Med alla tillgängliga kommunikationsmetoder kanske du tror att dina anställda inte skulle behöva träna på interoffice-meddelanden. Sanningen är att olika alternativ ofta gör det svårt att välja rätt väg. Att fastställa några regler och bästa praxis säkerställer att medarbetarna gör rätt val när flera kontor är engagerade i dialog. När du har tydliga protokoll uppstår färre konflikter och missförstånd.
$config[code] not foundSkapa policyer och förfaranden
Utarbetande, skrivning, revidering och publicering av policy och förfaranden formaliserar de grundläggande interaktioner som uppstår i ditt företag. Om du inte tar tid att överväga dessa situationer kan säkerhetsbrott och integritetshänsyn spåra din verksamhet. Du måste ange standarder för hur du samlar, bearbetar, överför och använder information mellan kontor, med hjälp av e-post, specialkuvert för post och andra andra snabba metoder. Var försiktig med att skydda personuppgifter och kunddata och se till att du är i laglig efterlevnad. Träna till exempel anställda för att upptäcka misstänkta e-postmeddelanden som representerar phishing eller annan bedräglig Internetaktivitet.
Utveckla mallar
Utbildning av anställda i interoffice-kommunikation bör innehålla hur man använder mallar för e-post, nyhetsbrev, presentationer och annan kontorsinformation. Genom att skapa ett standardformat, hanterar du användningen av företagslogotypen, teckensnitt och färger. Publicering av dessa på ett företags intranät gör dem lättillgängliga för alla anställda. Utbildning innebär att man beskriver mallens syfte, hur man anpassar den och använder den.
Genomföra rollspel-övningar
Ineffektiv interoffice kommunikation uppträder när människor inte uttrycker sig tydligt, lyssna noggrant och respektera varandra helt. Genom att utföra gruppbyggnadsövningar ger du möjligheter för din personal att träna kommunikation i en miljö som inte hotar träning. Dela till exempel en grupp anställda från olika platser i par. Be deltagarna att tänka på en svår konversation, som att avsluta en anställd. En person spelar rollen som chef, och den andra personen spelar rollen som anställd. Efter fem minuter att skicka meddelandet, be deltagarna att diskutera samtalet och vad som fungerade eller inte hjälpte processen. Vi kan inte undvika oenigheter eller förhandlingar på arbetsplatsen. Men genom att lära sig att dechiffrera mönster som inte bidrar till upplösning kan vi konversera utan försvar, lyssna på den sanna innebörden i det som sägs, stanna lugnt trots anklagelser och ilska och fokusera på produktiv problemlösning.
Belöning och erkännande av goda kommunikatörer
När du har etablerat mönster för effektiv kommunikation, fortsätta trenden genom att belöna och erkänna de personer som diffunderar konflikter och samarbetar. Till exempel kan du belöna lagspelare som använder sociala medier på ett ansvarsfullt sätt för att marknadsföra företagsprodukter genom att distribuera små symboler till din uppskattning, till exempel presentkort, filmbiljetter eller kuponger. Du kan också offentligt tacka anställda för deras förmåga att hålla människor informerade på företagsmöten, evenemang och ceremonier. Till exempel, ge ett prestationsbevis för det bästa nyhetsbrevet som distribueras hos ditt företag.
