Att välja en programvaruleverantör kan vara ett av de viktigaste besluten du gör i din IT-verksamhet. Oavsett om du väljer ett litet supportprogram eller ett företag som ska vara ryggraden i ditt företag, är det viktigt att vara mycket omhändertagen i urvalsprocessen.
Hitta rätt programleverantör
Det finns många viktiga steg och överväganden du borde göra för att du ska göra det bästa möjliga beslutet för din IT-verksamhet. Här är några av de viktigaste tipsen att tänka på.
$config[code] not foundNail Down dina processer
Vilken programvara du väljer behöver egentligen passa in i ditt företag, inte tvärtom. Oavsett om du vill stödja helpdeskoperationer eller utföra andra affärsfunktioner behöver du noggrant utvärdera vad du behöver och se till att alla program du anser överensstämmer med dina befintliga processer.
Dan Goldstein, marknadschef för GMS Live Expert, en 24/7 Outsourced Help Desk och NOC för MSP, sa i en e-postintervju med småföretagstendenser: "Från ett helpdeskperspektiv, var noga med att arbetsflödena och prissättningsmatrisen matchar med processdesign och kontrakt. "
Prata med intressenter
Det är också viktigt att du samlar in insatser från andra som kan påverkas av ditt leverantörsval. Prata med teammedlemmar, investerare eller slutanvändare för att ta reda på vilka funktioner som är viktiga och vad de vill se från en programvaruleverantör. Gör en lista och prioritera vilka saker som är viktigaste så att du går in i din sökning och vet vad som är viktigt.
Prata med potentiella leverantörer
Att undersöka leverantörer handlar inte bara om att läsa några webbplatser. Du gör inte bara ett engångsköp, så det är viktigt att du verkligen gräver djupt i varje företag. Kontakta dem för att få alla dina frågor besvarade och se specifikt vad de kan erbjuda ditt företag innan de åtar sig.
Försök med tekniken
I många fall kommer leverantörer till och med att erbjuda dig en kostnadsfri försök så att du kan se programvaran i aktion innan du köper. Om det inte är möjligt, se om de kan gå igenom en demo eller annars visa vad produkten kan göra.
Titta in i företaget
Bortsett från funktionerna i själva programvaran, bör du överväga stöd och företagets rykte. Se om du kan komma åt några recensioner eller testimonials. Ta reda på hur länge företaget har varit i affärer. Och ta reda på vilken typ av supportalternativ de ger till användare.
Titta på alla kostnader
Programavtal kan ibland vara lite komplicerade. Så när du jämför kostnader, se till att du inkluderar extra avgifter som inte ingår i huvudpaketet. Se om det finns engångskostnader eller återkommande kostnader som kan påverka den totala investeringen.
Förhandla ett kontrakt
Om du ska ha ett pågående förhållande till ett företag kan det vara möjligt att förhandla fram ett kontrakt snarare än att bara köpa till en given kurs. Tala med säljaren om att se vilken typ av ränta som är möjligt och försök att få bästa möjliga affär för ditt företag utan att gå orealistiskt lågt.
Genomföra
Då är det dags att faktiskt implementera mjukvaran över hela ditt företag. Din leverantör bör ha någon form av stöd för att hjälpa dig att komma igång eller eventuellt träna ditt lag för att få ut det mesta av verktyget. Ta lite tid i detta steg för att se till att alla intressenter är bekväma med produkten innan de går framåt.
Bygg relationer
Du bör vara i regelbunden kontakt med din leverantör och övervaka hur de stöder dig när problem uppstår.
Goldstein säger, "Vid ett eller annat tillfälle uppstår en fråga, hur din partner hanterar det kan göra skillnaden och är i många fall värd en procentenhet eller två i marginalen."
Utvärdera mjukvaran periodiskt
Därifrån ska du kontinuerligt utvärdera relationen och se till att säljaren fortfarande är rätt passform för din verksamhet. Med tiden kan tekniken eller dina behov förändras, så var noga med att mäta resultat och effektivitet så att du kan byta saker om det någonsin blir nödvändigt.
Foto via Shutterstock
