Om du är som andra småföretagare har du förmodligen spenderat en ökande tid i online-möten de senaste åren. Men det finns svåra situationer som är inblandade i dessa typer av möten, jämfört med det gamla skolmötet som hålls kring ett konferensbord eller på ett kundkontor, kanske du vill komma ihåg. För att säkerställa att du är artig till alla andra mötesdeltagare, är det här 50 tips för online-affärsmöten.
$config[code] not foundOnline Business Meeting Etiquette Tips
Endast schemalägga nödvändiga möten
Den första regeln för möten, även på nätet, är att de borde tjäna ett visst syfte. Om det är något kan du bara skicka in en snabb e-post eller lösa på ett annat, mindre tidskrävande sätt, gör inte ditt lag att spendera sin tid som sitter genom ett helt möte.
Bjud in viktiga personer
På samma sätt bör ditt möte bara innehålla de som faktiskt är nödvändiga för samtalet. Om du bjuder in någon som informationen inte är väldigt relevant för, sparar du bara tiden.
Bjud inte in oanmälda gäster
Du bör också göra det klart för alla att delta i vem som helst är på gästlistan. Du vill inte att någon ska bli förvånad när mötet börjar.
Fråga människor om schemaläggning
För online-möten kan det också vara en bra idé att fråga väsentliga deltagare om tider som fungerar för dem istället för att bara schemalägga det och sedan bjuda in människor.
Skicka en officiell inbjudan
När du har valt en tid och ett datum kan du skicka en officiell inbjudan till ett program som Google Kalender så att människor har ett enkelt sätt att reservera den specifika tiden.
Bekräfta om det är nödvändigt
Om du har planerat ett möte i god tid, kan du också snabbt bekräfta med de personer du möter med ungefär en dag i förväg bara för att vara säker.
Skicka ut en specifik dagordning
Innan mötet, minst några dagar till en vecka före om möjligt, skicka ut en agenda till alla deltagare som beskriver vad mötet ska täcka.
Erbjud en uppsatt tidtabell
Du bör också inkludera tider på din agenda så att deltagare kommer att kunna planera resten av dagen.
Låt folk veta vad som ska förväntas
Om du behöver personer att få tillgång till några dokument eller andra material under mötet, så är det viktigt att du klargör det i förväg, oavsett om det är ett viktigt dokument eller någon kundkontaktinformation.
Se till att alla kan få tillgång till konferensrum på nätet
Om du håller ett virtuellt möte är det en bra idé att checka in med alla på förhand för att se till att de har tillgång till det program du tänker använda. Låt dem veta med mycket tid om de behöver ladda ner en app för att delta i ditt möte.
Ta ett test på förhand
Det är också en bra idé för dig att prova ditt eget mötesapp eller program förut för att se till att mötet kommer att gå smidigt.
Har ett lämpligt användarnamn och foto
Om du använder ett program som Skype för möten, se till att ditt användarnamn och foto är lämpliga för professionella möten.
Bekräfta tidszoner
Med virtuella möten måste du också vara tydlig om tidszonen när du planerar. Anta inte bara att nya kontakter finns i din tidszon.
Visa upp i tid
Oavsett om du kör mötet eller bara går som gäst, måste du dyka upp i tid. Realistiskt borde du vara lite tidigt för att vara säker.
Ring om du har en konflikt
Om du har en nödsituation eller konflikt som får dig att missa ett möte eller vara sent, måste du låta mottagaren eller deltagarna veta så snart som möjligt. Om din konflikt uppstår på mötesdagen betyder det förmodligen att du behöver ringa personen så att du kan vara säker på att de får meddelandet.
Vänta på att alla kommer fram
När du väl har ringt in eller gått in på ditt konferensrum på nätet välkomnar du folk som de dyker upp, men vänta tills alla du känner deltar innan du verkligen dyker in.
Välj ett lugnt läge
Även om du kan ha online-möten från i stort sett var som helst, är det bäst att välja någonstans tyst där det inte kommer att vara mycket distraheringar eller buller.
Upprätta volymer direkt
När alla uppträder på en onlinekonferens, så hör alla att hejda att testa volymen så att du kan göra justeringar omedelbart om det behövs.
Klä på lämpligt sätt
Om du deltar i en videokonferens måste du överväga ditt utseende. Det kanske inte är lika viktigt som det är för personliga möten. Men du behöver fortfarande se professionell ut.
Gör introduktioner
Om du har bjudit in personer som kanske inte känner varandra till ett möte på nätet, se till att du presenterar dem personligen eller ger dem möjlighet att presentera sig vid mötet i början.
Kom ihåg namn
Oavsett om du träffar någon för första gången eller den sjunde gången, kommer du att komma ihåg namn och faktiskt använda dem när hälsning kan gå långt.
Bo på ämnet
Under mötet kan du avvika från sidokonversationer från tid till annan. Men se till att du alltid leder konversationen tillbaka till huvudsyfte och håll koll på klockan så att du kan vara hövlig av allas tid.
Prata högt
När du talar under ett möte, var noga med att säga och tala högt för att alla ska kunna höra dig.
Stör inte andra
Och när andra pratar, låt dem alltid sluta innan du ger en egen tanke.
Undvik att prata omedelbart
När en fråga ställs till hela gruppen kan du undvika besvärliga avbrott genom att vänta en sekund att tala upp. Om andra gör det direkt, vänta sedan på din tur. Om ingen talar, är du bra att gå.
Fråga innan du delar långa tankar
Om du har en lång tanke eller en idé att dela, fråga om det är okej att göra det på förhand, om du går kort i tid. Du kan alltid runda upp det i ett mail senare eller dela i ett annat möte.
Stäng när du inte talar
För att undvika att bakgrundsljud blir en distraktion för andra, stötar du dig själv när du inte talar ganska länge.
Lyssna noggrant
Även medan andra pratar, se till att du faktiskt lyssnar. Du vill inte sakna något och sedan ta upp det i en fråga senare.
Visa att du lyssnar
Du borde också faktiskt visa personer som du lyssnar när de pratar, om du är på en videokonferens. Begrava inte bara ditt huvud i dina anteckningar. Titta på dem och öva aktivt lyssnande.
Använd vård med humor
Om du känner behovet av att använda humor under möten, bara se till att det passar din publik. Det här är mycket lättare när du bara pratar för att stänga lagmedlemmar. Men var försiktig när du träffar kunder eller personer som du inte vet väl.
Ge kopior av viktiga dokument
Om du hänvisar till några viktiga dokument under ditt möte, skicka dessa objekt till mötesdeltagarna före eller under så att de kan få dem som referens.
Förberedas med presentationsmaterial
Och om du behöver någon utrustning för att göra en presentation, se till att allt är i gott skick förut så att du inte slösa bort tid på att försöka få det till jobbet.
Känn din publik
När du förbereder din presentation eller andra agendaposter är det också viktigt att du överväger din målgrupp och tillgodoser dina meddelanden specifikt för dem. Slösa inte folkets tid med platser som inte är relevanta. Och använd inte en ton eller ett ämne som inte kommer att vädja till de exakta personerna du möter med.
Sätt din telefon borta
Du bör också hålla telefonen tyst under möten så att den inte stör.
Undvik nervösa vanor
Det är naturligt i vissa fall att möta deltagare att träna nervösa vanor som att klicka på pennor eller smacka tuggummi. Men gör en medveten ansträngning för att undvika dem under professionella möten.
Ät inte medan du pratar
Du bör också undvika att äta under möten på nätet. Så ha ett mellanmål i förväg.Och bara nypa vatten när det är någon annans tur att prata om det behövs.
Har en uppsättning tid för frågor
Det är också en bra idé att ha en viss tid för att människor ska ställa frågor om du är den som leder mötet. Och om du är närvarande, se till att du hittar den möjligheten på agendan så att du vet när du ska ta upp några poäng.
Dominera inte avsnittet Frågor
När det är fråga om frågor, kan du fråga en eller två frågor. Men dominera inte konversationen. Ge andra också en chans.
Erbjuda kredit för idéer
Om du tar upp någonting under ett möte som inte var din idé från början, se till att du ger kredit till upphovsmannen. Om du inte gör det, kommer folk bara att anta att det var din idé.
Diskutera personliga frågor efter mötet
Om något kommer upp under ett gruppmöte som verkligen bara är relevant för dig och en annan person, gör det dags att diskutera det senare istället för att ta upp andras tid.
Ring inte folk ut
Det kan också hända att du ibland stöter på situationer där en medlem av ditt team gör ett misstag som påverkar ditt möte negativt. Men använd inte mötetid för att föreläsa dem. Ring ett privat möte med den personen efteråt för att diskutera om det behövs.
Håll dig lugn
Och oavsett vem du har att göra med, tappa inte ditt humör under ett möte.
Ge avbrott för långa möten
Om du är värd för ett möte som kommer att vara några timmar eller mer, inkludera schemalagda raster i din agenda så att människor kan ta tag i något att äta, kolla deras telefoner och använda badrummet.
Slut på tiden
Håll i koll på klockan så att du kan vara säker på att avsluta mötet när du sa att du skulle.
Ge människor möjlighet att lämna
Om du av en slump inte fick chansen att diskutera allt du ville ha inom den tilldelade tiden kan du fråga människor om de skulle vilja stanna och avsluta mötet. Men ge människor chansen att lämna i tid om de har tidigare åtaganden.
Tack alla för att delta
Om du ringde mötet, se till att du också säger tack till alla som deltog innan de lämnade.
Ha kännedom om andra språk och kulturer
I vissa fall kan du också hitta dig själv möte med personer från olika bakgrunder och kulturer. Så var medveten om deras språk och tull så gott som möjligt innan du träffas.
Uppföljning med anteckningar
Efter ditt möte är det en bra idé att dela några anteckningar eller påminnelser med personer via e-post. Eller om du inte har något specifikt att följa upp, skicka en snabb tacknotation.
Undvik att dela mötesinformation med andra
När det gäller möten borde de diskuterade punkterna ligga inom gruppen av deltagare, om inte du klart har förklarat annat. Så dela inte detaljer med andra som inte deltog.
Fyll i alla åtgärdsobjekt
Och om du volontär för att slutföra några uppgifter efter ditt möte, var noga med att följa upp dessa saker snabbt.
Videokonferensfoto via Shutterstock
Mer i: Populära artiklar Kommentar ▼
