Berätta om det här låter bekant. Du behöver alla att delta i ett stort möte, eller få ett konferenssamtal, vilket innebär att alla kommer att vara borta från sina skrivbord i några timmar. Mötet är viktigt, men det är också det arbete som mötet kommer att avbryta.
Det finns sätt att hantera båda behoven på jobbet. Nedan följer tips om hur man håller möten samtidigt som produktionen hålls på rätt spår, genom att förbättra effektiviteten, automatiseringen och användningen av teknik.
$config[code] not foundEffektivitet
- Granska dina interna processer. Du kanske har några uppgifter som ingår i din dagliga rutin som du kan göra utan. När du väl vet vad de är kan du skilja viktiga uppgifter från de som inte längre behövs.
- Delegera. Var noga med att kommunicera med ditt team om vad de kan göra för att effektivisera projekten. Vet vad du kan göra själv, och vad kommer att kräva förstärkningar.
- Ta raster. Det här låter motsägelsefullt, men ibland måste du sluta arbeta för att fortsätta arbeta. Som Forbes säger: "När sedentäret, enzymet lipoprotein lipase (LPL), som ansvarar för att bryta ner fettet i blodet och omvandla det till energi, sjunker avsevärt och orsakar fettceller att bygga. Kort sagt är en brist på rörelse lika med en minskning av energi. "
- Planera din dag runt lunch. Många av oss är skarpare på morgonen, så använd den tiden för arbete som kräver djup analys och tanke. Skriv rapporter och krossnummer så snart du sätter dig ner. Efter lunch, när du har tankat, fokusera på saker som kräver att du interagerar och delar idéer, som möten och konferenssamtal.
- Gör en lista. Sätt allt du behöver göra i prioritetsordning och den tid det tar. När du kontrollerar varje uppgift kan du upptäcka vilka tider på dagen som är mest produktiva.
Automatisering
- Automatisera sociala medier. Hootsuite är förmodligen den mest kända, men det finns också många andra sociala medier apps och verktyg. Till exempel tillåter bufferten dig att schemalägga inlägg enligt ett visst mönster. Så om du vill säga, posta vardagar klockan 10, kan Buffer hjälpa dig att göra det. En annan plattform, Dlvr.it, låter dig synkronisera din webbplats med Facebook, Twitter och LinkedIn.
- Skapa mallar för vanliga dokument. Låt oss säga att du skickar ut samma typ av faktura eller brev varje vecka. Du kan spara tid genom att skapa en mall för detta och behöver bara fylla i lämpliga namn, datum och nummer.
- Använd online kalendrar i molnet och dela dem. Att sitta i möten kan ta tid, men det kan också planera möten. Genom att låta dina kollegor och dina kunder veta vad du ska göra och när du gör det, kan du spara mycket fram och tillbaka e-post och samtal.
- Automatisera kunduppföljning och liknande uppgifter. Efter att ha granskat interna processer kan du upptäcka att det finns ett antal återkommande tidsbesparande uppgifter som du kan automatisera om 30 minuter eller mindre.
- Skapa "konserverade" e-postsvar för e-postmeddelanden som kräver samma svar om och om igen. På så sätt behöver du inte skriva samma e-post varje gång du svarar. Eller ännu bättre, om du ställs samma fråga om och om igen, skapa en FAQ-sida eller ett dokument och publicera det online eller ge det till dina kollegor, så svaren är tillgängliga och kommunikationsbehovet minskar.
Teknologi
- Placera checklistor i molnet så att du kan ta dem med dig och dela dem. Forgett låter dig dela dem eller hålla dem privata, och till och med kan du lägga till animerade gifs. Och Checkli har många av samma funktioner och låter dig skapa PDF-versioner av dina listor.
- Bli bekant med makron (aka genvägar). Program som Microsoft Word har makron som en inbyggd funktion som låter användare utföra rutinuppgifter automatiskt. Det är lätt att skapa och anpassa dem. Vissa är lätta nog (kontrollera jag för kursiv). När du har tagit hand om dem sparar du tid som du skriver. Om du vill lära dig mer om hur du skapar makron för Microsoft Word, besök supportsidan för Microsoft Office. Och i denna andes anda, spara den här informationen som ett dokument och dela det med dina kollegor och medarbetare för att hjälpa dem att effektivisera deras behov.
- Om du vill lära dig att skapa mallar i Word, Excel eller Powerpoint, är din bästa insats att se vad Office har att säga. Denna artikel är också användbar eftersom den fokuserar på lagsamarbete.
- Använd bokföringsprogram för att effektivisera fakturering och fakturering. Det är inte nödvändigt att manuellt skapa fakturor för kunder som faktureras samma belopp varje månad för samma tjänst.
- Använd etiketter, mappar och taggar i din e-postbrevlåda. Detta hjälper till att sortera och organisera objekt, och viktigare, det hjälper till att snabbt hämta meddelanden.
Viktiga saker händer i dina möten, och det är inte en bra idé att gå in i dem oroade över vad du kommer att sakna. Genom att följa några av dessa tips om hur man håller möten kan du skära ner på några mindre uppgifter runt kontoret för att fokusera på större i styrelsen.
Mötebild via Shutterstock
Mer i: Sponsrade 2 kommentarer ▼
