Om du äger ett företag som anställer människor, måste du ta ett brett spektrum av ansvarsområden. Många av de ansvaren är ganska uppenbara, som att utföra lön eller uppfylla nya skattekrav.
Men så ofta kommer en anställd att komma till dig och frågar efter något som kan verka lite mindre rakt framåt - till exempel bevisbevis för sysselsättning för att hjälpa dem att säkra ett banklån eller hävda en ny hyra.
$config[code] not foundMen den här typen av förfrågan är faktiskt mycket vanligare än vad du kanske tror. Och när det händer är det enklaste sättet att hjälpa till att utfärda ett brev om verifikation av anställning (VoE).
Vad är en verifiering av sysselsättningsbrevet?
Ett VoE-brev är ett kort dokument som en anställd kan använda för att bevisa att de för närvarande är anställda hos ett visst företag. Banker och hypotekslån kommer ofta att begära potentiella låntagare att producera ett VoE-brev innan de går med på att erbjuda ett lån, och hyresvärdar kommer vanligtvis att begära en liknande referens innan de släpper ut en fastighet.
Vid slutet av dagen frågar utlåningsinstitut och andra organ om VoE-brev för att bevisa att den ifrågavarande personen ligger ovanpå sin ekonomi eller kommer att kunna göra regelbundna betalningar för att betala en skuldförpliktelse. Om du anställer utländska medborgare kan ett VoE-brev också vara ett viktigt visumbehov.
Med tanke på detta är chansen att de flesta av dina anställda kommer att behöva be om ett VoE-brev som en del i arbetets gång. Det är inte något individ behöver mycket ofta, men det är inte en sällsynt förfrågan. Det kan dessutom vara en mycket viktig förfrågan.
Som arbetsgivare är du inte juridiskt skyldig att utfärda ett VoE-brev i de flesta situationer. Olika stater har olika regler om när och hur dessa referenser utfärdas. Med det sagt är dessa regler i allmänhet ganska lika - och det kommer bara ta några minuter för att skriva en.
Vilken information ingår i ett verifieringsbrev?
Ett VoE-brev är inte en vanlig, långvarig sysselsättningsreferens. De organisationer som begär ett VoE-brev vill vanligtvis bara att arbetsgivare ska bekräfta några av de viktigaste fakta som rör en individs anställning. Dessa inkluderar: Anställningsdagen började, individens namn och titel, lön och hur ofta de betalas och om arbetstagaren är deltid eller heltid.
Brevet självt följer stilen i ett vanligt företagsstil brev - men om du vill se ett exempel eller två finns det många webbplatser som erbjuder enkla mallar. Om din verksamhet är officiell stationär är det här en bra tid att använda den - och du bör allmänt inkludera kontaktuppgifter för företag om den slutliga mottagaren av VoE-brevet har ytterligare frågor angående brevet.
Du bör också försegla kuvertet innan du skickar det till din anställd.
Det kanske inte verkar som mycket, men VoE-brev kan göra en värld av skillnad mot en anställdes personliga liv. Därför är författarskapet till dessa bokstäver en relativt viktig administrativ uppgift som kommer hand i hand med att ta på sig personal.
Laptopfoto via Shutterstock
