Arbeta med inköpschefer, inköpsassistenter samordnar upphandlingsaktiviteter, vilket säkerställer ett effektivt förvärv av varor till rimliga priser.De råder chefer på produkterna att köpa, upprätthålla kommunikation med leverantörer, spåra order och upprätthålla korrekta inköpsregister. Inköpsassistenter, som vanligtvis behöver ett gymnasieexamen och någon administrativ eller administrativ supportupplevelse att få anställd, kan arbeta för företag, lokala myndigheter, myndigheter och ideella organisationer. Enligt Simply Hired, en arbetsmarknads webbplats, köpte inköpsassistenter en genomsnittlig årslön på 42 000 dollar per februari 2014.
$config[code] not foundGe rådgivning
För att säkerställa att en organisation köper kvalitetsprodukter, tillhandahåller inköpsassistenter information om olika märken av produkter som finns tillgängliga på marknaden. På ett universitet kan till exempel assistenten använda sin kunskap om pappersvaror för att ge fakultetsmedlemmar råd om de bästa produkterna att använda. När institutionens avdelningar ställer in beställningsrekvisitioner, granskar han dem för fullständighet och noggrannhet. Om en rekvisition är felaktig - kanske en avdelning beställer ett ovanligt stort antal kopiatorpapper - det är assistentens jobb att undersöka frågan innan du kontaktar leverantörer.
Arrangera kontrakt
Efter inköpsorder samordnar inköpsassistenten inköpet och efterföljande leverans av varorna. Om organisationen vill ingå ett kontrakt med en leverantör, begär assistenten att leverantörer gör bud, kompletteras med prislistor över beställda produkter. Hon kan sedan samarbeta med upphandlingschefen för att granska buden och välja en pålitlig leverantör med de bästa priserna. Assistenten kontakter den valda leverantören och planerar ett möte där de kan förhandla om leveransvillkor och teckna upphandlingsavtalet.
Dagens video
Bragt till dig av Sapling Brought to you by SaplingÖvervakning av entreprenörens prestanda
Inköpsassistenter övervakar leverantörernas uppdrag. När en leverantör till exempel skickar brevpapper till universitetet inspekterar assistenten kvaliteten på kopiatorpapper, vårfiler, skrivverktyg och andra artiklar för att säkerställa att de uppfyller institutionens specifikationer. Om vissa produkter inte är av den kvalitet som krävs, instruerar assistenten leverantören att leverera byten. Inköpsassistenter håller chefer uppdaterade om olika leverantörers prestationer, ofta rekommendera lämpliga åtgärder - till exempel kontraktsavslutningar - mot underpresterande leverantörer.
Underhålla inköpsrekord
Det är jobbet att köpa assistenter för att upprätthålla aktuella register över upphandlingsdokument som inköpsorder, budförslag och leverantörsrecensioner. För att kunna göra detta måste de utveckla och genomföra ett lämpligt arkiveringssystem. Om dessa assistenter väljer ett stål arkivskåp i stället för ett elektroniskt arkiveringssystem kan de till exempel placera liknande eller regelbundna dokument i samma lådor så att om inköpsförvaltare behöver budförslag som lämnats av vissa leverantörer kan assistenterna hämta dem enkelt.
Använda relevanta färdigheter
För att vara effektiv måste inköpsassistenter vara organiserade personer med ett ögonblick för små detaljer och starka matematiska färdigheter. De använder till exempel organisatoriska färdigheter för att fungera effektivt med flera bitar av köpdokument och mattefärdigheter för att göra exakta beräkningar av totala kostnader för orderposter. Verbal kommunikationsförmåga är också viktig, eftersom assistenterna ofta befinner sig i frekvent kommunikation med leverantörer och leverantörer.
