Konferenssamordnare, eller mötesplanerare, brukar vara inblandade i alla aspekter av en konferens, från att de första kontrakten undertecknas att städa upp på den sista dagen av evenemanget. Det finns ett brett utbud av uppgifter som du kan förvänta dig att möta. Sedan 2014 har det varit stora möjligheter inom området som förväntas vara i åtminstone 2024, eftersom presidiet för arbetsstatistik förutspår en ökning av sysselsättningen för konferenssamordnarna på cirka 10 procent.
$config[code] not foundFörplanering
Som samordnare är det ditt ansvar att se till att alla detaljer som behövs av dina kunder är skriftliga i ett avtal innan du börjar förbereda konferensen. Du möter organisationens ledning för konferensen för att ta reda på detaljer som hur många som förväntas delta, vilka måltider och tilltugg som behövs, vem målgruppen består av, vad syftet med konferensen är och vilken typ av budget Begränsningar kunden är under. Dessutom måste du förhandla med leverantörer, faciliteter och andra tjänsteleverantörer och skriva ned de totala kostnaderna för evenemanget. Du brukar ha en budget som du måste arbeta inom.
Organisera evenemanget
När du har slutfört alla detaljer om var händelsen ska äga rum och vem kommer att tillhandahålla tjänsterna, kommer du då att ansvara för att organisera dessa detaljer till en smidig flytande operation. Du måste ta reda på vilka rum olika talare ska använda beroende på hur populärt verkstaden förutses vara och hur många gäster som projiceras att köpa bankettbiljetter. Med din klient är du ansvarig för att välja meny, bordarrangemang och underhållning och göra arrangemang för mikrofoner och audiovisuella behov hos högtalare. Om deltagare bor på hotell annat än där du håller konferensen, kan du behöva ordna transport för dem. Vid händelsens gång borde du ha skapat ett detaljerat schema och en lista över kontakter för varje tjänst.
Dagens video
Bragt till dig av Sapling Brought to you by SaplingÖvervaka händelse
Under konferensen förväntas du vara i samtal för att ta hand om sista minuten-förfrågningar och se till att säljare är där de ska vara. Tidigt på den första dagen ska du göra en rundtur i anläggningen för att se till att utställningsbåtar är ordnade på rätt sätt, att hotellet är klart för gästerna att anlända och att skyltar är tillräckliga. Du kan bära en walkie-talkie eller vara redo på din mobiltelefon för att reagera direkt till kundens förfrågningar. Förutom att titta på konferensens framsteg medan det händer är ditt ansvar främst att felsöka och lösa problem när de uppstår.
Uppföljning
En effektiv konferenssamordnare ger uppföljning med kunderna om hur händelsen anses framgångsrik. Du måste också samla in betalning direkt efter händelsen och betala dina säljare. Skapa en undersökning för deltagarna att fylla i innan de lämnar evenemanget och dela resultaten med din klient. Möt med ledare från företaget som höll konferensen för feedback. Eftersom många konferenssamordnare också är involverade i att sälja sina tjänster, kan det hända att du begär jobbet att samordna nästa möte eller konferens när du gör denna uppföljning.
