Att skicka (eller inte att skicka) en efter timmars e-post, det är frågan

Ska du skicka anställdas e-post efter arbetstid?

Som entreprenörer är våra sinnen alltid på våra företag och vi brukar ha bråttom på allt, så det verkar bara naturligt att avfyra ett email om arbete den minut som något kommer att tänka på. Det kan vara klockan 9, midnatt eller 2 på morgonen. För dina anställda får emellertid e-post från chefen efter att arbetet ses som påträngande och kan till och med göra dem ordentligt arg, visar en ny studie.

$config[code] not found

Studien identifierade två typer av anställda: Integratorer och Segregatorer.

Segregatorer, som gillar att hålla sitt arbete och deras personliga liv separerade, blev särskilt upprörda genom att få jobbrelaterade e-postmeddelanden efter timmar. De kände emailsna störde deras personliga liv.

Även integratörer, som inte har något emot att blanda arbete med sina personliga liv, blev irriterad av eftermiddags e-postmeddelanden. Deras nyfikenhet om vad som pågår på jobbet uppvägde ofta ilska, om e-postmeddelandena var korta och / eller positiva - men de goda känslorna varade inte länge.

Inte överraskande blev båda grupper av anställda arg när de mottog e-postmeddelanden som var negativa eller krävde att arbetet skulle utföras efter timmar, vilket störde deras personliga liv på ett mer signifikant sätt.

Du kanske inte kan undvika att skicka enstaka e-post efter timmar dessa dagar. Men studien föreslår några steg för att göra kommunikationen mindre påträngande och hålla ditt lag lyckligare.

• Ange gränser för när och när du inte skickar e-postmeddelanden. I allmänhet kan du begränsa arbetsrelaterade e-postmeddelanden till mellan kl 7 och 7, eller en tidsram som är meningsfullt med ditt företag och de timmar det mesta av ditt team fungerar. Naturligtvis kan denna regel variera beroende på avdelningar eller roller. Till exempel kan du och dina huvudchefer vilja maila på natten eftersom det är den enda gången du kan få jobb. Det är bra, så länge du inte mailar underordnade.
• Ge utbildning i bra e-postkommunikation. Att skriva tydliga ämnesrader och hålla korta e-postmeddelanden minskar den tid som behövs för att läsa och svara på dem. Studien hittade korta e-postmeddelanden som förmedlar positiva nyheter ("Great Job") är minst sannolikt att orsaka negativa känslor. Försök använda positiva, uppmuntrande språk, och glöm inte att vara artig. Säg "Hej", "Vänligen", "Tack" eller "Jag uppskattar allt ditt hårda arbete" kan hjälpa e-postmeddelanden komma över som mer positiva.
• Vet vilka ämnen som diskuteras bättre personligen. Känsliga ämnen som att reprimandera en anställd, leverera dåliga nyheter eller allt som kan misstolkas, ska vänta tills du kan prata ansikte mot ansikte. Skicka inte krypterade e-postmeddelanden som "Vi måste prata om det i morgon", vilket sannolikt kommer att få din anställd att oroa hela natten.
• Ställ in förväntningar. Om du skickar ett eftermiddags-e-postmeddelande som inte kräver åtgärd, låt mottagaren veta att det inte behöver ett omedelbart svar och kan vänta tills morgonen.

E-post i sängfoto via Shutterstock

3 kommentarer ▼