Det finns bara åtta timmar på den traditionella arbetsdagen, och för att ditt företag ska förbli så lönsamt som möjligt, behöver du göra det mesta av dessa timmar. Produktivitet definieras typiskt som hur mycket arbete, eller hur många uppgifter du och dina anställda kan göra inom en viss tidsram.
Företagen försöker optimera detta genom att anställa mer begåvade arbetstagare, köpa bättre verktyg och utrustning och förbättra interna processer. Men hur många av dessa dagliga timmar är bortkastade och vad orsakar dina anställda att slösa bort dem?
$config[code] not foundTop Time Wasters på jobbet
Även om organisationer och individer varierar, är dessa de vanligaste tidskrävlarna du måste se upp för:
1. Email
Hur många e-postmeddelanden verkar drone om och om utan någon meningsfull information i dem? Du spenderar otaliga minuter om dagen och släpper igenom onödig information, som alla dina medarbetare, och dessutom spenderar dina ursprungliga avsändare ännu mer tid på att skriva dessa e-postmeddelanden. Majoriteten av medarbetarna är slarviga med hur de organiserar, skriver och skickar e-postmeddelanden, och i slutändan bidrar detta till upp till timmar bortkastad tid per dag.
Att korrigera detta problem börjar med att förstå det. Använd ett verktyg för e-postanalys som Gmail Metrics för att analysera ditt företags e-postanvändning och komma med en handlingsplan för hur du förbättrar det.
2. Sociala medier
Det borde inte bli någon överraskning att dina anställda sannolikt använder sociala medier på jobbet, om de läser nyheterna eller meddelar sina vänner och familjemedlemmar. Enligt en nyligen genomförd studie loggar två tredjedelar av amerikanska medarbetare in i sociala medier minst en gång per dag medan de är på jobbet, med 20 procent av undersökta svarande spenderar en timme eller mer av sin arbetsdag på sociala medier.
Med tanke på självrapporterande bias kan vara i spel här, kan siffrorna vara ännu högre än detta. Vad som är värre, det finns inget enkelt sätt att förhindra detta. Du kan blockera sociala medier webbplatser på ditt företags internet, men det kommer vara svårt att blockera anställda från att använda sina personliga enheter för att komma åt sociala medier.
3. Möten
Möten kan inte i första hand verka som tidskrävande. De kan tyckas vara viktiga komponenter i ett företags framgångar. Men de är farliga av många anledningar, inklusive det faktum att de inkluderar flera personer samtidigt och i allmänhet kräver prep tid före mötet. Som ett illustrativt exempel, överväga en fallstudie av Bain, ett stort (icke namngiven) företag, där ett enskilt veckomöte slutade kosta företaget 300 000 arbetstimmar varje år.
Antalet lägger till snabbt, speciellt när dina mötesdiskussioner kan ersättas med e-post, eller när du inkluderar personer som inte behöver delta. Att få dina möten under kontroll, genom att minska ditt totala antal och din mötetid, kan hjälpa dig att undvika detta avfall. Möten för många organisationer är ett nödvändigt ont, så snarare än att eliminera dem kan du arbeta för att göra dem så produktiva som möjligt. Se till att du har en tydlig dagordning före varje möte.
4. Talking och Texting
Icke-arbetsrelaterad kommunikation är en annan viktig orsak till bortkastad tid på jobbet. Anställda skvaller och pratar med sina medarbetare och spenderar tid att prata och texta på sina telefoner, förmodligen med vänner och kära. Enligt en Harris-undersökning var "tal och text" på en telefon den ledande självrapporterade orsaken att slösa tid, med 50 procent av respondenterna hävdar det som en orsak till tidsavfall. Den näst högsta orsaken skvallrade, med 42 procent av respondenterna medgav det regelbundet.
Återigen, överväga självrapporterande bias här, vilket betyder att de reella siffrorna kan vara ännu högre. Detta är ett annat sätt att slösa bort tid som är svårt att korrigera. Du vill inte förhindra medarbetarkommunikation, eller du kan skada din organisations samarbetsdynamik och moral. Du kan inte enkelt konfiskera dina anställdas telefoner när de kommer i arbete.
Varför slösa tid är inte alltid en dålig sak
Efter att ha läst den här artikeln kan du betrakta att tidsavfall är en av dina företags största problem. Du kan bli frestad att börja polisera dina anställda, övervaka användningen av sociala medier och personliga enheter och se till att de förbli så produktiva som möjligt. Men vågar inte in i micromanagement. Studier visar micromanaging dina anställda har en negativ effekt på produktiviteten och sänker också moralen.
Dessutom kan vissa tidskrävare faktiskt vara produktiva på lång sikt. Att ta en fem minuters paus på sociala medier kan till exempel hjälpa anställda att lindra stress och känna sig närmare sin familj och vänner. Det rätta sättet är då att vara medveten om dessa potentiella tidskrävare och skydda dem - men inte för strikt.
Produktivitet kan vara lite av ett nummer spel, men inte allt om anställdas effektivitet kan minskas till siffror.
Foto via Shutterstock
4 kommentarer ▼
