19 hemligheter att anställa rätt virtuell assistent

Det finns vardagliga aktiviteter i alla affärer. Det här är uppgifter som tar tid och energi men uppriktigt är bättre hanteras av någon annan så att du kan fokusera på ditt företags kärnverksamhet.

Men var kan du hitta någon att hantera dessa uppgifter? Ange den virtuella assistenten!

"En virtuell assistent kan ta dagliga saker som orsakar stress, men det är egentligen inte så svårt och få dem gjort bakom kulisserna så att du kan fortsätta arbeta med de större sakerna som spelar roll", förklarar Jess Ostroff, chef för lugn hos Do not Panic Management, en virtuell assistansbyrå som specialiserat sig på end-to-end Facebook-hanteringstjänster för företag.

$config[code] not found

Med tanke på den viktiga roll de spelar är det viktigt att välja klokt när man anställer en virtuell assistent. Nedan finns några hemligheter att anställa rätt virtuell assistent.

När du anställer virtuella assistenter, se till att de…

Underhålla tydlig kommunikation

En viktig skillnad mellan att anställa en heltidsanställd och en virtuell assistent är fysisk närvaro. Till skillnad från en vanlig anställd kan en virtuell assistent inte komma in i din stuga för att få svar. Detta gör kommunikationen extremt avgörande. Du bör därför leta efter en virtuell assistent som håller fullständig öppenhet i kommunikation hela tiden.

Ha branschupplevelse

Antag att du äger en liten B2B-verksamhet och din målgrupp är den mer allvarliga och utvecklade gruppen människor och beslutsfattare. Skulle du dra nytta av att hyra en nybörjare utan branscherfarenhet? Antagligen inte. Snarare bör du leta efter någon som har tillräckligt med kunskap om branschen du arbetar med. En person med stark branscherfarenhet kommer att kunna förstå vad publiken verkligen vill ha.

Ta ägarskap för misstag

En professionell virtuell assistent är aldrig rädd att ta sig av misstag begått på jobbet. Det är den här kvaliteten som gör det lättare för dig att arbeta med dem. Som Ostroff säger: "De värderar sitt arbete och deras bidrag till din framgång och tar ägande för misstag eller missförstånd så att de kan göra bättre i framtiden." Att ta äganderätt till misstag indikerar också personens ansvarighet, vilket är en utmärkt kvalitet att ha i en virtuell assistent.

Har verifierbara referenser

Ett enkelt men ändå effektivt sätt att mäta en potentiell virtuell assistents färdigheter och kvaliteter är att leta efter referenser och testimonialer från tidigare arbetsgivare. Se till att du uppmärksammar vad dina tidigare arbetsgivare har att säga om deras arbete, personlighet och färdigheter. Baserat på vittnesmålen kommer du att kunna hitta rätt person för jobbet.

Förstå hur sociala medier fungerar

Om du anställer någon till att hantera ditt Facebook-konto, är det viktigt att de förstår hur webbplatsen fungerar. Förutom en övergripande förståelse av Facebooks funktioner är det viktigt att tydligt veta vad det kan göra för företagen. En bra poänglista kommer att vara användbar för att hjälpa dig att undersöka en potentiell virtuell assistents förmåga att utföra jobbet till hands.

Dela förslag

Professionella virtuella assistenter har tillräckligt med förtroende för sina färdigheter och erfarenheter att dela med sig av förslag som kan hjälpa deras arbete och gynna ditt företag. "De kan också göra förslag när det gäller processer och effektivitet baserade på egna erfarenheter som hjälper dig att driva din verksamhet mer sömlöst," nämner Ostroff. Användbara ingångar och förslag kan till sist hjälpa dig att uppfylla dina affärsmål.

Ställ frågor om jobbet och ansvaret

När en potentiell virtuell assistent ställer frågor om jobbrollen och ansvaret visar det sitt intresse för att uppfylla dina förväntningar. Giltiga frågor är också användbara för att hjälpa dig att kritisera väldefinierade arbetsansvar. "Det är viktigt att se djupt inuti dig själv och ditt företag för att ta reda på vad du verkligen behöver göra och vad någon annan kan göra. Då måste du ta reda på vilka saker som andra kan göra i själva verket bör delegeras till VA, säger Ostroff.

Gör det bra i en rättegång

Inte säker på hur din relation med den virtuella assistenten kommer att visa sig? Prova ett provprojekt för att testa vatten. "Det är viktigt att börja med små och specifika uppgifter eller projekt så att du kan börja bygga förtroende utan att riskera att något större går fel om assistenten inte har rätt passform", förklarar Ostroff. Om det lilla projektet går bra kan du lita på assistenten med större uppgifter.

Excel vid tidshantering

En stor virtuell assistents huvudkvalitet, enligt Ostroff, är deras förmåga att "ta dagliga saker som orsakar stress, men det är inte så svårt." För att göra det måste den virtuella assistenten ha bra tidshanteringsförmåga. Med andra ord borde de veta hur man prioriterar olika jobb och flera uppdrag utan att missa tidsfristen. De bör också värdera din tid och se till att du har en överenskommelse om tidslinjerna.

Mesh med din personlighet

Med tanke på hur nära du behöver arbeta med din virtuella assistent är det ganska viktigt att hitta någon vars personlighet är kompatibel med din. Till exempel, skulle du känna dig bekväm att arbeta på distans med någon som inte pratar alls? Du måste ha en tydlig förståelse för de interpersonella kvaliteterna du letar efter i en person som du inte möter ansikte mot ansikte varje dag.

Förstå din målgrupp

När du försöker ansluta till din publik via sociala medier eller någon annan godkännande bör du lita på någon som känner till din publik, eller är i alla fall villig att förbättra sin kunskap. Säg att din målgrupp är en genomsnittlig amerikansk tonåring som bor i en liten stad. Du skulle ha nytta av att anställa en virtuell assistent som känner till pulsen av den typen av publik.

Förblir nåbar

Att hålla kontakten är avgörande när du arbetar med en virtuell assistent. Tack vare Internet finns det flera sätt att koppla samman med personer som sitter mil borta. Men det är också viktigt att hitta någon som är bekväm med dina arbetstider. Om du till exempel sitter i USA, skulle det hjälpa till att anställa en virtuell assistent i Malaysia när du måste kontakta dig dagligen?

Besitta särskilda färdigheter

Förutom att ha önskvärda interpersonella färdigheter, måste personen också ha särskilda kvaliteter för att få jobbet gjort. Ostroff har ett ord av råd: "Det är viktigt att bestämma din unika kompetensuppsättning, fokusera på det och delegera resten." Tanken här är att hitta den rätta balansen i arbetsallokering, och för det måste du välja en person med rätt färdighetsuppsättning.

Ta intresse för att förstå ditt företag

Enligt Ostroff, "De flesta virtuella assistenter finner inte skäl att bli investerade i din verksamhet. Och du får vad du betalar för. "Rätt virtuell assistent blir mer involverad. Han eller hon vet att för att hjälpa dig att ansluta till din publik måste de förstå vad ditt företag handlar om. Det är denna förståelse som hjälper dem att lära sig om din strategi och bidra på det mest effektiva sättet.

Visa Intent att lära

Du kanske inte alltid behöver anställa en virtuell assistent med flera års erfarenhet. En jämförelsevis mindre erfaren person kan också göra ett bra jobb så länge han / hon har besluten att lära sig. Du kanske behöver bruka den personen först, men lönen är större när du överväger deras betydligt låga kostnader.

Sök feedback

En virtuell assistent seriös om hans eller hennes jobb kommer att vara mer proaktivt att söka återkoppling för att hitta förbättringsområden. Iverhet att få feedback är en tydlig indikator på assistentens allvar för jobbet. Ostroff tillägger, "Det är också viktigt att ge kontinuerlig feedback, både bra och dåligt, så att din assistent kan lära sig och växa."

Hålla dig uppdaterad

Det är knepigt att hålla koll på vad den virtuella assistenten står inför för att du inte är fysiskt nära varandra. Men en bra virtuell assistent förstår detta, och därför håller han eller hon dig uppdaterad från tid till annan. En bra virtuell assistent kommer att dela uppdateringar för att hålla dig informerad om framsteg och bidra till att eliminera missförstånd.

Leverera en detaljerad projektrapport

Professionella virtuella assistenter har ett öga för detaljer. De känner igen rollen som en detaljerad rapport för att spåra projektets status, framsteg och förbättringsområden. En detaljerad projektrapport hjälper dig också veta vad du får ut av engagemanget, vilket är fördelaktigt för att övervaka avkastningen på investeringen.

Förutse dina behov

En professionell virtuell assistent tar sig tid att förstå ditt företag och dess behov. Med tiden börjar den virtuella assistenten att förutse dina företags krav och kan fatta välgrundade beslut. Som Ostroff säger, "De bästa virtuella assistenterna är de som efter en tid kan förutse dina behov och komma till dem innan du ens behöver tänka på dem."

Assistant Image via Shutterstock

Mer i: saker du inte visste 8 kommentarer ▼