Ökad produktivitet är viktig eftersom det kan lägga till dollar till din botten. Småföretagare och de personer som arbetar i ett litet företag känner ofta speciellt tryck eftersom det finns så få händer att gå runt för att göra jobbet. Att prova nya saker är inte högt på listan. Det tar trots allt mer tid att hitta produktivitetsverktyg och att experimentera med nya sätt att göra saker.
$config[code] not foundOm du arbetar mycket med information och använder en dator kan du drabbas av information överbelastning och inte ens veta var du ska börja. Låt oss göra det enkelt för dig. Här är 7 enkla produktivitetstips och förslag på verktyg för att hjälpa dig att uppnå dem:
1. Skapa ett ställe att ta anteckningar
Först behöver du en plats att ta och hålla anteckningar. Det viktigaste är att få din hjärna rensad. Du får mer utrymme kvar för problemlösning, om du inte behöver rubba dig med att komma ihåg mycket detaljer - eller oroa dig för att du kanske glömmer något.
Du kommer att kunna bättre fokusera på uppgiften till hands. Gör en sak i taget.
Det finns flera alternativ för att ta anteckningar, inklusive Evernote, Zoho Notebook och Google Keep. Ideellt, när du får en tanke eller är inspirerad av något, borde du vana att använda telefonen för att fånga skärmbilder eller spela in din röst och skicka den till en av dessa molnbaserade bärbara datorer.
Jag använder Evernote i stor utsträckning - speciellt ljudinspelningsalternativet när jag inte kan skriva en anteckning. Det finns en avgiftsbaserad transkriptionsapp som du kan få om du gör mycket inspelning. Voice2Note, Quicktate och Mobile Assistant är tre som jag har sett.
Bild: Kom ihåg mjölken
2. Gör en kortare uppgiftslista
Det kan tyckas kontraintuitivt, men att göra en kortare att göra-lista kan hjälpa dig att göra mer gjort. Jag har även hört talas om ett antal experter som förespråkar "Att göra inte"Listar där du undviker att suga in saker som inte gör dig produktiv alls.
En lång att göra-lista är något mer än 5 saker per dag. När du har en lång att göra-lista kan du gå vilse i allt du behöver göra och överväldigad. Du spenderar mer tid på att tänka på vilket objekt du kommer att ticka av nästa eller oroa dig för allt arbete du behöver göra, istället för att fungera. När du har fem saker, sluta.
Det bidrar också till att lista dina handgjorda saker i syfte att ytterligare minska tanke tiden under hela dagen. Några bra att göra-verktyg är Toodledo, Teuxdeux och en rolig favorit: Kom ihåg mjölken. Vem älskar inte koen som kikar ut på dig för att hålla dig på uppgift!
3. Lär dig att skriva snabbare
Ja, du borde lära dig bättre skriva färdigheter för att vara mer produktiv. Det här kan verka som ett dumt tips, men höra mig ut. Jag ser ofta företagsägare och chefer som skriver med två fingrar. Inte särskilt effektiv - eller snabbt!
Alla som arbetar på en dator (och idag som innehåller de flesta kunskapsarbetare) borde ta en typklass för att förbättra sin hastighet. Att kunna skriva snabbt och effektivt utan att titta på tangentbordet är mycket viktigt och låter dig redigera medan du går.
Kolla in Keybr.com om du inte vill investera i programvara eller skriva klasser för att göra det bättre. Den har ett snyggt och fritt typhastighetsprov, samt råd om hur du förbättrar din skrivförmåga. Genom att öva om och om igen med Keybr.com kommer du gradvis att förbättra.
4. Använd en ticklerfil så att du möter deadlines
Skapa en tickler-fil för dina projekt. En ticklerfil innehåller traditionellt 43 divisioner - en för var och en av 31 dagar i en månad (märkt 1 - 31) och 12 för årets månader. (Kom ihåg att några månader har färre dagar!)
Du tar dina projekt och lägger en skriftlig påminnelse om dem i filen enligt när de är förfallen. För den aktuella månaden går ett projekt i nummerfilerna för vilken dag det än är. När ett projekt eller leverans beror på andra månader går det i en av månadsfilerna.
Varje dag drar du ut innehållet i mappen som är markerad för dagens datum och arbetar med sakerna i den. När en gång nästa månad rullar runt överför du den månadens påminnelser till dagarna och upprepar.
Nu kan du ta en stapel av 43 manila mappar och märka manuellt varje man. Men det är lättare att hålla allt ordentligt ordnat om du använder en mapp som skapats för det ändamålet. Här är några fysiska exempel på tickler-mappar på Amazon (en visas ovan). Du kan göra det digitalt i Microsoft Excel också. Här är instruktioner för att skapa tickler förfallodatum i Excel.
5. Förnya inte hjulet - Hitta en app istället
Använd rätt program för att få jobbet gjort. Ja du skulle kunna skapa ditt eget kalkylblad som spårar utgifter och kvitton, men varför spendera all den insatsen och tiden när det finns många alternativ där ute för att spara dig den inställningstiden? Till exempel kommer Shoeboxed att tänka på som en bra app för kvitton. Eller kanske en hårdvarubaserad app som snygg kvitton är mer till ditt tycke. Hur som helst, börja med ett system som gör ditt företag mer produktivt.
Det handlar trots allt om att vara produktivt och effektivt - så använd alla fördelar du kan. Du får inte extra poäng för att återuppfinna hjulet! Tvärtom - om du återuppfinner hjulet arbetar du hårdare, men inte smartare.
Så vilka uppgifter ska du hitta appar för? Börja med att identifiera de uppgifter som du och ditt team hatar att göra, eller de repetitiva som tar flera timmar varje vecka eller månad. De är kandidater för en app för att göra ditt företag mer produktivt - så att du kan uppnå mer på kortare tid och med mindre kostnad.
Glöm inte att kolla in våra bästa småföretagslistor här på Small Business Trends för mer - allt från presentationsverktyg till mobilappar.
6. Använd tangentbordsgenvägar, webbläsarverktyg och "hackar"
När du övar och blir snabbare när du skriver, lär du dig några kortkommandon.
Ett snabbt och enkelt sätt att förbättra hastigheten på det arbete du gör är att använda Windows-genvägar eller Apple-genvägar på tangentbordet.
Jag använder alla typer av genvägar, plus jag utnyttjar webbläsarfunktioner om de kan hjälpa till.
Leta även efter eller ta reda på "hack" (dvs små knep och tekniker) som fungerar direkt från adressfältet i webbläsaren. Det finns så många användbara hackar att det kan öka din produktivitet bara för att lära sig några.
Bild: Ficka
7. Skapa en plats för butikinspiration
Använd verktyg för att lagra inspirationer för senare. När du stöter på en artikel som låter intressant men inte är relaterad till den aktuella forskningen du gör kan du lagra den för att läsa senare.
Pocket (mitt nuvarande favoritverktyg) låter dig spara saker för senare, offline läsning och fungerar också som en webbläsare för mördare. Den enda nackdelen med Pocket är att du inte kan lägga till mycket förutom taggar. Ett alternativ är Instapaper.
När du väl har läst dina bokmärkta artiklar med ett av dessa verktyg kan du arkivera eller avmarkera dem. Båda programmen kommer att integreras med din iPhone, webbläsare och andra produktivitetsverktyg. Du behåller ett huvudkonto och kan markera sidor över alla dina enheter (samma med Evernote och andra samarbetsverktyg).
* * * *
Vilka är dina hemligheter för att vara lönsamma och produktiva? Dela dina produktivitets tips i kommentarerna nedan, tack.
Produktivitetsfoto via Shutterstock
23 kommentarer ▼
