsbeslut och de stora mötena du håller.
För närvarande anges följande låt bli kräva några minuter:
- Delaware
- Kansas
- Nevada
- norra Dakota
- Oklahoma
Dessutom är LLCs inte skyldiga att hålla protokoll.
Vad ska jag göra med protokollen efter att de har spelats in?
Protokoll behöver inte arkiveras med staten, utan kan i stället förvaras med andra företagsrekord, till exempel artiklar om inkorporeringar, stadgar och resolutioner.
Liksom andra dokument, bör du hålla minuter till hands i minst sju år. Medlemmar av bolaget, såsom aktieägare, tjänstemän och styrelseledamöter, har rätt att granska mötesprotokollet på "rimlig begäran" till bolaget.
Medan du inte behöver lämna in dessa dokument med staten, borde de fortfarande betraktas som viktiga dokument och är väsentliga för att skydda företagets goda ställning och din begränsade ansvar.
16 kommentarer ▼
